企業(yè)最有效溝通的管理（一）

一、溝通的渠道和方法功夫。
    1、信息傳遞要貫徹多快好省的原則。所謂多，是就數(shù)量而言，即在單位時間內(nèi)傳遞的信息數(shù)量要多；快是就速度而言，即信息傳遞要迅速、及時。
    2、傳遞信息要區(qū)分不同的對象。這一方面是指在傳遞信息時的目的性，另一方面又指信息傳遞的保密性。
    3、要適當控制信息傳遞的數(shù)量。在管理中，由于分級主管部門的角色不同，每個團體成員所考慮的問題不同，因此，在信息傳遞時，要適當注意量的控制。這就是說，應(yīng)該讓下級知道的信息必須盡快傳遞，適用范圍有限的信息則力求保密。
    4、要控制使用直接傳遞與非正式渠道。所謂直接傳遞就是越級傳遞，撇開管理信息系統(tǒng)，使溝通雙方直接對話。在管理中，不能過多采用這種方式，但在某些特殊情況下可以控制使用。
    5、在信息加工處理過程中也需要信息反饋。這是確保信息準確性的一條可靠途徑。這種反饋要求是雙向的，即下級主管部門經(jīng)常給上級領(lǐng)導(dǎo)提供信息，同時接受上級領(lǐng)導(dǎo)的信息查詢；上級領(lǐng)導(dǎo)也要經(jīng)常向下級提供信息，同時對下級提供的信息進行反饋，從而形成一種信息環(huán)流。
    1、正式溝通與非正式溝通渠道正式溝通是指在組織系統(tǒng)內(nèi)，依據(jù)一定的組織原則所進行的信息傳遞與交流。例如組織與組織之間的公函來往，組織內(nèi)部的文件傳達、召開會議，上下級之間的定期的情報交換等。另外，團體所組織的參觀訪問、技術(shù)交流、市場調(diào)查等也在此列。
    正式溝通的優(yōu)點是，溝通效果好，比較嚴肅，約束力強，易于保密，可以使信息溝通保持權(quán)威性。非正式溝通的優(yōu)點是，溝通形式不拘，直接明了，速度很快，容易及時了解到正式溝通難以提供的“內(nèi)幕新聞”。
    此外，非正式溝通還有一種可以事先預(yù)知的模型。心理學(xué)研究表明，非正式溝通的內(nèi)容和形式往往是能夠事先被人知道的。
    現(xiàn)代管理理論提出了一個新概念，成為“高度的非正式溝通”。它指的是利用各種場合，通過各種方式，排除各種干擾，來保持他們之間經(jīng)常不斷的信息交流，從而在一個團體、一個企業(yè)中形成一個巨大的、不拘形式的、開放的信息溝通系統(tǒng)。實踐證明，高度的非正式溝通可以節(jié)省很多時間，避免正式場合的拘束感和謹慎感，使許多長年累月難以解決的問題在輕松的氣氛下得到解決，減少了團體內(nèi)人際關(guān)系的摩擦。
    2、向上溝通渠道
    向上溝通渠道主要是指團體成員和基層管理人員通過一定的渠道與管理決策層所進行的信息交流。它有兩種表達形式：一是層層傳遞，即依據(jù)一定的組織原則和組織程序逐級向上反映。二是越級反映。這指的是減少中間層次，讓決策者和團體成員直接對話。
    向上溝通的優(yōu)點是：員工可以直接把自己的意見向領(lǐng)導(dǎo)反映，獲得一定程度的心理滿足；管理者也可以利用這種方式了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，與下屬形成良好的關(guān)系，提高管理水平。
    向下溝通的缺點是：在溝通過程中，下屬因級別不同造成心理距離，形成一些心理障礙；害怕“穿小鞋”，受打擊報復(fù)，不愿反映意見。同時，向上溝通常常效率不佳。有時，由于特殊的心理因素，經(jīng)過層層過濾，導(dǎo)致信息曲解，出現(xiàn)適得其反的結(jié)局。
