組織天津OA信息化的博客化 增強(qiáng)競爭優(yōu)勢(shì)（方興東 劉雙桂）

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里克·克勞在自己就職的客戶關(guān)系管理軟件公司進(jìn)行了為期一個(gè)月的基于Radio軟件的博客試驗(yàn)。他覺得公司內(nèi)聯(lián)網(wǎng)作為一個(gè)龐大的靜態(tài)站點(diǎn)收藏了許多有用的信息，可是卻沒有太多的動(dòng)態(tài)內(nèi)容。他希望內(nèi)聯(lián)網(wǎng)能有更多的用途，成為一個(gè)公司所有人都能方便地分享意見、問題、經(jīng)驗(yàn)的地方。他在公司內(nèi)挑選了12個(gè)人，組成了一個(gè)試驗(yàn)小組，這些人分別從事研發(fā)、銷售、市場和產(chǎn)品管理等工作。

試驗(yàn)小組成員經(jīng)過一個(gè)猶豫不決、迷惑和重新學(xué)習(xí)新軟件的過程，發(fā)現(xiàn)了許多有趣的現(xiàn)象。由于weblog靈活的特性，許多人使用軟件時(shí)形成了自己的經(jīng)驗(yàn)：一個(gè)高級(jí)開發(fā)人員將Radio當(dāng)作一個(gè)很棒的有注釋的書簽工具，借此可以與團(tuán)隊(duì)人員方便地溝通；一個(gè)市場管理人員將Radio作為一個(gè)剪報(bào)服務(wù)，把從其他站點(diǎn)復(fù)制過來的信息片斷保存到自己的網(wǎng)頁上；一個(gè)銷售人員使用Radio來分發(fā)相關(guān)產(chǎn)業(yè)新聞給其他人；一個(gè)時(shí)常和被培訓(xùn)的客戶共進(jìn)午餐的測試者經(jīng)常在blog上提供午餐時(shí)間討論話題的概要，分享客戶方面的需求、興趣和對(duì)他們的調(diào)查。

2000年夏天，皮亞·萊博思開發(fā)了專門用于企業(yè)的博客工具——企業(yè)博客（Enterprise Blogger）。這個(gè)軟件在思科系統(tǒng)公司加利福尼亞州圣何塞總部得到應(yīng)用。

皮亞·萊博思與思科公司一名經(jīng)理合作。這位經(jīng)理在她所在的網(wǎng)絡(luò)管理軟件組主管區(qū)域和渠道市場，其職務(wù)是計(jì)劃、促進(jìn)和溝通，并將信息傳遞給接受者。這需要與內(nèi)部產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)、市場交流團(tuán)隊(duì)、外部人員和世界范圍的思科市場團(tuán)隊(duì)人員協(xié)同工作。她決定將博客帶到思科系統(tǒng)公司，主要是因?yàn)楫a(chǎn)品組和市場組的交流搞得人很沮喪。他們有太多的會(huì)議，卻缺乏進(jìn)展記錄和行動(dòng)事項(xiàng)；大量的電子郵件卻難以理清輕重緩急。

新的博客網(wǎng)站與公司的內(nèi)部站點(diǎn)有很大區(qū)別：它更新迅速，并且由內(nèi)容的擁有者更新而不用麻煩站長，這樣就解放了站長，讓他可以戰(zhàn)略性地思考和計(jì)劃，而不是做煩人的維護(hù)工作。 博客的使用基本上達(dá)到了預(yù)期效果，團(tuán)隊(duì)采用了博客，并且有規(guī)律地更新。兩件事情使她感到驚奇：一是有些團(tuán)隊(duì)不愿意使用博客，因?yàn)槿魏巫兓紩?huì)帶來轉(zhuǎn)換阻力，但一旦開始，他們就很容易持續(xù)和擴(kuò)展下去。二是她所在項(xiàng)目組的團(tuán)隊(duì)，開始使用博客發(fā)布新聞組。

在企業(yè)博客的優(yōu)越特性中，索引中心和搜索工具作用非常大，讓使用者很快就找到自己需要的頁面。模塊共享的能力，可以讓使用者發(fā)布自己的內(nèi)容。簡易的FTP支持和發(fā)布系統(tǒng)也很重要，這些大大改善了項(xiàng)目組的工作。

發(fā)展中的知識(shí)管理

要詳細(xì)了解知識(shí)博客，必須了解知識(shí)管理。人類逐步步入知識(shí)社會(huì)，知識(shí)構(gòu)成了企業(yè)最重要的核心競爭力。企業(yè)為了促進(jìn)創(chuàng)新進(jìn)而加強(qiáng)自身的優(yōu)勢(shì)，開始對(duì)組織知識(shí)進(jìn)行管理，它包括對(duì)知識(shí)的學(xué)習(xí)、共享和創(chuàng)新過程的管理。而知識(shí)管理的目標(biāo)毫無疑問是增強(qiáng)組織的競爭優(yōu)勢(shì)，這一優(yōu)勢(shì)可以分為兩個(gè)方面，那就是通過業(yè)務(wù)創(chuàng)新贏得優(yōu)勢(shì)，或者是通過優(yōu)化決策與管理來贏得優(yōu)勢(shì)。

