將經(jīng)驗和信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力

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將經(jīng)驗和信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力 

 張振民

    在“知識經(jīng)濟”年代，知識等于財富，知識管理與財產(chǎn)管理享有同等重要的地位。

    企業(yè)與知識管理

     長期以來，國內(nèi)企業(yè)的員工每承接一個新項目時，總是習慣于一切從零做起，幾乎完全沒有利用企業(yè)內(nèi)部其他同事的工作成果。這樣給企業(yè)所造成的總的損失就是員工個人完成單個項目所造成的損失乘以企業(yè)的員工總數(shù)。這個數(shù)字是驚人的，這種現(xiàn)象的存在使得知識管理目前在國內(nèi)火爆異常。可以說，實施知識管理是將經(jīng)驗和信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的不二法門。

    針對這股知識管理的熱潮，國內(nèi)不少的軟件企業(yè)也順勢推出了許多與知識管理相關(guān)聯(lián)的辦公自動化、CRM、ERP、SCM等系統(tǒng)，但這些軟件會使人們片面地理解知識管理這個概念，而忽略知識管理的精華所在。IBM知識管理研究院院長拉里·普魯薩克認為知識是“一種經(jīng)驗、價值、連貫信息和專家意識的流動混合體，它可以為估量和吸收新的經(jīng)驗與信息提供框架。它在知識工作者的頭腦中產(chǎn)生，并在其中得到運用。在組織內(nèi)，知識不僅存在于文件或檔案庫里，還常常體現(xiàn)在日常管理、流程、行為和規(guī)范中”。知識管理的價值所在則是公司為了維護競爭優(yōu)勢，資產(chǎn)和資本中的知識性得到越來越強的提升，從而使得管理這種知識、從知識中獲取最大價值變得至關(guān)重要。

    因此，企業(yè)如果僅僅把知識管理當做文化問題，或者把知識管理純粹歸結(jié)于技術(shù)手段，企業(yè)都會因此而錯失知識管理的一些重要層面。知識管理更多的是涉及到公司管理體制的一項變革，是公司層面的一場管理上的深刻革命，知識管理的核心是對整個企業(yè)的知識資產(chǎn)進行管理而且這種管理要能對企業(yè)的利潤有所貢獻。IT技術(shù)可以作為知識管理的重要手段，但知識管理能否成功的關(guān)鍵卻不在于IT這個手段。企業(yè)進行知識管理實踐時，IT技術(shù)確實是有力的工具，但在此基礎(chǔ)上企業(yè)開展知識項目時必須要注意組織和人力資源管理問題。通常的衡量法則是，如果一個知識項目將30%的資源分配給技術(shù)，那么就可以說它是一次技術(shù)上的行動而不是知識行動。

   上海OA系統(tǒng)所涉及的技術(shù)

    國內(nèi)企業(yè)正在積極實踐信息化技術(shù)，以提高他們的核心競爭力。在ERP、CRM等系統(tǒng)被實施起來以后，有進一步需求的企業(yè)會著手把內(nèi)部業(yè)務管理系統(tǒng)和企業(yè)外部網(wǎng)站這二者結(jié)合起來，這種想法其實就是知識管理的思想；但與國外相比，國內(nèi)了解企業(yè)知識門戶概念的企業(yè)十分少，而計劃建立企業(yè)門戶的企業(yè)就更加微乎其微。因此，在此還是有必要介紹一下知識管理所要涉及的IT技術(shù)。

    我國企業(yè)的信息化程度很低，有許多企業(yè)的信息化改造是從零做起的，而知識管理與CRM等系統(tǒng)能起到相輔相成的作用；因此，有需求的企業(yè)應該在做整體BPR(業(yè)務流程重組)時就把知識管理考慮進去。這樣做的企業(yè)也許會發(fā)現(xiàn)知識管理所涉及的IT技術(shù)與其他系統(tǒng)是有重合的。對于那些已經(jīng)有相當信息化基礎(chǔ)的企業(yè)來說，就要特別注意利用已有的系統(tǒng)與要建立的知識管理系統(tǒng)的重合部分，以避免重復建設。知識管理所涉及到的技術(shù)范圍非常廣，總起來說會涉及企業(yè)門戶、電子協(xié)作、商業(yè)智能、內(nèi)容管理、知識發(fā)現(xiàn)、工作流管理等技術(shù)。

