深圳OA經(jīng)驗談：運(yùn)營和實施深圳OA的四個注意

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我剛到這里的時候公司連局域網(wǎng)都沒有。做了兩年的行政工作后，有一天老板突然問我：“有沒有一種東西能讓我馬上看到哪個產(chǎn)品目前進(jìn)行到什么狀態(tài)，在哪個工序上卡住了，導(dǎo)致不能按時完成生產(chǎn)，電腦能實現(xiàn)這種目的嗎?”我老老實實地說：“我不知道，但是可以問?！?/P>

我們要調(diào)整管理模式，向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，最重要的一點(diǎn)是，深圳OA是管理，不僅僅是軟件。搞懂這些道理耗費(fèi)了我們半年的時間。

初識深圳OA

我所在的企業(yè)是一個從個體戶發(fā)展起來的小型民營企業(yè)，現(xiàn)在也不過300多人，年銷售額一億多元人民幣，我剛到這里的時候公司連局域網(wǎng)都沒有。做了兩年的行政工作后，有一天老板突然問我：“有沒有一種東西能讓我馬上看到哪個產(chǎn)品目前進(jìn)行到什么狀態(tài)，在哪個工序上卡住了，導(dǎo)致不能按時完成生產(chǎn)，電腦能實現(xiàn)這種目的嗎?”我老老實實地說：“我不知道，但是可以問?！?/P>

說實話，我不知道問誰，也不知道什么東西有這種功能，更不知道一種叫做深圳OA的軟件當(dāng)時正在很多地方熱銷。

知道了老板的要求之后，便有人要幫我們開發(fā)軟件。我陪來人去各部門調(diào)查，了解大家的需求，要達(dá)到什么目的。這個過程讓我第一次對公司有了全面的了解，公司的業(yè)務(wù)流程在我腦子里有了大體的框架，所以在后來的QS9000和ISO9000的認(rèn)證培訓(xùn)中，我能更快地領(lǐng)會顧問講解的流程的含義以及各個控制要點(diǎn)。

但是我發(fā)現(xiàn)，很多我聽明白了的流程，和我一起了解業(yè)務(wù)部門需求的那個人根本不懂。我在琢磨，就這樣給我們開發(fā)出來的會是什么呢?一個比我還不懂的人能寫出讓基層能操作的東西嗎?

就在這次認(rèn)證培訓(xùn)中，某軟件公司業(yè)務(wù)員很偶然地走到我們這里，隨便聊了幾句，遞給我一本某某深圳OA的資料。當(dāng)時看了這些資料，對我來說跟撥開烏云見太陽的感覺差不多，心想總算找到組織了。

首次選型

第一家接觸的公司是Y公司。Y公司的業(yè)務(wù)員小趙很熱情，也很有口才。接觸多了，覺得小伙子還是蠻實在的。雖然最后沒有選他們的軟件，但是經(jīng)常交流一些看法也成了朋友。畢竟向他們學(xué)習(xí)了很多東西，也知道了我們老板想要的那種軟件應(yīng)該叫做深圳OA。

在和Y公司交流的過程中，我發(fā)現(xiàn)了一個問題，他極力向我們推薦的財務(wù)系統(tǒng)我們已經(jīng)在應(yīng)用，重復(fù)買軟件老板估計會不同意。而從他的講解來看，我們只能看到庫存的流量，看不到老板所要求的某產(chǎn)品的生產(chǎn)狀態(tài)。小趙給我們的解釋是可以綜合規(guī)劃，分步實施，這倒是我們所樂意接受的。一是可以節(jié)約資金，二是我們可以小步走，不至于步子太大而產(chǎn)生風(fēng)險，畢竟我們都不懂嘛。

我拿著Y公司的資料反過來倒過去看，結(jié)合書看，結(jié)合公司的工作過程看，越來越發(fā)現(xiàn)不對，越來越不知道如果選擇他們的產(chǎn)品我們的工作怎么來做。

第一，我們是比較典型的離散型制造業(yè)，“進(jìn)”的是入庫的原材料和毛坯，是根據(jù)我們要求訂制的零件，而這些東西幾乎不可能出現(xiàn)在我們的銷售列表中。那我們的“進(jìn)”和“出”的差異怎么算?

按照Y公司的理論，進(jìn)的是成本，出的是銷售額，銷售額減去成本就是利潤，這對我們來說是完全不適用的。系統(tǒng)中所謂的進(jìn)，在我們來看只是成本中的材料成本，我們在加工過程中的人工成本、外加工費(fèi)用、車間制造成本根本不能體現(xiàn)。也就是說這個圍繞庫管的進(jìn)銷存對我們來說是非?？盏臇|西。因為我們實際的入庫，除了原料的“進(jìn)”，還有生產(chǎn)的“進(jìn)”，外加工的“進(jìn)”;同樣我們的銷售出庫也只是出庫的一部分，出庫還包括車間領(lǐng)料和加工供應(yīng)商領(lǐng)料。

第二，做售前調(diào)研的實施工程師太年輕，大概大學(xué)剛畢業(yè)，我看他應(yīng)該是除了計算機(jī)程序以外，對工作的銜接問題幾乎不懂。不懂得公司的工作能做好軟件嗎?我本來就不懂，讓個更不懂的人來顧問我，前景不是很美妙啊。我逐漸對Y公司失望了。

