一波“三折”：我的OA選型經(jīng)歷（上）

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海鴻公司是國(guó)內(nèi)一家大型航運(yùn)企業(yè)，從事油輪運(yùn)輸30多年，主要承擔(dān)內(nèi)外貿(mào)進(jìn)出口油品運(yùn)輸。從2004年，海鴻也開(kāi)始建造國(guó)內(nèi)大型油輪，進(jìn)行油輪的“升級(jí)之路”，邁向組建“世界級(jí)船隊(duì)”的第一步。

遭遇“幸福的煩惱”

近些年來(lái)，海鴻公司在外部油運(yùn)市場(chǎng)日趨好轉(zhuǎn)以及員工齊心協(xié)力的努力下，獲得了快速發(fā)展的同時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)自己陷入了一個(gè)“幸福的煩惱”：一方面，是企業(yè)的快速發(fā)展，前景一片看好，員工信心十足，享受著發(fā)展的樂(lè)趣;另一方面，快速發(fā)展的海鴻公司內(nèi)部也呈現(xiàn)一片過(guò)于“忙碌”的景象。

公司領(lǐng)導(dǎo)層總感覺(jué)到自己的時(shí)間不夠用，日程安排不過(guò)來(lái)了，企業(yè)信息資源處于“孤島”狀態(tài)難于共享，員工也是一番忙碌的景象：有的拿著申請(qǐng)單到處找人簽字，有的忙著復(fù)印文件下發(fā)到各個(gè)部門，有的花費(fèi)了兩個(gè)小時(shí)尋找一份合同樣本，有的在拼命回憶上周的交流細(xì)節(jié)以準(zhǔn)備明天的談判，有的滿頭大汗的給客戶準(zhǔn)備郵寄信函……

是什么原因?qū)е逻@種“幸福的煩惱”出現(xiàn)呢？公司管理層一直在思索，是人手不夠嗎？可公司人事報(bào)告顯示，各部門、各崗位都有充足的人才儲(chǔ)備，以備企業(yè)發(fā)展之需。是管理制度問(wèn)題嗎？多年來(lái)，公司身處改革前沿陣地——廈門，接受新知識(shí)、新的管理方式很快，管理改革也一直在進(jìn)行過(guò)程中，也就是說(shuō)制度方面問(wèn)題也不大。就在這個(gè)時(shí)候，信息部門的一項(xiàng)關(guān)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的提議，將使這些困惑可能迎刃而解，海鴻公司管理層意識(shí)到了以辦公自動(dòng)化為核心的信息化對(duì)企業(yè)解決這些問(wèn)題的作用和價(jià)值所在。

實(shí)際上，這種情況也存在于大多數(shù)發(fā)展中的企業(yè)。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，內(nèi)部溝通頻率相應(yīng)增多，卻越來(lái)越不順暢;企業(yè)知識(shí)呈幾何級(jí)上升，卻無(wú)法以一種方式沉淀下來(lái)；多部門、多崗位的協(xié)作增多，效率卻下降了等等，這些煩惱使發(fā)展中的企業(yè)感覺(jué)自己的工作效率像受到了地球引力一樣原地打轉(zhuǎn)飛不上去，成為了公司進(jìn)一步快速發(fā)展的絆腳石。

找到癥結(jié)，在我的建議下，公司管理層決定對(duì)癥下藥，盡早解決這個(gè)困擾企業(yè)發(fā)展的頑疾，促進(jìn)企業(yè)深化發(fā)展。經(jīng)過(guò)慎重考慮和內(nèi)部調(diào)研后，海鴻公司的信息部門開(kāi)始著手辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，重點(diǎn)解決企業(yè)發(fā)展的瓶頸問(wèn)題，為企業(yè)新一輪新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　OA選型啟航

海鴻公司的總體目標(biāo)是快速地建立起一個(gè)彈性、靈活、高效的電子化協(xié)同辦公與知識(shí)管理環(huán)境，能幫助企業(yè)解決業(yè)已存在的種種問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)“四個(gè)自動(dòng)化”：①實(shí)現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化;②信息發(fā)布平臺(tái)的自動(dòng)化;③內(nèi)部通訊系統(tǒng)的自動(dòng)化④實(shí)現(xiàn)文件管理的自動(dòng)化。

于是海鴻OA啟航，開(kāi)始招標(biāo)選型，成立以張董事長(zhǎng)為組長(zhǎng)、兩位公司副總為副組長(zhǎng)、我為常務(wù)負(fù)責(zé)的選型班子。

綱舉目張，首先我在選型時(shí)制定以下標(biāo)準(zhǔn)是：

• 軟件系統(tǒng)穩(wěn)定可靠
• 可以根據(jù)需求進(jìn)行定制功能
• 品質(zhì)上乘
• 有類似的成功應(yīng)用實(shí)例
• 實(shí)施企業(yè)具備強(qiáng)大的技術(shù)實(shí)力和豐富的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)

剛開(kāi)始在選用國(guó)內(nèi)還是國(guó)外廠商上，我是傾向于國(guó)內(nèi)廠商的，因?yàn)镺A并不象ERP那樣非常復(fù)雜，沒(méi)有必要選用費(fèi)用高實(shí)施難度大的國(guó)外高端OA軟件，海鴻公司以前也有實(shí)施一些實(shí)施較好的國(guó)內(nèi)內(nèi)信息化案例。

