天津OA信息化實(shí)施的第三條道路

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當(dāng)公司試圖把積累的經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)換成組織的競爭優(yōu)勢時，經(jīng)常忽略一個基本的事實(shí)：知識從人開始也以人結(jié)束。離開人對知識的理解、對知識來龍去脈的掌握和對知識有效的利用，知識就是一堆的數(shù)據(jù)。 進(jìn)一步說，在知識管理發(fā)揮真正價值之前，實(shí)施知識管理是一冗長復(fù)雜的、費(fèi)時、容易引起爭議的過程，并且經(jīng)常耗費(fèi)大量的時間、金錢、需要公司高層的支持。同時，如果知識工作者認(rèn)為實(shí)施知識管理僅僅給他們的老板帶來好處的話，那他會認(rèn)為充分展示個人知識價值的最好方法是跳槽或保持獨(dú)立。 顯而易見的，但并不是經(jīng)常被提到的一個事實(shí)是：當(dāng)知識工作者對自己知道的、不知道的和需要知道的事情采取主動和富有責(zé)任心的心態(tài)的時候，知識管理就能做得最好。這樣做的結(jié)果不僅是個人對企業(yè)更有價值，而且企業(yè)本身的智力資產(chǎn)將增加。 不需要老板技術(shù)上或經(jīng)濟(jì)上的很大投入，只需要一套簡單的、廉價的技術(shù)和工具就可以實(shí)現(xiàn)每個人獲取、創(chuàng)造和共享知識，擴(kuò)展個人網(wǎng)絡(luò)和與同事合作。通過從底層到高層的每個知識工作者對自己個人知識的管理，這些簡單的技術(shù)和工具可以提高生產(chǎn)率和促進(jìn)員工的工作積極性，而這些積極性則可以增加克服那種從上到下的實(shí)施知識管理的來自技術(shù)和社會關(guān)系層面的阻力。 信息過載是一個事實(shí)，而非理論，有事實(shí)表明大多數(shù)人缺少跟上知識時代的技術(shù)或工具。安德遜咨詢協(xié)會戰(zhàn)略變化研究部估計，職業(yè)人每天需要在不同的媒體上最少涉獵220條信息，他們中的大多數(shù)人抱怨實(shí)施知識管理對減少過量的信息無能為力。 相應(yīng)的，一些咨詢顧問通過實(shí)施一些小的技巧，例如對他們職工和管理人員增加“個人知識效力”或“個人信息策略”的培訓(xùn)。他們提出了不同的方法來對付信息過載，提出應(yīng)用不同的個人知識管理工具和價值原理來擴(kuò)大個人智力財產(chǎn)。 Ross Dawson先生，先進(jìn)人類技術(shù)公司的創(chuàng)始人兼CEO，一家在澳大利亞悉尼的KM咨詢公司說“大多數(shù)的知識管理實(shí)施集中在應(yīng)用技術(shù)來組織信息和知識流動”?！皞€人的信息和知識技術(shù)包括過濾過載的信息、有效閱讀、記錄、分析、綜合和與他人有效溝通，而這些技巧卻很少被認(rèn)真研究并開發(fā)出來”。 Open Connect AG公司知識管理主管（Open Connect AG是一家在瑞士伯爾尼進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開發(fā)的公司）羅納德Hyams先生說：在短時間內(nèi)處理大量的信息，對個人和他的同事來說都是很難的事情。在教育管理人員和員工如何增強(qiáng)處理信息的技巧時，包括了傳遞給他人信息的透明度、質(zhì)量和信息價值的問題。同時，也包括增加從他人得到信息的速度和有效性的方法。他同樣也提供時間管理和工作場所的舒適度，例如吃好睡好的技巧。 Hyams說，通過實(shí)施個人知識管理，個人能夠在他想得到信息、如何得到信息的時候找到所需要的信息，花費(fèi)很少的時間來獲取和表達(dá)信息，管理他人是如何得到個人信息的質(zhì)量，樹立信息提供者的聲譽(yù)，從而提高了他們在公司內(nèi)部的價值和勞動力市場中的價值。對于南非比勒陀利亞的咨詢公司QuantumIII來說，PKM 是吸引項(xiàng)目主管的方法之一?！坝袆?chuàng)造力的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)展了個人獲取知識和評估知識的方法，” CEO Albert A. Cruywagen說。“知識的質(zhì)量在很大程度上決定了決策和領(lǐng)導(dǎo)的質(zhì)量”。 商業(yè)學(xué)校也開始在課程中安排個人知識管理。