為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，必須對(duì)組織的知識(shí)進(jìn)行靜態(tài)和動(dòng)態(tài)管理。靜態(tài)的管理主要指圖書館學(xué)意義上的管理，即對(duì)現(xiàn)有的知識(shí)進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和查找?，F(xiàn)有的知識(shí)管理系統(tǒng)都可以做到這一點(diǎn)。動(dòng)態(tài)的知識(shí)管理指組織中對(duì)知識(shí)的學(xué)習(xí)、共享和創(chuàng)新的過程，現(xiàn)有的知識(shí)管理很難實(shí)現(xiàn)，公司的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)往往與知識(shí)管理系統(tǒng)是相互分離的，而知識(shí)管理系統(tǒng)也往往與組織的交流和創(chuàng)新相脫節(jié)。

雖然很多公司都有專業(yè)化的知識(shí)管理工具，往往也整合了辦公自動(dòng)化、信息門戶、人力資源管理、客戶關(guān)系管理、商業(yè)智能等各種技術(shù)和管理工具，但是作為動(dòng)態(tài)的知識(shí)管理工具，還存在極大的缺陷。因此組織除了知識(shí)管理之外，往往還需要組織學(xué)習(xí)的工具相互配合。

專業(yè)化、系統(tǒng)化和正規(guī)化的解決方案往往會(huì)走向一個(gè)極端：自上而下的路線，鼓勵(lì)了集中化和組織中森嚴(yán)的等級(jí)。因?yàn)檎?guī)化而失去靈活性，因?yàn)榧谢ハ聦拥膭?chuàng)造性。雖然許多專家強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理是自下而上的，但是知識(shí)管理工具的高昂造價(jià)導(dǎo)致主要由管理層決策投資建立知識(shí)系統(tǒng)，那么這種系統(tǒng)就無可避免打上“自上而下”的特點(diǎn)。許多公司實(shí)施知識(shí)管理，重點(diǎn)考慮如何實(shí)現(xiàn)對(duì)下級(jí)的考核和對(duì)工作流程的嚴(yán)格控制。

基于Blog的知識(shí)管理：知識(shí)博客

如何發(fā)揮企業(yè)(組織)所有員工在創(chuàng)造、交換、使用知識(shí)的積極性、主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的知識(shí)管理，是目前知識(shí)管理的瓶頸。知識(shí)管理先驅(qū)們所提出的組織轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)習(xí)型組織，實(shí)行扁平化的管理等等并沒有隨著知識(shí)管理系統(tǒng)的實(shí)施而到來。

加拿大皇后大學(xué)教授喬·凱茲曼認(rèn)為目前的知識(shí)管理中存在著一系列的雷區(qū)，包括：搜索不充分，難以發(fā)現(xiàn)相關(guān)的知識(shí)；難以保持更新；不知道自己不知道的東西（缺乏專家引導(dǎo)）；拒絕共享；難以保證質(zhì)量，積累垃圾信息；使用存在障礙；容易對(duì)系統(tǒng)中的信息產(chǎn)生不信任感；喜歡獨(dú)自“重新發(fā)明輪子”等。他認(rèn)為必須引進(jìn)新的知識(shí)管理工具——博客。而博客技術(shù)能夠克服傳統(tǒng)知識(shí)管理的缺陷，滿足復(fù)雜知識(shí)環(huán)境下的需要，該技術(shù)具有靈活性和真正的“平民性”。

許多中小型企業(yè)已經(jīng)開始采用博客技術(shù)進(jìn)行組織的知識(shí)管理。有的公司在一個(gè)組織內(nèi)部建立博客社區(qū)，并為每個(gè)員工建立一個(gè)自己的網(wǎng)絡(luò)空間。員工在日常工作中，被鼓勵(lì)及時(shí)記錄自己的工作內(nèi)容或問題，或者當(dāng)時(shí)的創(chuàng)意。而整個(gè)組織內(nèi)部，則可以通過一種“聚合”的方式收集員工愿意公開的信息，變成大家都可以共享的知識(shí)。這種工作記錄并不嚴(yán)格要求每個(gè)員工一定要嚴(yán)肅地描寫每件事情，更沒有字?jǐn)?shù)或描述方式的規(guī)定。但是對(duì)于團(tuán)隊(duì)來說，任何及時(shí)的記錄都會(huì)使工作總結(jié)變得更加容易，并可以更有效地積累一些本來難以結(jié)構(gòu)化的知識(shí)。在某些情況下，對(duì)于可能容易離職的工作來說，后來接任者借助博客則容易很快接手工作，減少知識(shí)的流失或返工的代價(jià)。

一位博客實(shí)踐者曾總結(jié)出這樣的經(jīng)驗(yàn)：“我花了20分鐘將近階段的工作做了一個(gè)小結(jié)，除了給出近階段的工作成果，還將部門員工的崗位職責(zé)、內(nèi)部管理模式做了介紹。這樣的一份材料對(duì)其他部門了解我們的工作將會(huì)起到很大的作用，同時(shí)我把該文檔放到部門員工交流園地的博客上，這樣部門內(nèi)部員工對(duì)了解自己該做什么，跟哪些人協(xié)調(diào)都有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)?！?/FONT>