采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)作

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　　泛普軟件之采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)作

　　企業(yè)的采購工作相當(dāng)重要并且也非常繁雜，相當(dāng)多的企業(yè)采購從中央到地方經(jīng)常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素：物料供應(yīng)的數(shù)量、價格以及供應(yīng)時間反而只是勉強(qiáng)應(yīng)付，幾乎沒有時間與精力去研究采購市場與開發(fā)供應(yīng)商，更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應(yīng)鏈條。ERP的出現(xiàn)為采購工作注入了強(qiáng)大的活力，采購管理系統(tǒng)提供了管理和技術(shù)并舉的解決方案。應(yīng)該說在諸多業(yè)務(wù)部門的ERP推廣與應(yīng)用中，采購部門是見效最快的部門之一。企業(yè)在實(shí)施基于ERP的采購管理信息系統(tǒng)時可以根據(jù)一定的業(yè)務(wù)順序進(jìn)行：

　　1、建立供應(yīng)商資源

　　運(yùn)行ERP下的采購管理系統(tǒng)時首先是建立供應(yīng)商檔案，同時對首選、次選等供應(yīng)商加以分類，并建立供應(yīng)商的供應(yīng)貨物明細(xì)(品種、價格、供應(yīng)期、運(yùn)輸方式等)，資料必須進(jìn)行最終確認(rèn)才有效。系統(tǒng)在執(zhí)行采購訂單下達(dá)時，要讀入相應(yīng)的供應(yīng)商資料，并且初始化供應(yīng)商的有關(guān)賬務(wù)資料。初始化完成之后才能處理采購業(yè)務(wù)。供應(yīng)商資料是采購子系統(tǒng)的基本資料。

　　2、生成采購申請

　　根據(jù)ERP的物料需求計(jì)劃生成的采購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運(yùn)輸方式以及計(jì)劃外的物料申請，進(jìn)行系統(tǒng)自動物料合并，也可以人工干預(yù)和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長(有的進(jìn)口件要半年以上的采購周期)，因此有可能超過主生產(chǎn)計(jì)劃制定周期。這類采購的采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過銷售、財(cái)務(wù)與計(jì)劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數(shù)量和時間，然后制定物料的中期或長期采購申請。

　　3、確定優(yōu)選供應(yīng)商

　　該過程是落實(shí)采購供應(yīng)商。采購業(yè)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)中的供應(yīng)商資源，綜合考查有關(guān)供貨價格、交貨數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求與技術(shù)要求，進(jìn)行供應(yīng)商選優(yōu)評價，落實(shí)每種物料的優(yōu)選供應(yīng)商。對新開發(fā)的供應(yīng)商資源還要進(jìn)行供應(yīng)商的認(rèn)證過程，經(jīng)過相應(yīng)的評審并合格后才能作為許可采購的供應(yīng)商。

　　4、生成用款計(jì)劃

　　生成采購計(jì)劃后，采購管理軟件自動生成用款計(jì)劃，并根據(jù)詢價結(jié)果進(jìn)行維護(hù)。由財(cái)務(wù)對用款計(jì)劃進(jìn)行確認(rèn)之后反饋意見給采購部。

　　5、下達(dá)訂單

　　根據(jù)訂貨批量、采購提前期、庫存量、運(yùn)輸方式、用款計(jì)劃以及計(jì)劃外的物料申請進(jìn)行物料合并，生成采購訂單。并經(jīng)過確認(rèn)后即可進(jìn)行訂單輸出，最后下達(dá)給供應(yīng)商。也可以網(wǎng)上發(fā)布訂單。對于臨時追加的采購任務(wù)，泛普軟件采購管理系統(tǒng)可以通過與供應(yīng)商協(xié)商直接下達(dá)采購訂單。

　　6、采購訂單跟催

　　采購業(yè)務(wù)人員對下達(dá)的采購訂單按計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，系統(tǒng)可以設(shè)置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計(jì)劃。在跟催過程中，要了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度及質(zhì)量情況，并及時對供應(yīng)商給予支持。

　　7、貨物驗(yàn)收

　　由采購業(yè)務(wù)員對供應(yīng)商所供貨物按訂單與進(jìn)行驗(yàn)收，并錄人收貨單。也可以根據(jù)系統(tǒng)集成的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗(yàn)收，并對不按計(jì)劃交貨的供應(yīng)商進(jìn)行管理控制(拖期、提前)。

　　8、結(jié)賬與費(fèi)用核算D結(jié)賬付款工作

　　應(yīng)由采購部門配合財(cái)務(wù)部門來完成，并根據(jù)物料的采購結(jié)算單據(jù)和對采購各種費(fèi)用的分?jǐn)偂Ｓ?jì)算出物料的采購成本。

　　9、采購訂單結(jié)清

　　在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時結(jié)清采購訂單。系統(tǒng)可提供自動結(jié)清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結(jié)清方式。一般系統(tǒng)按付款結(jié)清的方式處理。也可以進(jìn)行強(qiáng)制結(jié)清。

　　10、系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)

　　采購子系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)有采購員資料、供應(yīng)商資料、采購提前期以及業(yè)務(wù)流程。