    企業(yè)門戶。建設統(tǒng)一的企業(yè)門戶和知識門戶是整合企業(yè)知識的重要步驟，通過清晰有序的門戶，可以讓員工方便地在內(nèi)部論壇等形式的門戶上了解每日的行政公告、會議、培訓通知、最新新聞以及完成這些工作所需的知識等內(nèi)容。

    電子協(xié)作。員工可以通過共享日歷和任務、線程化討論與公用文件夾來進行有效協(xié)作。通過電子協(xié)作，員工可以了解自己的工作任務、工作組成員以及所需要的信息和處理流程。

    商業(yè)智能。商業(yè)智能通過基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)的聯(lián)機分析、數(shù)據(jù)挖掘工具對各種各樣的數(shù)據(jù)進行分析，從中尋找出真正的知識。它主要是針對靜態(tài)的事實性知識及其背后的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

    內(nèi)容管理。內(nèi)容管理解決方案可以提供分類、出版和管理文檔及內(nèi)容的能力，同時還支持信息的翻譯、核準和路由。

    知識發(fā)現(xiàn)。知識發(fā)現(xiàn)就是通過創(chuàng)建和分析上下文的關(guān)系幫助用戶找到有用的文檔。

    工作流管理。工作流管理通過將費時的人工活動標準化、流程化，并對進度進行跟蹤，從而改進工作效率。

    需要指出的是，由于目前國際上對于知識管理并沒有形成一個標準的定義，IT技術(shù)也在日新月異地向前發(fā)展，知識管理所涉及的技術(shù)還在不斷地得到更新和補充。要用好知識管理，企業(yè)的知識總裁們就要不斷地用新知識、新技術(shù)來武裝自己。

   上海OA系統(tǒng)產(chǎn)品的不同特點

    目前，國內(nèi)不少軟件企業(yè)紛紛推出了自己的知識管理技術(shù)和思想，但在產(chǎn)品和整體解決方案方面，占據(jù)主流的依然是IBM、Oracle、BEA、Sybase、SAP和PeopleSoft等國外公司，知識管理產(chǎn)品與服務的種類繁多，每個供應商都有自己的一套說法，這些說法互不相同，甚至差別巨大，這對于剛剛接觸知識管理的國內(nèi)企業(yè)來說，在系統(tǒng)實施方面增加了不少困難。因此，在此還是有必要介紹一下常用的知識管理產(chǎn)品。

    Lotus的KStation

    Lotus認為僅僅將知識管理局限在從海量信息中提取有用資料是不夠的，還要找到具有專業(yè)知識的人，這些人還要交流、互動、進行創(chuàng)造性的工作。于是，Lotus將數(shù)據(jù)、資料及處理過程定義為“事物”、將建立在網(wǎng)上的虛擬工作環(huán)境定義成“場所”、將員工、客戶、專家、合作伙伴等定義成“人”，而在人、場所、事務之間建立有機關(guān)聯(lián)才是理想的知識管理環(huán)境。

    在KStation中，每個人都有自己的個人場所，個人場所為擔任不同角色的人員提供定制的日常工作環(huán)境?？蛇M行電子郵件處理、管理日程、討論、獲取訂閱資料、編輯文檔等操作。溝通場所為由相關(guān)人員組成的小組提供了共享與共同工作的環(huán)境。所有個人文檔都被加上了基于場所的標簽，并按場所將文檔進行分類歸檔。這種機制為文檔的共享和檢索提供了方便。在場所中可以看到何人正在線上，并列出共享場所的清單，在線上的人可以相互進行即時的消息溝通。目前，KStation必須在Domino環(huán)境下運行，因此系統(tǒng)中還需要一個Discovery服務器。

