石家莊OA信息化新典范--深入訪談中華汽車石家莊OA信息化推動團(tuán)隊(duì)

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知識管理新典范

-- 深入訪談中華汽車知識管理推動團(tuán)隊(duì) 

中華汽車一直是國內(nèi)最具代表性的優(yōu)良企業(yè)，不僅在汽車的制造與銷售上常踞國內(nèi)的冠軍寶座，對於企業(yè) e 化與知識管理 (KM) 的推動亦是國內(nèi)企業(yè)競相學(xué)習(xí)的標(biāo)干。日前 9/28中華汽車應(yīng)經(jīng)建會之邀，對於本身所導(dǎo)入以及使用的知識管理系統(tǒng)作一成果發(fā)表，為國內(nèi)企業(yè)樹立了知識管理的最佳典范。意藍(lán)科技是此次中華汽車KM系統(tǒng)的主要工藝提供廠商，其優(yōu)異的工藝已多次獲得國內(nèi)外大型企業(yè)的肯定與采用。以下是意藍(lán)科技與中華汽車知識管理推動團(tuán)隊(duì)的精采訪談內(nèi)容，對於有心在組織內(nèi)部推動知識管理的經(jīng)理人，這是一次珍貴且實(shí)用的經(jīng)驗(yàn)分享。

Q：中華汽車此次KM項(xiàng)目的內(nèi)部PM人員編制為何？
A：在本公司蘇慶陽總經(jīng)理的全力支持下，此次 KM 項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人是工藝 GROUP 的黃重洲協(xié)理，帶領(lǐng)知識專業(yè)、信息系統(tǒng)、變革促動及集成推廣小組等成員共同推動此一項(xiàng)目。整個知識發(fā)展項(xiàng)目組織約有20多人，均為各部門單位的適合同仁兼職參與推動，當(dāng)前并無專職人員。

Q：中華汽車建置KM的起源為何？希望達(dá)成的目標(biāo)與成果？
A：中華汽車對整個KM項(xiàng)目的需求是逐漸形成而且越來越明確的。像工藝部負(fù)責(zé)車輛工藝的開發(fā)，一直以來都有KM的需求，想將成功的經(jīng)驗(yàn)與工藝妥善整理保存，但卻苦無適當(dāng)?shù)墓ぞ撸欢畔⒉勘旧韯t有信息集成的需求，希望發(fā)展一個集成性的工作管理系統(tǒng)可供企業(yè)作長遠(yuǎn)的使用；此外總經(jīng)理室也意識到整個產(chǎn)業(yè)環(huán)境的變化，因此著手研究知識管理的導(dǎo)入可行性。
經(jīng)過充分的研究與溝通，推動部門的干部對於推廣KM的必要性已經(jīng)有了相當(dāng)?shù)墓沧R，於是開始尋求高階主管的支持。在2000年上半年內(nèi)部的深入研究與共識凝聚，下半年的廠商探訪與成功案例參觀，中華汽車對於自己所需要的KM已經(jīng)逐漸成形。
監(jiān)于於知識管理是長期推動的工作，中華汽車訂定了一個2005年的知識發(fā)展愿景，「成為大中華地區(qū)知識型企業(yè)標(biāo)干」，作為內(nèi)部職工溝通與項(xiàng)目發(fā)展方向上的指導(dǎo)方針。

Q：中華汽車的KM是由中階干部開始推動的，請問要如何尋求高階主管的支持？
A：對於尋求高階主管的支持，有幾個關(guān)鍵點(diǎn)是很重要的。
首先，要有適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目負(fù)責(zé)人，愿意積極對高階主管溝通KM的觀念以及實(shí)行的必要性，而此次項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在這一點(diǎn)扮演了極為關(guān)鍵的角色。

其次，可借助外界的力量以強(qiáng)化高階主管對KM重要性的了解。像去年KM的相關(guān)理論探討以及研討會相當(dāng)?shù)亩?，高階主管在外面多少會碰到，進(jìn)而增進(jìn)他們對KM的認(rèn)知。其實(shí)中華汽車的高階主管均有接受新事物的好習(xí)慣，尤其是總經(jīng)理蘇慶陽先生發(fā)現(xiàn)好的觀念或書籍，并以贈書的方式分享給內(nèi)部的各級主管。在這種良好的企業(yè)文化之下，高階主管易於接受新的觀念，增加了KM項(xiàng)目推動的成功機(jī)會。

