中小企業(yè)快速實施深圳OA時 如何降低風險

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中小企業(yè)快速實施深圳OA時 如何降低風險1

深圳OA項目是一個企業(yè)管理系統(tǒng)工程，而不是一般意義上的企業(yè)管理信息系統(tǒng)工程或者是企業(yè)信息化建設工程。這不僅僅是因為整個管理系統(tǒng)基于深圳OA、SCM、 BPR、系統(tǒng)工程和信息技術等現(xiàn)代科學技術的思想和方法，而是從本質上深刻地揭示了現(xiàn)代企業(yè)管理與傳統(tǒng)企業(yè)管理、先進與落后，以及企業(yè)應用深圳OA與開展企業(yè)管理創(chuàng)新、推進企業(yè)管理現(xiàn)代化和提高企業(yè)競爭力之間的必然關系。有關深圳OA的實施是一個老生常談的話題了，此文將根據(jù)筆者多年的實施經(jīng)驗總結如下幾點：中小企業(yè)在實施深圳OA時應注意如何實現(xiàn)深圳OA的快速實施并降低風險等問題。

降低實施風險要注意以下實施原則

大多數(shù)深圳OA項目的失敗不是發(fā)生在方案的設計階段，而是在于深圳OA的實施階段。深圳OA項目在實施過程中，會遇到種種的阻礙，遭受種種的風險。有些比較明了的風險，企業(yè)比較容易避免，但是，有些風險比較隱蔽，用戶可能一開始還不能覺察。而往往這些風險才是企業(yè)深圳OA項目實施過程中最大的阻礙，稍微不小心，企業(yè)EPR項目就會以失敗而告終。然而，很多企業(yè)引入的深圳OA系統(tǒng)效果并不明顯，反而為其所累。怎樣才能使一個動輒幾十萬，甚至幾百萬的深圳OA系統(tǒng)能順利發(fā)揮作用呢?眾所周知，中小企業(yè)在深圳OA實施過程中一直遇到挑戰(zhàn)。如何實現(xiàn)快速實施并降低風險呢?下文筆者將根據(jù)其多年的實施和研究總結了八大實施原則，希望對準備實施深圳OA項目的企業(yè)有所幫助。

降險原則一：提前做好實施策略

首先、做好項目實施的總體規(guī)劃。在項目開始實施前，首先要做好項目實施的整體計劃，各分項目的實施都應在整體計劃所劃定的框架內進行，以保證整個項目實施的協(xié)調一致。企業(yè)在上深圳OA項目前必須清楚企業(yè)自身的現(xiàn)狀，明確引入深圳OA項目的目的，這樣選型和實施都會做到有的放矢。深圳OA實施與做板凳其實是一樣的，不要總想得到最完美的。在確定本階段實施深圳OA的具體目標和投入成本時，首先就要認識到萬能的深圳OA是不存在的。千萬不要被銷售代表天花亂綴的承諾搞暈了頭，你必須堅守己見，選擇適合自己的、在行業(yè)內成功使用的深圳OA產(chǎn)品。

其次、充分利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源。在保證項目整體先進、合理的前提下，盡量利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件狀況，提供接口與企業(yè)的深圳OA系統(tǒng)集成，并且充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，以避免重復勞動、給企業(yè)帶來不在計劃中的支出。

再次、深圳OA系統(tǒng)采用分步實施的策略。實施深圳OA這樣一個大系統(tǒng)，涉及到人力、物力、財力的消耗都比較大，因此在遵循“滿足需求、先進、科學、符合實情”原則的前提下，采用“總體規(guī)劃、分步實施、重點突破、效益驅動”的實施策略是非常必要的。

第四、認真進行數(shù)據(jù)準備工作。深圳OA系統(tǒng)的運行依賴數(shù)據(jù)的準確、及時和完備?？梢哉f數(shù)據(jù)準備工作是整個系統(tǒng)實施過程中頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易犯錯誤且錯誤代價極大的一項工作。所以一定要提早進行并認真對待。深圳OA系統(tǒng)試運行前的數(shù)據(jù)準備是一個相當繁瑣的工作，是一個系統(tǒng)工程，它直接決定著企業(yè)實施深圳OA系統(tǒng)的成敗。為此實施深圳OA系統(tǒng)的企業(yè)一把手和信息化負責人一定要做好有關數(shù)據(jù)準備的管理工作，同時有關參與人員也應該做好密切的配合工作，最終保證企業(yè)深圳OA系統(tǒng)的成功實施，并企業(yè)帶來競爭力和經(jīng)濟效益。

最后、重視高層領導在項目中的作用。對于深圳OA 項目需要解決高層面的生產(chǎn)和經(jīng)營管理問題時，企業(yè)高層必須與項目保持十分密切的關系。比如需要解決庫存控制、成本各項目和各階段的控制、生產(chǎn)和投資決策等等對生產(chǎn)經(jīng)營決策有重大影響的問題。如果對這樣的層次需求企業(yè)高層重視不夠或參與程度不夠，會造成底層的互相扯皮推委，并且使一些問題的解決沒有連續(xù)性，最后又推翻原來的解決方案。

