當(dāng)心深圳OA系統(tǒng)中的多骨諾牌效應(yīng)

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從能量學(xué)的角度看，多骨諾牌效應(yīng)所產(chǎn)生的破壞性是非常巨大的。骨牌站著使，重心比較高；倒下的時(shí)候，重心則下降，在第一枚骨牌倒下的時(shí)候，重力勢(shì)能轉(zhuǎn)化為動(dòng)能。它倒在第二枚骨牌上的時(shí)候，這個(gè)動(dòng)能就轉(zhuǎn)移到第二張骨牌上，第二章牌將第一張牌轉(zhuǎn)移過(guò)來(lái)的動(dòng)能和自己倒下過(guò)程中所產(chǎn)生的重力勢(shì)能進(jìn)行累積，然后轉(zhuǎn)移到第三張骨牌上。如此下去，后面的牌倒下的速度會(huì)越來(lái)越快，所破壞性也就越來(lái)越大。

其實(shí)，這種多骨諾牌效應(yīng)在實(shí)際生活中到處看見(jiàn)。今天我就來(lái)談?wù)勗谏钲?a href="http://keekorok-lodge.com/oa/" target="_blank">OA系統(tǒng)中所體現(xiàn)出來(lái)的多骨諾牌效應(yīng)。

多骨諾牌效應(yīng)舉例：采購(gòu)價(jià)格錯(cuò)誤導(dǎo)致的多骨諾牌效應(yīng)。

某種原材料，現(xiàn)在的價(jià)格應(yīng)為9元。但是，采購(gòu)管理員由于輸入誤操作沒(méi)有審核這個(gè)物料的核價(jià)單，，導(dǎo)致系統(tǒng)中的該原材料的價(jià)格仍然為10元。下面，我們來(lái)看看這會(huì)產(chǎn)生什么樣的多骨諾牌效應(yīng)？

首先，這個(gè)材料中倉(cāng)庫(kù)仍然有100個(gè)庫(kù)存，其庫(kù)存金額為10元/個(gè)，總共的庫(kù)存金額為1000元。

然后，采購(gòu)部門(mén)由于生產(chǎn)的需要，又采購(gòu)了900個(gè)這種原材料。其采購(gòu)價(jià)格實(shí)際應(yīng)該為9元/個(gè)，但是，由于采購(gòu)價(jià)格在系統(tǒng)中沒(méi)有更新，其采購(gòu)單上顯示的采購(gòu)單價(jià)仍然為10元。由于采購(gòu)管理人員根據(jù)平時(shí)操作的習(xí)慣，錯(cuò)誤的認(rèn)為價(jià)格不會(huì)出錯(cuò)，所以，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)這個(gè)價(jià)格上的錯(cuò)誤。這導(dǎo)致采購(gòu)單上的金額整整比實(shí)際上多了900元。

當(dāng)供應(yīng)商送貨過(guò)來(lái)，倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)的時(shí)候，仍然是以10元的單價(jià)進(jìn)行入庫(kù)。如此的話，這筆原材料的入庫(kù)價(jià)格仍然為9000元，這筆材料總共的庫(kù)存金額即為 10000元。而按照正確的價(jià)格計(jì)算的話，則該批材料的入庫(kù)價(jià)值為8100元，總共的庫(kù)存金額為9100元。若根據(jù)移動(dòng)加全平均成本計(jì)算，則這批原材料的單位庫(kù)存金額應(yīng)該是9.1元/個(gè)。

然后倉(cāng)庫(kù)把這批原材料發(fā)給生產(chǎn)部門(mén)，生產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行生產(chǎn)。生產(chǎn)完成后，系統(tǒng)分析材料成本的時(shí)候，就是以10元的價(jià)格來(lái)統(tǒng)計(jì)這個(gè)發(fā)料成本。由于當(dāng)月耗費(fèi)的原材料眾多，所以，成本會(huì)計(jì)在核對(duì)系統(tǒng)計(jì)算出來(lái)的成本信息時(shí)，也沒(méi)有發(fā)現(xiàn)這個(gè)錯(cuò)誤。

當(dāng)跟供應(yīng)商對(duì)帳的時(shí)候，采購(gòu)與財(cái)務(wù)人員才發(fā)現(xiàn)這個(gè)錯(cuò)誤。

