怎樣將管理思想融入企業(yè)知識門戶？

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怎樣將管理思想融入企業(yè)知識門戶？

劉建偉

企業(yè)知識門戶是一個很形象的概念，它通過數(shù)據(jù)的高度集成，以一個入口，在單一界面實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部、外部的所有相關(guān)資訊與知識的充分分享，并且能夠提供個性化的界面設(shè)計選擇。很顯然，從管理的角度來講，知識門戶的管理對象是知識，其目標是要實現(xiàn)知識管理的效率和效果。
　　
而在現(xiàn)實中，知識的存儲是很龐大的，與一個項目或者一件事情相關(guān)的知識往往會在不同的時間存儲在不同的地方，尤其是會儲存在員工的腦子中。因此企業(yè)知識門戶的管理對象不僅僅是知識本身，還包括了知識的最重要載體——人。
　　
因此，企業(yè)知識門戶要實現(xiàn)“高效率地管理所有相關(guān)知識（和人）”這樣一個目標，就必須建立在科學(xué)的管理方法論和合理的技術(shù)基礎(chǔ)之上。

確立企業(yè)知識門戶的目標

從戰(zhàn)略的意義上來講，企業(yè)知識門戶的遠期和近期的實現(xiàn)目標可以這樣歸納，即創(chuàng)造知識共享最佳實踐環(huán)境，建立學(xué)習(xí)型組織制度和文化，最終實現(xiàn)最大程度地將知識轉(zhuǎn)化為價值，同時達到價值和智力資本的最大化。在戰(zhàn)略的層面上講，用戶會認為企業(yè)知識門戶要實現(xiàn)的目標很虛，這是可以理解的，因為戰(zhàn)略的目標是要經(jīng)過長期的實踐和摸索才能夠達到的，但是這些目標的明確又是很重要的，這是一個方向，是進行知識管理和企業(yè)知識門戶建設(shè)的一個最終的指導(dǎo)思想，在實施每一個具體的項目時，用戶都把它作為最為定性的控制標準來看待。

制度是思想與工具的有機結(jié)合

在實施企業(yè)知識門戶的過程中，許多企業(yè)已經(jīng)將管理思想和IT廠商提供的工具在應(yīng)用的過程中制度化了，有些公司以應(yīng)用知識的結(jié)果來評價經(jīng)理和員工，或者以知識共享作為評價標準之一，有的企業(yè)建立了交換技術(shù)和共享文化的“虛擬工廠”環(huán)境，職員業(yè)績將在公司的虛擬工廠中得到另外的評價，等等。這都是很好的現(xiàn)象，說明好的管理思想和合理的管理工具只有在合理的制度中才能夠得到充分的運用，原則也許只有一個，但是表現(xiàn)方式卻很多。
　　
從具體的實踐中感受到，了解管理思想比做一個知識門戶的方案還難。因此，有必要從企業(yè)知識門戶的角度提出一些相關(guān)的管理思想。一切與效率和效果有關(guān)的管理活動無不自覺或者不自覺地遵循著科學(xué)管理的原理。因此，從這個意義上來講，科學(xué)管理原理是企業(yè)知識門戶管理的首要思想，這個原理的用意在于，企業(yè)在設(shè)計一個知識門戶的時候，效率和效果是第一位的，這可以避免不少圍繞于知識管理的實質(zhì)不相關(guān)的問題的爭論，而集中用戶不多的精力。
　　
知識實際上是經(jīng)驗的一種表現(xiàn)形式之一，經(jīng)驗學(xué)派的思想也是有用的；而且，如何將管理過程學(xué)派的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制的相關(guān)思想應(yīng)用到企業(yè)知識門戶中去也是值得考慮的。

建設(shè)企業(yè)知識門戶的技術(shù)和工具

企業(yè)知識門戶的建設(shè)必須要有可以用于建設(shè)的工具。目前提供這方面技術(shù)與產(chǎn)品的國內(nèi)外著名廠商、獨立軟件開發(fā)商和集成商較多，下面以微軟公司的技術(shù)與產(chǎn)品為例介紹。由于知識積累是知識管理整個過程的第一步，下面的介紹將主要根據(jù)知識積累、處理、共享與應(yīng)用、知識創(chuàng)新等路徑介紹相關(guān)的技術(shù)與產(chǎn)品。