最後，要有一個具體的Prototype去說服高階主管。由於KM是較為抽象、效益難以立刻顯現(xiàn)的系統(tǒng)，因此要讓高階主管更明確知道這個KM作出來後會是什麼樣子，才會得到高階主管更有力的支持。所以準(zhǔn)備一個對將來KM系統(tǒng)的應(yīng)用方式較為具體清楚的Prototype，是說服高階主管全力支持的重要關(guān)鍵工具。
Q：KM的確是一個短期之內(nèi)效益無法立即顯現(xiàn)的系統(tǒng)，在這個不景氣的時候，很多企業(yè)主并不會花錢去投資這種系統(tǒng)。為何中華汽車仍會如此堅(jiān)定地運(yùn)行KM項(xiàng)目呢？
A：因?yàn)樵诮M織內(nèi)部的不斷溝通之中，我們的高階主管與中階干部都清楚地了解到，如果不作KM，過去的一些寶貴經(jīng)驗(yàn)將無法充分傳承。同理反之，我們可以想想看：「如果現(xiàn)在不作KM，會有哪些壞處？」
以中華汽車為例，過去我們有許多寶貴的的成功經(jīng)驗(yàn)未能妥善保存，如：Lancer上市的成功經(jīng)驗(yàn)，大陸建廠的成功經(jīng)驗(yàn)…等等，這些成功經(jīng)驗(yàn)常會隨著人員的變動而無法保存，同時也意味著企業(yè)競爭力能否持續(xù)發(fā)揮效益的問題。面對競爭日趨激烈的未來，臺灣即將加入WTO，再再都提醒著我們必須趕緊加快腳步做好KM系統(tǒng)，進(jìn)而不斷積累成功經(jīng)驗(yàn)以厚植競爭力。因此，有時要以反面的思考去刺激組織，將更可突破KM系統(tǒng)效益不易立即彰顯的盲點(diǎn)。

Q：當(dāng)前中華汽車在KM推廣活動的進(jìn)展？內(nèi)部的推廣方式為何？
A：KM項(xiàng)目先前有工藝部率先采用，約100多人使用，現(xiàn)在已經(jīng)具有初步的功效，積累了相當(dāng)?shù)奈臋n量在KM系統(tǒng)上。而當(dāng)前知識管理推動團(tuán)隊(duì)正在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的水平推廣，推廣的對象以工藝相關(guān)的部門群組為主軸，加上信息部以及總經(jīng)理室，年底前將推廣至 8個部門，共有約1000人左右的使用人數(shù)。而接下來的計(jì)劃是明年底要推廣至全公司使用。
對於內(nèi)部基層的推展，首先要廣為傳達(dá)高階主管對KM推動的決心，因此在內(nèi)部網(wǎng)站、各期的公司月刊都會有知識管理的觀念探討文章，并且也印制海報(bào)作宣傳；同時在內(nèi)部規(guī)劃出共同的愿景以及溝通語言，寫成一本供內(nèi)部溝通使用的計(jì)劃書，讓各部門同仁的步調(diào)逐漸趨於一致。另一方面，推動團(tuán)隊(duì)中的同仁的熱心推展很重要，他們都十分勤於跑基層，對於 8個部門的使用窗口進(jìn)行較詳盡的教育訓(xùn)練，降低他們在使用KM系統(tǒng)所會遭遇的困難，同時也讓試用單位的同仁充分了解到本身的重大責(zé)任以及應(yīng)有的使用態(tài)度。而推動團(tuán)隊(duì)會直接并謹(jǐn)慎地進(jìn)程各使用單位所發(fā)生的抱怨情形，不讓這些抱怨擴(kuò)散而影響其他尚未使用同仁的心情，并作為日後改進(jìn)系統(tǒng)的重要引用依據(jù)。

Q：如何集成內(nèi)部對KM的Spec請求？
A：對於KM的Spec請求主要源自於工藝部、總經(jīng)理室與信息部。信息部采取User導(dǎo)向的溝通，歷經(jīng)一個多月的討論，凝聚出叁部門的共識，并進(jìn)行系統(tǒng)分析，與工藝廠商意藍(lán)科技作充分溝通。同時也依溝通的結(jié)果與Spec請求作出Prototype，進(jìn)而向高階主管爭取支持。