在這個(gè)流程中，一共有五塊多骨諾牌。第一塊是采購(gòu)核價(jià)員，由于沒(méi)有及時(shí)更新核價(jià)信息，從而推翻了第一塊多骨諾牌。第二塊是具體的采購(gòu)員，由于采購(gòu)員一般沒(méi)有干預(yù)價(jià)格的能力，其只核對(duì)采購(gòu)數(shù)量與采購(gòu)產(chǎn)品的準(zhǔn)確性。如此，第二塊多骨諾牌沒(méi)有被擋住，被第一塊倒下的多骨諾牌撞倒了。第三塊牌、第四塊牌分別是倉(cāng)庫(kù)與生產(chǎn)。由于這兩個(gè)部門(mén)本來(lái)就不清楚原材料的采購(gòu)價(jià)格，有些安全級(jí)別高的企業(yè)，他們甚至不能夠了解價(jià)格信息。所以，也根本不能發(fā)現(xiàn)這個(gè)錯(cuò)誤。如此，第三塊、第四塊牌也倒下去了。第五塊牌就是成本會(huì)計(jì)。由于每個(gè)月耗費(fèi)的原材料很多，所以，成本會(huì)計(jì)一般也不會(huì)去核對(duì)發(fā)料成本的準(zhǔn)確性，特別是移動(dòng)加全平均成本涉及到的工作量很大，所以，在深圳OA系統(tǒng)使用過(guò)程中，基本上都是以系統(tǒng)中計(jì)算出來(lái)結(jié)果為準(zhǔn)。所以，第五塊牌也倒下了。最后就砸到了采購(gòu)部門(mén)自己的身上。

從系統(tǒng)的角度來(lái)講，若能夠在采購(gòu)單管理的時(shí)發(fā)現(xiàn)這個(gè)錯(cuò)誤的話，那么進(jìn)行調(diào)整還是很容易的，只需要通過(guò)采購(gòu)訂單變更價(jià)格即可。但是，越到后面的話，則調(diào)整會(huì)越來(lái)越麻煩。最后到月底結(jié)帳、成本結(jié)轉(zhuǎn)過(guò)后，則就積重難返了。

這個(gè)多骨諾牌效應(yīng)所產(chǎn)生的能量太大，已經(jīng)難以回頭。根據(jù)深圳OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則，月底結(jié)帳與成本結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)完成后，是不能再對(duì)上個(gè)月的帳務(wù)進(jìn)行調(diào)整。到供應(yīng)商申請(qǐng)付款的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)這個(gè)價(jià)格錯(cuò)誤，此時(shí)多骨諾牌效應(yīng)所積累的能量已經(jīng)很大，在深圳OA系統(tǒng)中不能對(duì)上個(gè)月的成本信息再進(jìn)行調(diào)整。也就是說(shuō)，上個(gè)月利用這種原材料的產(chǎn)品，其材料成本就比實(shí)際的高了0.9元錢(qián)。而為了最后庫(kù)存的準(zhǔn)確性，又不得不通過(guò)成本調(diào)整單，調(diào)整現(xiàn)有的這種原材料的庫(kù)存金額。結(jié)果呢，又會(huì)導(dǎo)致后續(xù)的產(chǎn)品實(shí)際成本降低，一直到這批原材料用完。

可見(jiàn)，這副多骨諾牌帶來(lái)的效應(yīng)，由于采購(gòu)核價(jià)員第一關(guān)沒(méi)有把好，第一張牌倒了之后，就發(fā)生了連鎖反應(yīng)，后面對(duì)牌陸續(xù)倒下，最后終于積重難返，只能夠通過(guò)成本調(diào)整單來(lái)手工的部分調(diào)整庫(kù)存金額，對(duì)已經(jīng)發(fā)生的成本信息，無(wú)法再進(jìn)行調(diào)整，只能接受即成的現(xiàn)實(shí)。（不是說(shuō)一定不能更改，而是更改的時(shí)候，工作量太大，而且會(huì)產(chǎn)生更加大的連鎖反應(yīng)。所以，對(duì)于成本結(jié)帳過(guò)的月份的帳務(wù)，一般不建議進(jìn)行調(diào)整。）