Jason Frand，安德森大學(xué)管理學(xué)院的院長助理、計算和信息服務(wù)處的主任，在美國加利福尼亞大學(xué)洛杉磯分校為即將開學(xué)的MBA學(xué)生講授必修課程，他教育學(xué)生要發(fā)展一套自己工作的知識智力地圖，創(chuàng)造一套組織結(jié)構(gòu)，便于查找和聯(lián)系個人和職業(yè)信息，并且運(yùn)用技術(shù)來擴(kuò)大他們的記憶力和提高他們本身的能力。 多說 在這個信息飽和的環(huán)境中，有效的處理信息是很必要的。運(yùn)用可靠的技術(shù)，個人知識管理工具可以幫助個人擴(kuò)展這些能力。 Namchul Do（現(xiàn)在是南非Changwon市沃爾沃建筑裝配公司的高級系統(tǒng)分析師）在1997年獲得了工業(yè)工程方面的博士學(xué)位，發(fā)展了自己的方法來管理個人知識的生活周期。他經(jīng)營著一個網(wǎng)絡(luò)，可免費(fèi)提供服務(wù)，通過這個網(wǎng)絡(luò)提供的服務(wù)和使用韓語的探索引擎，可以免費(fèi)的跟蹤他在網(wǎng)上存儲的資料。 “管理信息意味著可以能保證任何時候都能獲得的存儲信息” Do說，他在利用網(wǎng)站存儲和檢索從項(xiàng)目和制造復(fù)雜的工程程序中的技巧的所有事情，“他可以幫助我產(chǎn)出技術(shù)型論文、學(xué)術(shù)出版物甚至軟件系統(tǒng)等的知識資產(chǎn)”。 Joe Batista ，美國休斯敦康柏計算機(jī)公司的頭目，他試圖使公司目前的形勢能夠跟上信息時代的大潮流，記錄道，到目前為止沒有人對個人知識管理產(chǎn)品進(jìn)行名確定義。他說“這個概念涉及到許多沒有人曾經(jīng)研究的問題”“因?yàn)樵谒形募袷街行畔?shù)據(jù)、信息和知識的超載需要個人結(jié)果和知識管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)可以在他們的商業(yè)條件下過濾、分類、吸收、檢索。 在這一塊，還有許多個人提供的產(chǎn)品，從你應(yīng)用硬件中應(yīng)用索引文件進(jìn)行快速查詢到重新利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行元數(shù)據(jù)搜索，合作服務(wù)和創(chuàng)新方式來組織、提交和共享信息。許多的工具是免費(fèi)的，吸引企業(yè)銷售商的興趣，發(fā)布廣告或者產(chǎn)生click-through revenue 。 例如，Compaq Batista擁有12GB的工作，積累了價值5年的信息，在他的可移動計算機(jī)的硬盤中使用Enfish 技術(shù)公司的跟蹤系統(tǒng)，來索引、發(fā)現(xiàn)和觀察多格式的文檔?！拔铱梢栽谡麄€智力資產(chǎn)庫中查到我需要的知識”。他指向Enfish Onespace，跟蹤者的免費(fèi)后續(xù)者，在正確方向上的有一臺階，因?yàn)樗梢园葱畔?shí)施行動，例如在生日的時候可以通過按鍵來預(yù)訂生日蛋糕。 Accsys 公司董事長Randy M. Kaplan，Westchester, Pa.的一個知識工程咨詢家說“個人知識管理工具可以擴(kuò)大個人的記憶系統(tǒng)”，可以幫助CEO處理信息超載的問題。Kaplan把自己的個人知識管理系統(tǒng)作為了一個例子。他說他已經(jīng)存儲了在他10年的時間內(nèi)讀和寫的所有東西，大多數(shù)都是紙質(zhì)的。他對這些資料掃描到文件管理，然后利用Adobe Capture識別，把這些文章做成Adobe的格式?，F(xiàn)在Kaplan的文章和信息做成數(shù)據(jù)庫，大小約700 MB，然后把這些數(shù)據(jù)庫做成CD然后他可以隨身攜帶。 Kaplan把CD的內(nèi)容看作是“潛在知識”。他使用了叫做dtSearch Desktop from dtSearch Corp應(yīng)用程序，可以把個人存儲的信息進(jìn)行索引，使用了快速查詢。他說這些不連續(xù)的產(chǎn)品要比現(xiàn)在流行的PDA還要便于迅速查詢。他使把我生命中所記錄的資料進(jìn)行綜合，然后上網(wǎng)，我可以同時進(jìn)行信息錄入和輸出，他解釋道。 個人智力資產(chǎn) 對所變化的大量信息進(jìn)行把握是一個很重要的策略，但是使用PKM的技術(shù)和工具，個人可以走的更遠(yuǎn)，可以提高他們的能力和潛在的職業(yè)生涯。有效的把你個人知識財產(chǎn)變成目前個人的智力財產(chǎn)。這些發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致個人知識管理不是一獨(dú)立的行為而是一社會性的活動。 這是我所說的個人范例的變化，“工作是連續(xù)性和系列性。