Q：在KM系統(tǒng)使用工藝上，是如何進(jìn)行考量與選擇？
A：整個KM系統(tǒng)的工藝采用問題，公司是全權(quán)交給信息部去決定。而信息部則是完全依照用戶的角度作出發(fā)，作嚴(yán)格的請求與工藝篩選。過去中華汽車是使用Notes的系統(tǒng)，所以在工藝選擇上曾經(jīng)爭論過是否要延續(xù)Notes平臺上發(fā)展Web Solution亦或采用新的Web Solution工藝。但由於Notes的程序開發(fā)人力成本很高，而且其Web Solution感受上較為封閉，并考量中華汽車在Notes上的包袱還不重，轉(zhuǎn)換成本并不高，因此毅然決然決定采取新的Web Solution工藝來作為KM發(fā)展的基礎(chǔ)。

Q：提供KM解決方案的廠商眾多，為何要選擇意藍(lán)科技？
A：在決定使用新的Web Solution後，接著要在幾家可提供此服務(wù)的廠商中作挑選。意藍(lán)科技會雀屏中選的主要原因有幾個：
首先，意藍(lán)的工藝上采Java Solution以及Web Solution，具有良好跨平臺能力與擴(kuò)充性。
再者，意藍(lán)的產(chǎn)品較易與其他公司的產(chǎn)品進(jìn)行集成，像Workflow這塊意藍(lán)便可舒展較優(yōu)異的集成性。
還有，意藍(lán)的產(chǎn)品多已成型，不需再從頭開發(fā)，對於整體項(xiàng)目的時程進(jìn)度控制有很大幫助。
更重要的是，意藍(lán)的機(jī)動性強(qiáng)，配合度高。最後這一項(xiàng)其實(shí)是很重要的，因?yàn)橹腥A汽車是很嚴(yán)格的使用廠商，一方面在Spec的請求上很挑，另一方面也希望查找雙方行動力相當(dāng)，可長期配合的廠商。

Q：整個KM項(xiàng)目的導(dǎo)入與時程控制情形為何？
A：整體而言均在當(dāng)初的規(guī)劃之中完成。之前提過，有一個行動力與我們相當(dāng)?shù)能浖に噺S商作配合是相當(dāng)重要的，否則中華汽車KM的Phase1如何能在5個月之內(nèi)完成并上線？類似Phase1的內(nèi)容規(guī)格在有些研究單位的規(guī)劃中，他們評估大概需要2年的時間才可完成。然而在知識管理推動小組以及意藍(lán)科技的密切配合下，以超高的效率完成了此項(xiàng)目，這中間節(jié)省了大量的時間與人力成本；同時在短期之內(nèi)就有相當(dāng)可觀的成果能舒展，這進(jìn)一步給了高階主管以及全體同仁繼續(xù)支持KM項(xiàng)目的動力。

Q：當(dāng)前KM系統(tǒng)使用狀況為何？有何效益出現(xiàn)？
A：當(dāng)前已有初步的成果出現(xiàn)，使用1個多月，約有200多篇專業(yè)的文檔已經(jīng)發(fā)表在KM系統(tǒng)上。推動單位已經(jīng)開始覺得這套系統(tǒng)很好用，而水平推廣的其他部門也已經(jīng)學(xué)會如何使用此系統(tǒng)了。預(yù)計(jì)在今年年底或明年初，會針對所有的1000多位用戶進(jìn)行一次大規(guī)模的使用滿意度調(diào)查，屆時將會有更數(shù)據(jù)化的使用成果出現(xiàn)。

Q：請問中華汽車到當(dāng)前為止對意藍(lán)科技的產(chǎn)品與服務(wù)的總評論為何？
A：整體而言，意藍(lán)的表現(xiàn)相當(dāng)稱職。提供的產(chǎn)品功能與當(dāng)初所規(guī)劃的一致，符合我們的需求，而且配合度很高，項(xiàng)目進(jìn)度控制得宜。唯一較可惜的是在用戶界面上還不是那麼讓人習(xí)慣，用戶要多學(xué)兩次才會上手。不過這問題不大，因此我們覺得將來雙方的配合一定是越來越好，相信項(xiàng)目的Phase2將會舒展出更好的成效。