一、用于知識存儲的Microsoft Exchange server和Microsoft SQL server，兩者都是微軟的后臺旗艦產(chǎn)品。讀者比較熟悉的可能是Microsoft SQL server，它是用來儲存結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的，就是那些有關(guān)聯(lián)的數(shù)字和公式等等。而Microsoft Exchange server叫做消息交換與協(xié)作平臺，其內(nèi)置的Web Storage System是與之相對的專門用于存儲半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的，即存儲文檔、Excel表格、電子郵件、PPT演示文稿等等各種數(shù)據(jù)，包括聲頻、音頻和影像文件。
　　
二、Microsoft Exchange server的強大數(shù)據(jù)處理功能。作為消息與協(xié)作平臺，Microsoft Exchange server對數(shù)據(jù)的處理速度很快。尤其是處理文檔、文件以及聲頻音頻影像文件。
　　
三、前臺操作系統(tǒng)Microsoft Office和瀏覽器Microsoft Internet Explorer。
　　
Microsoft Office是很多公司都同時使用的桌面操作系統(tǒng)，用他們可以實現(xiàn)辦公室效率的成倍提高?；贐/S架構(gòu)的站點都可以通過Microsoft Internet Explorer進行訪問。
　　
上面介紹的產(chǎn)品是分別針對知識的積累和初步處理，但是一個企業(yè)知識門戶是要實現(xiàn)不同的站點，不同的數(shù)據(jù)在單一的界面集成的，這就需要專門的建設(shè)知識門戶的核心技術(shù)與產(chǎn)品。
　　
四、Microsoft SharePoint Portal Server。在建立和收集信息的過程中，組織必須花越來越多的時間在信息的查找、組織和管理上。有鑒于此， SharePoint Portal Server 乃結(jié)合了所有能力，來快速建立具備文件查找、文件管理和協(xié)同作業(yè)選項的企業(yè)門戶網(wǎng)站。同時 SharePoint Portal Server 也密切整合了日常所使用的文件處理工具，如Microsoft Windows文件總管、Microsoft Office應(yīng)用程序和瀏覽器，來幫助您建立、管理和分享在整個組織中的內(nèi)容。
　　
SharePoint Portal Server 提供了一個簡易的方式，讓您在建立企業(yè)門戶網(wǎng)站的同時，還可以整合文件管理與查找能力。
　　
SharePoint Portal Server會在安裝的過程中自動建立Web門戶網(wǎng)站，也就是所謂的儀表板網(wǎng)站。儀表板網(wǎng)站提供了一個信息查找與管理的中心點，使用者可以利用瀏覽器查看儀表板網(wǎng)站、進行文件管理的工作、并尋找需要的信息。
　　
SharePoint Portal Server可以被部署在部門或是整個企業(yè)當中。它被設(shè)計成與使用者熟悉的應(yīng)用程序天衣無縫地結(jié)合，如Office、和Internet Explorer，讓遍及整個企業(yè)的員工能夠充分利用本產(chǎn)品所帶來的便利性。SharePoint Portal Server 是一個彈性的Web門戶網(wǎng)站解決方案。它讓您能輕易尋找、分享、并發(fā)布信息。SharePoint Portal Server可存取各種格式與地點的信息，并同時保持文件的安全性。
　　
總而言之，用戶在建設(shè)企業(yè)知識門戶時，不管最終選擇哪個IT廠商的產(chǎn)品和服務(wù)，都必須遵循一定的步驟和方法。由于企業(yè)知識門戶本身定制的特點，所以需要根據(jù)企業(yè)的不同情況進行規(guī)劃建設(shè)。

企業(yè)知識門戶的8個戰(zhàn)術(shù)目標

用戶關(guān)心的往往是看得見的效果，即所謂的戰(zhàn)術(shù)目標，就是指近期的、能夠體會得到的目標。這些目標可以簡單地描述如下：1、建立一個知識庫（知識儲存器），能夠?qū)崿F(xiàn)不同類型知識的方便存儲。并且實現(xiàn)不同類型知識數(shù)據(jù)的連通。2、構(gòu)建知識共享與協(xié)作平臺，集中管理各種文檔和資料。文檔和資料是知識存在的最主要方式，企業(yè)知識門戶要實現(xiàn)的目標必須要包括對大量的文檔和文件的管理。3、能夠通過企業(yè)知識門戶獲取各種相關(guān)資料，這些資料包括企業(yè)內(nèi)部的和外部的，并且能根據(jù)最新的數(shù)據(jù)實時對知識庫自動更新。4、在不同的部門和不同的項目組之間實現(xiàn)知識積累和共享，并能夠管理和協(xié)調(diào)各個項目的開展，及時發(fā)現(xiàn)問題并提供解決方案。這是國內(nèi)企業(yè)尤其是對項目的工期、質(zhì)量、安全有著嚴格控制需求的企業(yè)最關(guān)心的問題。5、保持對新知識、新技術(shù)的敏感性，不斷刺激技術(shù)更新，并能實現(xiàn)對新技術(shù)的應(yīng)用進行驗證。6、要支持遠程辦公，滿足不同地域范圍的實時辦公需求。7、實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)新老員工知識的繼承和更新。就是使新員工在很短的時間內(nèi)進入工作角色，老員工能夠不斷地更新知識構(gòu)成，并且將自己的知識以文檔的方式保存下來。8、安全問題要經(jīng)得住考驗。由于企業(yè)的信息化程度不一樣，加上每個企業(yè)建設(shè)知識門戶的目的和要求也不一樣，所以不同企業(yè)的知識管理和企業(yè)知識門戶的建設(shè)目標也不盡相同。

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