無論他是不是一個職員，個人知識工作者需要把自己作為企業(yè)的一部分。它是你知道什么、你知道誰和他們知道什么的問題?！? 盡管個人知識工作者市場價值是建立在他們怎樣“聰明”，今天的技術(shù)很快就會陳舊。Sidoli說，持久性的價值是建立在“輕松學(xué)習(xí)”和接近知識、商業(yè)、社會團(tuán)體和技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的能力，來不斷的更新這些技術(shù)。反過來說，個人知識工作者需要與他人共享知識。 一個知識管理工作者必須綜合四種類型的網(wǎng)絡(luò)來構(gòu)建個人價值?！爸R是關(guān)鍵，因?yàn)樵谀愕纳虡I(yè)網(wǎng)絡(luò)中賣知識，并且在社會網(wǎng)絡(luò)中共享知識” Sidoli解釋到。他建議人們認(rèn)識知識網(wǎng)絡(luò)實(shí)踐的團(tuán)體性，并且通過連接職業(yè)性和特殊興趣的組織充分利用它們?！巴ㄟ^共享知識學(xué)習(xí)信任和互相尊總建立個人知識品牌，個人知識品牌可以提高他或她在組織或勞動力市場中的價值。”他說。 Sidoli把他的過去做為一個例子。在一些年之前當(dāng)他對知識管理感興趣時，他已經(jīng)買掉了自己的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展公司并且辭掉自己的工作，做了一家多媒體公司的主管。他通過提問自己下列的幾個問題來描述個人知識管理的審計： 我的核心目標(biāo)和價值是什么？ 我的核心競爭力是什么，我需要到哪里去？ 我的各類網(wǎng)絡(luò)的力量在哪里？ 他們平衡嗎？ 下一個事情是什么？ 他開始了對目標(biāo)的學(xué)習(xí)，參加會議和工作組，參與網(wǎng)上和面對面知識培訓(xùn)。由于Sidoli沒有作為咨詢的“品牌”，他開始進(jìn)行網(wǎng)上課程教學(xué)，把KM和自己原來的經(jīng)驗(yàn)性結(jié)合，出版網(wǎng)上時事通訊和為actlikeanowner.com進(jìn)行專欄創(chuàng)作，“在組織發(fā)展或信息技術(shù)方面我沒有經(jīng)驗(yàn)，但是我會寫，所有我集中寫”。他回憶。最后他在咨詢公司開始工作，他通過國際間的通信來往和使用個人知識灌輸知識共享，幫助一些大型企業(yè)提高了他們的品牌。 組織中的個人 盡管個人知識管理強(qiáng)調(diào)個人，盡管知識管理歸結(jié)為共享知識和增加組織的價值，它依靠他們的智力資產(chǎn)?！氨M管所有的企業(yè)基于知識，個人知識能力對職業(yè)服務(wù)，例如法律、咨詢和投資銀行來說是很重要的，這些行業(yè)主要依靠知識工作者的能力，需要個人和集體的工作努力?！备呒壢祟惣夹g(shù)公司的Dawson說。 在工作中，有效地個人知識管理加快了信息的處理過程，降低了曠工和流線操作的費(fèi)用，提高了工作環(huán)境的性能和競爭性。Open Connect的 Hyams 說。這些事情對個人和企業(yè)來說都是有意義的。他說“個人知識管理是以團(tuán)隊為中心的”?！皞€人的知識有助于團(tuán)隊的生產(chǎn)和創(chuàng)造”。Hyams堅持如果知識工作者擁有知識管理技術(shù)，企業(yè)實(shí)施知識管理是可以成功。 事實(shí)上，在公司內(nèi)實(shí)施知識管理系統(tǒng)應(yīng)該是從個人進(jìn)行自下而上的，通過整個組織來實(shí)施，而不是從上而下開始。這種策略可以使公司通過實(shí)施知識管理回避典型的問題，例如費(fèi)用和困難，從而更能鼓勵大家參與。 Ray Edwards，他認(rèn)為個人知識管理有可能是實(shí)施知識管理的企業(yè)成功的基礎(chǔ)?！叭绻究梢允紫韧菩?、鼓勵和實(shí)施個人知識管理，它們可以發(fā)現(xiàn)EKM可能是一個事實(shí)而非結(jié)果” Edwards說，“如果我們在組織的根部實(shí)施知識管理，效果有可能更為有效。 通過那些容易獲得的、能直接產(chǎn)生價值的便宜得個人知識管理工具一方面可以增強(qiáng)知識工作者個人的智力資產(chǎn)，另一方面也為在組織實(shí)施知識管理提供了一條另外的途徑。“你可以做個獨(dú)裁者，告訴你的員工這些工具是必須要使用的”，Compaq的Batista說，“但你還有第二個選擇，就是采用民主的方式，告訴大家為了我們共享方便，我們要建立一個擁有相同分類和元數(shù)據(jù)得知識庫。第三個方法就是你可以讓知識管理從個人開始，通過個人知識管理系統(tǒng)或者門戶，給員工提供一些基礎(chǔ)的工具，然后讓個人在組織的基礎(chǔ)上盡情表演!”