通過(guò)兄弟單位的建議推薦和互聯(lián)網(wǎng)上搜索OA供應(yīng)商目錄，我有針對(duì)性地邀請(qǐng)了一批來(lái)自吉林、北京、上海、廈門等地5家專業(yè)軟件廠商參與應(yīng)標(biāo)。

其實(shí)2003年起，就有幾家OA商與我公司聯(lián)系OA事宜。其中有一家是通過(guò)公司副總關(guān)系推薦過(guò)來(lái)的。

當(dāng)時(shí)，這六家國(guó)內(nèi)OA商技術(shù)水平差距不大，各有千秋。我決定進(jìn)一步對(duì)這六家廠商的專業(yè)水平、服務(wù)能力、成功案例、持續(xù)發(fā)展實(shí)力以及產(chǎn)品先進(jìn)性、美譽(yù)度等因素進(jìn)行一番“比武招親”。

正當(dāng)我準(zhǔn)備按“公正、公平、公開(kāi)”的原則“選型招婿”時(shí)，我的原則受到重大的考驗(yàn)，各路說(shuō)客紛至沓來(lái)，走后門、遞條子、打招呼一個(gè)個(gè)過(guò)來(lái)。我不明白，一條不起眼的招標(biāo)通知，我竟成了“紅人”，令我左右為難。尤其是當(dāng)時(shí)公司主管銷售的王副總也對(duì)我異常熱乎起來(lái)，說(shuō)了我不少好話，也大為贊賞KS軟件商，意味深長(zhǎng)說(shuō)：“KS軟件在廈門有好多的用戶單位，也是我們供應(yīng)商的合作伙伴，選它沒(méi)錯(cuò)，再說(shuō)，這幾家軟件商技術(shù)水平其實(shí)大同小異。別擔(dān)心啊。”

但是由于KS公司的OA結(jié)構(gòu)是C/S，讓我有點(diǎn)不看好，我當(dāng)時(shí)比較欣賞北京DJ軟件，因?yàn)镈J軟件是B/C結(jié)構(gòu)，容易安裝維護(hù)。所以我一直猶豫不決，這一拖竟過(guò)去1個(gè)多月。

在一次公司高層行政會(huì)議上，王副總竟當(dāng)著張董事長(zhǎng)之面批我辦事拖拉，和稀泥，影響了信息化進(jìn)程。

在權(quán)威之下，我竟然一時(shí)妥協(xié)，將就起來(lái)，放棄原則，放棄了堅(jiān)持，一些應(yīng)有的程序、關(guān)口逐漸流于形式。“即然差不多，那就選KS吧。”

然而就因我這妥協(xié)、將就，沒(méi)有把關(guān)好，竟犯了一個(gè)終生難忘的錯(cuò)，差點(diǎn)被炒了魷魚(yú)。

從波折到拋錨

平心而論，KS系統(tǒng)運(yùn)行后，公司公文流轉(zhuǎn)速度的確快了，辦公效率也有一定提高。但是隨著海鴻的急速發(fā)展，應(yīng)用的不斷深入，數(shù)據(jù)與日俱增，原有KS公司OA系統(tǒng)開(kāi)始表現(xiàn)出不堪重負(fù)、響應(yīng)速度急劇下降的頹勢(shì)。主要原因與原購(gòu)于該OA系統(tǒng)有很大關(guān)系。 當(dāng)時(shí)該軟件采用的是Client/Server(客戶機(jī)/服務(wù)器)結(jié)構(gòu)，此結(jié)構(gòu)把數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容放在遠(yuǎn)程的服務(wù)器上，而在客戶機(jī)上必須安裝相應(yīng)軟件。這種結(jié)構(gòu)的程序是針對(duì)性項(xiàng)目開(kāi)發(fā)，變更不夠靈活，維護(hù)和管理的難度較大，不利于定制擴(kuò)展，使很多改進(jìn)工作過(guò)于依賴開(kāi)發(fā)商，難于在更多的分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行推廣應(yīng)用。其次，該OA系統(tǒng)細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)不夠，流程不合理，兼容度不夠，比如在涉及到財(cái)務(wù)等復(fù)雜部門文件和業(yè)務(wù)流程時(shí)，審批繁瑣、保密度不夠、接合度差等。再者，該軟件商由于自身經(jīng)營(yíng)問(wèn)題，企業(yè)經(jīng)營(yíng)體制突然發(fā)生重大改變，使它在全國(guó)市場(chǎng)的售后服務(wù)難于到位，技術(shù)難于及時(shí)升級(jí)、改進(jìn)，已遠(yuǎn)不能滿足海鴻的協(xié)同管理要求，辦公效率受到嚴(yán)重影響。

不到一年，該OA系統(tǒng)反應(yīng)日漸滯慢，工作效率沒(méi)升反降，最終導(dǎo)致大部分功能被許多員工棄用，公司OA系統(tǒng)每況愈下。2005年，公司認(rèn)為長(zhǎng)痛不如短痛，決定摒棄原有的OA系統(tǒng)，老OA終于如船觸礁拋錨了。

就這樣，15萬(wàn)元OA項(xiàng)目就在我眼皮下“放鴿子”，當(dāng)時(shí)我想“完蛋了，老板肯定把我吃掉。準(zhǔn)備卷鋪蓋吧。”

然而事出意料，老板只是淡淡說(shuō)：“選型失敗，有多種原因，不能全怪您。您就將功贖罪，重新再來(lái)。這次由您全權(quán)負(fù)責(zé)，誰(shuí)也不能干涉，我當(dāng)您后臺(tái)！”

我很感動(dòng)，仿遇明君。

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