    在所有知識管理解決方案廠商中，Lotus給人的印象最為深刻。Lotus、IBM研究中心、IBM知識管理研究所共同對Lotus專業(yè)服務以及IBM全球知識管理服務機構(gòu)在全球的2萬個客戶的知識管理實踐進行了調(diào)查，以Lotus現(xiàn)有技術(shù)為基本出發(fā)點，制定出獨特的理論框架，并確立了知識管理產(chǎn)品策略，KStation正是在這個基礎(chǔ)上產(chǎn)生出來的。Lotus的產(chǎn)品總是先建立一個嚴格的體系，然后再一步步推進，因為接受它的體系需要一個過程，所以KStation特別適合于需要提供專業(yè)級知識管理服務的企業(yè)。

    微軟的Tahoe

    微軟的Tahoe是集文檔管理、文檔索引/檢索和協(xié)同工作于一身的企業(yè)門戶，由文檔服務器、索引服務器和檢索服務器組成。Tahoe的文檔管理包括版本控制、文檔的作者與密碼屬性管理、文檔發(fā)布控制、簽發(fā)控制等功能。在文件索引方面，Tahoe可以進行全文檢索，也可以對網(wǎng)站、文件系統(tǒng)、Exchange服務器、Lotus服務器等多種信息源進行檢索。除此之外，在Tahoe系統(tǒng)中還可以采用人工方法對文檔進行分類處理，在處理過程中，Tahoe的分類助理可以學習人工分類規(guī)則，當樣本達到一定數(shù)量后，分類助理就可以自動進行分類。
    微軟公司將現(xiàn)有產(chǎn)品基本上都貼了知識管理的標簽，因此初級的知識管理通過Outlook等普通軟件就可以實現(xiàn)，另一方面，微軟也在開發(fā)新一代的知識管理產(chǎn)品。微軟的策略是只提供知識管理系統(tǒng)平臺，而針對各行各業(yè)的知識管理解決方案由經(jīng)微軟認證的合作伙伴提供，因此微軟的知識管理軟件不太在意體系，缺什么就做什么，所在它更適合于需要提供大眾化知識管理服務的企業(yè)。

    IBM的TextMiner

    IBM的TextMiner的主要功能是特征抽取、文檔聚集、文檔分類和檢索。TextMiner的特征抽取器能從文檔中抽取人名、組織名、地名以及由多個字組成的復合詞。此外，特征抽取器還能抽取表達數(shù)字的詞匯。抽取完特征以后，有相似特征的文檔就被自動聚集成一個集合。利用這一功能，知識管理系統(tǒng)可以從大量文檔中找到相關(guān)文檔。TextMiner還可以對文檔進行自動分類。

    文本挖掘軟件的作用是發(fā)現(xiàn)文檔之間的關(guān)系，并從中發(fā)現(xiàn)有用的文檔，它對知識發(fā)現(xiàn)所起的作用至關(guān)重要。知識管理的命門就在于很多人害怕與人共享知識，害怕因為共享而失去了他個人存在的意義，從而失去了工作。而利用文本挖掘軟件實現(xiàn)知識發(fā)現(xiàn)，才可能實現(xiàn)知識共享，才可能讓知識真正發(fā)揮作用。因此，在整個知識管理系統(tǒng)中，文本挖掘軟件所起的作用至關(guān)重要。在文本挖掘軟件中，IBM的TextMiner具有很強的代表性，它廣泛適用于各類實施知識管理系統(tǒng)的企業(yè)。

    此外，SAP公司的Portal、Exact公司的Esynergy以及Autonomy公司的ConceptAgents等都是很有特色的產(chǎn)品，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求進行選擇。在“知識經(jīng)濟”的年代，知識就等于財富，在HP、施樂這樣的跨國公司中，知識管理與財產(chǎn)管理已享有同等重要的地位。今后，資產(chǎn)的生產(chǎn)力將更加依賴于人們?nèi)绾斡行У毓蚕磉@些知識和能力，具有全球廣域范圍和多專業(yè)深度的龐大信息資源在為企業(yè)帶來更多生產(chǎn)、合作、商業(yè)往來的機遇的同時，也必然給沒有準備好迎接這一革命的企業(yè)帶來巨大的挑戰(zhàn)?；谶@種形勢，還是讓更多的企業(yè)來關(guān)注知識管理吧。

    (作者簡介：張振民，系航天部三十三所高級工程師)