    就比較而言，向下溝通比較容易，居高臨下，甚至可以利用廣播、電視等通訊設(shè)施；向上溝通則困難一些，它要求基層領(lǐng)導(dǎo)深入實際，及時反映情況，作細致的工作。一般來說，傳統(tǒng)的管理方式偏重于向下溝通，管理風格趨于專制；而現(xiàn)代管理方式則是向下溝通與向上溝通并用，強調(diào)信息反饋，增加員工參與管理的機會。
    3、向下溝通渠道
    管理者通過向下溝通的方式傳送各種指令及政策給組織的下層，其中的信息一般包括：1）有關(guān)工作的指示。2）工作內(nèi)容的描述。3）員工應(yīng)該遵循的政策、程序、規(guī)章等。4）有關(guān)員工績效的反饋。5）希望員工自愿參加的各種活動。向下溝通渠道的優(yōu)點是，它可以使下級主管部門和團體成員及時了解組織的目標和領(lǐng)導(dǎo)意圖，增加員工對所在團體的向心力與歸屬感。它也可以協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各個層次的活動，加強組織原則和紀律性，使組織機器正常的運轉(zhuǎn)下去。向下溝通渠道的缺點是，如果這種渠道使用過多，會在下屬中造成高高在上、獨裁專橫的印象，使下屬產(chǎn)生心理抵觸情緒，影響團體的士氣。此外，由于來自最高決策層的信息需要經(jīng)過層層傳遞，容易被耽誤、擱置，有可能出現(xiàn)事后信息曲解、失真的情況。
    4、水平溝通渠道
    水平溝通渠道指的是在組織系統(tǒng)中層次相當?shù)膫€人及團體之間所進行的信息傳遞和交流。在企業(yè)管理中，水平溝通又可具體的劃分為四種類型。一是企業(yè)決策階層與工會系統(tǒng)之間的信息溝通；二是高層管理人員之間的信息溝通；三是企業(yè)內(nèi)各部門之間的信息溝通與中層管理人員之間的信息溝通；四是一般員工在工作和思想上的信息溝通。橫向溝通也可以采取正式溝通的形式，也可以采取非正式溝通的形式。通常是以后一種方式居多，尤其是在正式的或事先擬定的信息溝通計劃難以實現(xiàn)時，非正式溝通往往是一種極為有效的補救方式。
    橫向溝通具有很多優(yōu)點：第一，它可以使辦事程序、手續(xù)簡化，節(jié)省時間，提高工作效率。第二，它可以使企業(yè)各個部門之間相互了解，有助于培養(yǎng)整體觀念和合作精神，克服本位主義傾向。第三，它可以增加職工之間的互諒互讓，培養(yǎng)員工之間的友誼，滿足職工的社會需要，使職工提高工作興趣，改善工作態(tài)度。其缺點表現(xiàn)在，橫向溝通頭緒過多，信息量大，易于造成混論；此外，橫向溝通尤其是個體之間的溝通也可能成為職工發(fā)牢騷、傳播小道消息的一條途徑，造成渙散團體士氣的消極影響。
    5、文字形式
    當組織或管理者的信息必須廣泛向他人傳播或信息必須保留時，以報告、備忘錄、信函等文字形式就是口語形式所無法替代的了，采用文字進行溝通的原則有以下幾個方面：1）文字要簡潔，盡可能采用簡單的用語，刪除不必要的用語和想法。2）如果文件較長，應(yīng)在文件之前加目錄或摘要。3）合理組織內(nèi)容，一般最重要的信息要放在最前面。4）要有一個清楚明確的標題。
    6、口語形式利用口語面對面的進行溝通是管理著最常用的形式，有效的口語溝通對信息的輸出者而言，需要具備正確的變碼，以有組織的有系統(tǒng)的方式傳遞信息。至于輸出這個人具備什么樣的條件能夠有效的增進溝通的效果？有關(guān)研究表明，知識豐富、自信、發(fā)音清晰、語調(diào)和善、誠意、邏輯性強、有同情心、心態(tài)開放、誠實、儀表好、幽默、機智、友善等是有效溝通的特質(zhì)。