其實(shí)，類(lèi)似的情況很多。如工藝信息中工時(shí)設(shè)置與實(shí)際差異較大，從而影響到生產(chǎn)排程、制造費(fèi)用的分?jǐn)偟鹊?，最終會(huì)對(duì)出貨、產(chǎn)品成本產(chǎn)生不可挽回的影響。

那該如何防止多骨諾牌的不良效應(yīng)呢？我有如下的建議，大家可以參考一下。

一是從源頭抓起。多骨諾牌效應(yīng)若是從第一塊骨牌開(kāi)始倒下，一直倒到最后，則會(huì)產(chǎn)生很大的破壞作用。相反，若從中間倒下，甚至是最快幾塊牌倒下的話，則其不良反應(yīng)則會(huì)小的多。即使在深圳OA系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)整的話，工作量也是在可以接受的范圍之內(nèi)。所以，要縮小多骨諾牌的不良反應(yīng)，我們就要從源頭做起。如對(duì)于基本資料的整理我們就需要特別的關(guān)注。對(duì)于物料清單、產(chǎn)品信息、產(chǎn)品價(jià)格、供應(yīng)商信息、工藝信息等等，都務(wù)必要保證極高的準(zhǔn)確性。因?yàn)檫@些資料錯(cuò)誤的話，則會(huì)產(chǎn)生一連串的連鎖反應(yīng)。而這些反應(yīng)往往具有不可逆轉(zhuǎn)的特性。所以，筆者建議，在深圳OA系統(tǒng)使用的過(guò)程中，要關(guān)注基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)確性。三分軟件、七分實(shí)施、十二分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也說(shuō)明了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)于系統(tǒng)運(yùn)行的重要性。

二是單據(jù)審核者簽字或者蓋章之前，要想想筆下的重量。我在負(fù)責(zé)項(xiàng)目的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)的部門(mén)經(jīng)理好像都很相信自己的員工，在單據(jù)審核的時(shí)候，都不是那么嚴(yán)格。如有的部門(mén)經(jīng)理在審核單據(jù)的時(shí)候，看都不看，就草草在單據(jù)上簽字。有的甚至把自己的章給了手下，讓他們自己審核自己的單據(jù)。上了深圳OA系統(tǒng)之后，他們也把這種不好的習(xí)慣帶到了深圳OA系統(tǒng)中去。如把自己的帳戶名與密碼給了自己的手下。他們先用自己的用戶名建立單據(jù)，然后再利用主管的用戶名進(jìn)行單據(jù)審核。如此的話，單據(jù)審核這一道關(guān)如同虛設(shè)，根本起不到實(shí)質(zhì)性的作用。這就導(dǎo)致在多骨諾牌倒下的時(shí)候，不能夠及時(shí)防止，而一路倒到底，最后造成不可挽回的損失。所以，要減少多骨諾牌所造成的連鎖反應(yīng)的話，各個(gè)部門(mén)經(jīng)理要抓好審核關(guān)，盡量讓多骨諾牌只倒到自己這個(gè)部門(mén)，讓問(wèn)題在自己這個(gè)部門(mén)得到解決，不要再延續(xù)到后續(xù)的部門(mén)與作業(yè)中去。

三是當(dāng)錯(cuò)誤已經(jīng)造成的時(shí)候，不要再想著去重新來(lái)過(guò)，而應(yīng)該考慮如何收拾殘局。當(dāng)反先上月的交易記錄有錯(cuò)誤的時(shí)候，我們不建議用戶再去重新來(lái)過(guò)，對(duì)上月的交易記錄進(jìn)行調(diào)整。因?yàn)檫@會(huì)影響當(dāng)月的交易記錄。我們?cè)陧?xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，建議用戶對(duì)上幾個(gè)月的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整。也就是說(shuō)，最多只能夠?qū)Ξ?dāng)月的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整。

另外，還有一個(gè)建議就是當(dāng)月的交易在月底成本結(jié)轉(zhuǎn)之前需要核對(duì)清楚。若遇到一些不清楚的情況，在可能的情況下，把他放到下月來(lái)處理，從而避免產(chǎn)生多骨諾牌效應(yīng)，發(fā)生不必要的連鎖反應(yīng)。（IT168）