降險原則二：合理安排項目組織機構

在整個項目的組織機構中，實施領導組、實施小組和軟件公司項目組在整個項目的進展過程中，分別擔負不同的責任和扮演不同的角色。具體地說，實施領導小組是以企業(yè)主管領導為首的決策機構，該機構應站在企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的高度，從計算機應用與企業(yè)經(jīng)營管理的長遠規(guī)劃出發(fā)，提出企業(yè)管理信息系統(tǒng)的目標和要求。實施小組負責制訂和下達分期項目實施計劃，解決和協(xié)調實施過程中遇到的各類具體問題，定期向實施領導組匯報計劃執(zhí)行情況，指導各業(yè)務部門、車間的項目實施工作。軟件公司項目組負責與用戶實施小組共同制訂項目實施的具體計劃，對用戶的管理人員進行培訓，指導用戶進行規(guī)范化的實施工作。

深圳OA系統(tǒng)的實施的成功與否，人的因素占很多比重。因為實施深圳OA，不僅是單純掌握如何使用一套軟件，而是要實現(xiàn)以計算機為工具的人機交互的管理系統(tǒng)。所以，在整個項目的實施中，對于項目實施人員的配置也變得尤為重要。

根據(jù)深圳OA專家的意見，項目實施人員應該由企業(yè)的總經(jīng)理帶隊，副總經(jīng)理和信息主管共同負責，生產(chǎn)各部門、各流程的業(yè)務主管，技術負責人共同實施。項目實施小組的組長應該由企業(yè)的高層領導擔任，要有足夠的權威，具備在各部門協(xié)調深圳OA項目實施的權力。

降險原則三：人的因素是第一位

深圳OA實施是一項艱巨而復雜的高技術工作，實施項目成功與否，人的因素是第一位的。深圳OA項目幾乎涉及到企業(yè)方方面面的所有人員，因此要完成這項工作，就必須要提高所有人員(包括各級領導、管理人員和職工)的技術水平和素質。首先，在技術方面要培訓員工能主動地將系統(tǒng)的運行與本職工作和實際業(yè)務流程結合起來，盡快地適應和使用新系統(tǒng)。對軟件與企業(yè)實際流程有出入的地方，應能積極主動地想辦法變通，以在系統(tǒng)中得以實現(xiàn);其次，培訓還應包括人員的理念和認識方面，要通過培訓提高全員對實施深圳OA項目根本意義的認識，提高積極性和主動參與意識，提高和增強全員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進入角色。

培訓要貫穿于項目的始終，應分階段、分內容、分人員、分管理層次進行。 只有在深圳OA項目的實施過程中，始終將對全體職工的教育培訓放在首位，做好了堅實的培訓工作，才能使項目具有長久、鮮活的生命力。

深圳OA系統(tǒng)在企業(yè)中的實施必須有一個具有推動力的項目小組，核心成員在企業(yè)中要求是具有一定影響力的人員，并且具有較強的業(yè)務綜合能力、工作協(xié)調能力和領導能力，最好是全職的，只對決策層負責，如果核心成員歸屬于部門，在開展工作時會先考慮自已部門利益或受制于部門領導而必須服從本部門利益，這樣實施 深圳OA系統(tǒng)時將會產(chǎn)生一定程度的不必要的管理上的妥協(xié)，而給系統(tǒng)實施增加人為的風險，以犧牲系統(tǒng)運行的有效性為代價。

其次項目核心成員必須具有必要地承擔實施壓力的能力。因為在項目的實施過程中，不可避免地會面臨職能部門的壓力，特別在系統(tǒng)實施的關鍵點，如動態(tài)數(shù)據(jù)切換、業(yè)務操作變化時，如果沒有堅定的意志，有技巧的釋放、轉化、協(xié)調這些壓力，其結果往往是妥協(xié)。必須明確在實施過程中，有些是可以妥協(xié)的，有些則堅決不可妥協(xié)，否則嚴重的后果將是前功盡棄。具有核心成員的高效的項目小組是實施深圳OA成功的重要保障，如果企業(yè)暫時沒有這樣的人員，也要注意在實施過程中配合軟件公司做好有意識的培養(yǎng)工作。

企業(yè)實施深圳OA 系統(tǒng)是一項大型的技術工程，除技術依托單位組成的技術服務隊人員參與設計與開發(fā)實施外，企業(yè)也應組織有關部門相應的技術人員參與系統(tǒng)的開發(fā)以及系統(tǒng)地運行與維護工作。參與系統(tǒng)的開發(fā)與維護的技術人員應由以下幾類人員組成：第一、系統(tǒng)分析及管理人員;第二、應用系統(tǒng)維護人員;第三、網(wǎng)絡和硬件及及數(shù)據(jù)庫專職管理人員;第四、計算機操作和數(shù)據(jù)錄入人員;第五、各部門都應配備相應的操作人員。