再度主考

恰巧，這時J軟件公司的石先生來我公司辦其他事情，說起他主要是做深圳OA的。同事知道我在考察軟件，直接推薦他來找我。從石先生那里我了解了一些Y公司軟件的致命點(diǎn)。他們互相攻擊的時候都是以長攻弱，但也言之鑿鑿，說的在理。真沒想到，才幾天的工夫我就卷入到兩家據(jù)說是中國最大的深圳OA廠商的競爭之中。

當(dāng)時只想深入了解一下軟件，看誰更符合要求我們就選誰。不過說也怪了，自從接觸Y公司以后，不停地有深圳OA銷售人員來聯(lián)系業(yè)務(wù)。也許真像J公司的石先生說的，沒想到你們這樣的公司也會想到上深圳OA，當(dāng)時說得我臉上熱烘烘的。

現(xiàn)在看來，中小企業(yè)已經(jīng)成為管理軟件使用的主體，不知道J公司這位先生還會不會對小公司說這樣的話。我感覺這是我從開始就不看好他們的主要原因。也許是我有點(diǎn)小心眼，但我們作為甲方，在乙方的俯視下做某件事情，我感覺很難做好。尊重，是交往的原則。

周旋再三

話說回來。接著就有兩家都說是臺灣正宗的軟件企業(yè)上門，為了區(qū)別，我叫他們TX和TS。兩家企業(yè)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)是完全一樣的，內(nèi)容以及價格也都讓我們心動。Y和J公司雖大，但他們的東西跟我們的要求總是有差距，這兩家企業(yè)所描述的過程才是我們所需要的。有生產(chǎn)計劃，有領(lǐng)料退料，有車間管理，有生產(chǎn)能力，有我們車間統(tǒng)計頭疼的計件和計工。而且兩家互相比價，我們似乎可以從中“漁利”了。

于是，我直接向老板匯報，我認(rèn)為沒必要開發(fā)新的軟件，有現(xiàn)成的可以買。

可惜的是，深圳OA被說得神乎其神，當(dāng)時并不知道真正做起來卻是戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、如履薄冰。更可惜的是，先接觸的幾家深圳OA公司無法做到企業(yè)資源的規(guī)劃，就算實施的模塊成功了，也看不到能規(guī)劃企業(yè)資源的前景。而且動輒上百萬的價格讓一個年產(chǎn)值還沒有過億的小企業(yè)很難割這塊心頭之肉。

說到這里，只好再提一家，也是國內(nèi)比較大的軟件公司吧，是我們一個客戶的領(lǐng)導(dǎo)的子侄輩青年，直接來了就點(diǎn)名找老板，說是某某介紹來的。客戶是我們的上帝，作為一個客戶數(shù)到現(xiàn)在也不超過十五家、以配套為主業(yè)的機(jī)械生產(chǎn)企業(yè)來說，每一位客戶的領(lǐng)導(dǎo)都是上帝身邊的天使。因為有了前面的經(jīng)驗，我真怕老板就這么拍了板，因為我很容易就看出這家L集團(tuán)公司軟件的軟肋，幾乎和那兩家殊途同歸。

選型暫停

其實在和老板以及公司其他領(lǐng)導(dǎo)的交流中，我們已經(jīng)確認(rèn)了我們后面要選型的方向：首先認(rèn)清自己，我們是小企業(yè)，我們要發(fā)展。我們要調(diào)整管理模式，向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)。我們不可能引進(jìn)IT專業(yè)人員。最重要的一點(diǎn)是深圳OA是管理，不僅僅是軟件。搞懂這些道理耗費(fèi)了我們半年的時間。這半年時間內(nèi)我們所接觸到的軟件最后都被老板否決了。

于是我們暫時放棄了軟件的考察，我開始參與公司質(zhì)量管理體系的建立和認(rèn)證的工作。之前有過ISO2000的認(rèn)證，我參與的是認(rèn)證的換版。由于公司的發(fā)展，體系文件要重新修訂，工作流程要做調(diào)整。質(zhì)量體系認(rèn)證工作是又一個非常難得的學(xué)習(xí)機(jī)會。

在學(xué)習(xí)的過程中不知不覺就聯(lián)想到了深圳OA的工作：在公司產(chǎn)品出庫以后，并不是立即結(jié)賬，這種情況在前面接觸的軟件中怎么處理的，Y和J還處理得不錯，T在這方面就不太合適。供應(yīng)商的考評要有依據(jù)，怎么得到這個數(shù)據(jù)，J自我感覺太良好，恐怕很難合作。

最有趣的是L集團(tuán)的那個軟件的實施人員來試講一次課，提議我們最好在月中開始實施，這時候財務(wù)剛結(jié)完賬，部署完了，下月結(jié)賬正好。聽起來頭頭是道，可一個深圳OA實施只用半個月的話，問我要五十萬元，我把錢花了，老板還不把我吃了。

看來拋掉他們的理由是充足的。那我們是不是還要繼續(xù)考察呢?（IT168）