券商天津OA信息化系統(tǒng)建設研究

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　　知識管理被認為是企業(yè)管理領域繼辦公自動化、企業(yè)信息化和信息資源管理之后的重要發(fā)展方向之一。20世紀90年代以來，隨著企業(yè)外部競爭環(huán)境的急速變化和企業(yè)對“知識資產”的日益重視，企業(yè)開始考慮在內部建立一種靈活的、自適應的和高效率的組織框架來提高企業(yè)的核心競爭力。具體做法是建立一種信息化知識管理應用系統(tǒng)，幫助企業(yè)解決知識的共享和再利用問題。本文首先闡述知識管理概念，接著分析了券商建立知識管理系統(tǒng)的必要性及可能性，然后描述了券商知識管理系統(tǒng)的主要功能，最后提出了券商建立知識管理系統(tǒng)的對策和建議。 　　伴隨人類社會從工業(yè)經濟時代進人知識經濟時代，企業(yè)管理模式發(fā)生著深刻的變革。管理大師彼得·德魯克在《知識社會的興起》一書中指出，100多年來人類經歷過三次革命，即工業(yè)革命、生產力革命和管理革命，這三次革命都是由知識意義的根本轉變驅動的。隨著知識經濟的形成和發(fā)展，知識管理掀起了新一輪的管理革命浪潮。 　　工業(yè)經濟時代的管理重點在于對資本、勞動和自然資源的管理，而在知識經濟時代，知識成為企業(yè)保持競爭優(yōu)勢所不可缺少的要素和重要資源，知識經濟時代更為看重的是對知識的管理。21世紀企業(yè)競爭的主要利器、財富的主要來源、市場交易的重要對象，都是知識。因此，企業(yè)的管理必須進行理論上和模式上的轉變，對于我國企業(yè)特別是知識密集型的證券行業(yè)來說，如果不能把握這次管理創(chuàng)新的機遇，就可能被時代所拋棄。 　　1、知識、知識管理 　　1.1知識 　　知識按其性質可分為知道是什么的知識（know—what，關于事實方面的）、知道為什么的知識（know—why，事物的客觀原理和規(guī)律性方面的，屬于科學方面的）、知道怎樣做的知識（know—how，技巧、技藝、能力方面的，屬于技術方面的）和知道是誰的知識（know—who，特定的社會關系、社會分工和知道者的特長與水平，屬于經驗與判斷方面的）四種類型。前兩種類型的知識和第三種類型知識的一部分屬于可編碼化的知識，一般較易獲得；第三種知識的另一部分和第四種類型知識一般屬于隱含性知識與判斷類知識，即“意會知識”，一般難以獲得和掌握。知識一般是建立在某種論域上，從廣義講，知識是一種用符號表示的信息，其中信息是知識的內涵與實體，而符號是信息的外延與形式。在計算機中能表示的知識必須滿足統(tǒng)一的結構模式，有限一致的符號和構成一個合理的體系，它是用“概念——事實——規(guī)則”所表示的三級知識體系，一般可分為三個層次：概念知識、事實知識和規(guī)則知識。知識的屬性表現(xiàn)為真理性、相對性、不完全性、模糊性和不精確性、可表示性、可存儲性、可處理性、可相容性等。 　　1.2知識管理 　　知識管理（Knowledge Management）有許多定義，簡而言之，知識管理是在適當?shù)臅r候向合適的人取得正確的信息，以便更有效、更順利進行管理的能力。知識管理涉及信息的電子傳輸、信息資源和服務的認定、決策支持工具的重構、處理信息的生命周期。知識管理是多種技術的綜合。知識管理至今還沒有統(tǒng)一定義，例如：知識管理是運用集體智慧提高應變和創(chuàng)新能力；知識管理是對知識進行管理和運用知識進行管理的學問；知識管理是有效利用公司的知識資本創(chuàng)造商業(yè)機會和技術創(chuàng)新的過程；知識管理是通過對企業(yè)知識資源的開發(fā)和有效利用以提高企業(yè)創(chuàng)新能力從而提高企業(yè)創(chuàng)造價值能力的管理活動；知識管理是當企業(yè)面對日益增長的非連續(xù)性的環(huán)境變化時，針對組織的適應性、組織的生存即組織的能力等重要方面的一種迎合性的措施。本質上，它包含了組織的發(fā)展進程，并尋求將信息技術所提供的對數(shù)據和信息的處理能力以及人的發(fā)明和創(chuàng)造能力這兩者進行有機的結合。從這些定義來看，人們對知識管理的研究只是一個開始，對知識的特征和知識管理的特征是模糊的。我們在此對知識管理所具有的特征進行描述：知識管理應該能夠在市場全球化、組織扁平化、競爭激烈化的競爭中成功的營銷策略、途徑和技能，能使人們共享信息處理資源，包括數(shù)據庫、文檔、知識庫、專家意見、員工的經驗，提高企業(yè)的應變能力，從技術角度看有知識庫、智能代理、數(shù)據挖掘、文檔管理、搜索引擎、企業(yè)外、內部網等，例如，思科（CISCO）公司的市場營銷系統(tǒng)正是這一方面的范例。 　　知識管理是集體智慧的結晶、能提高應變能力、能增加團隊精神、能提升整體的協(xié)調統(tǒng)一，獲取、評價和修整然后共享企業(yè)的信息資源，這些資源包括數(shù)據庫、文檔、政策、程序、當前未成文的專家意見和個別員工的經驗；知識管理包括充分利用各種智力資本在激烈的社會競爭中取得成功的各種管理策略、途徑和技能。據美國生產生產率和質量監(jiān)測報道，知識管理的首要目標就是要可行。六大會計／咨詢公司的案例驗證了用杠桿信息能確保其雇員在客戶面前保持其最佳姿態(tài)，在這些機構和其他機構中，往往將知識管理視為用以提高利潤的一系列工具和過程。這些機構也會把知識管理視為節(jié)省培訓支出的一種有效途徑。例如Chevron公司引進知識管理后每年可省1.5億美元， Pillsbury公司在運行知識管理后管理費用減少了一半，福特投資800萬美元開發(fā)的知識管理系統(tǒng)，運行后的第一年為公司節(jié)約的運營成本就達2.4億美元。 　　2、券商建立知識管理系統(tǒng)的必要性及可行性 　　2.1知識管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)的區(qū)別 　　知識管理系統(tǒng)涵蓋的是信息處理的全部內容，而傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)只涵蓋了信息處理的部分。知識管理系統(tǒng)可以說是對傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)的升華，它們的區(qū)別主要體現(xiàn)在以下幾個方面： 　　第一，信息的搜索。知識管理注重的是讓知識工作者可以通過網絡隨時隨地的得到自己所需要的各種信息，而知識管理系統(tǒng)正好具備信息的搜索這種非常必要的功能。將搜索集成在系統(tǒng)的各個角落，用戶可以及時方便地搜索到所需的信息，這一點是傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)所辦不到的。 　　第二，信息涵蓋面不同。在知識管理系統(tǒng)中，每個人既是信息的受益者，也是信息的制造者，因此，知識管理系統(tǒng)能涵蓋全面的信息處理，包括：信息的發(fā)布，信息的分類，信息的采集，信息的搜索，信息的加工等；而傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)只涵蓋部分的信息處理。 　　第三，信息的再加工。知識管理系統(tǒng)可以通過數(shù)據中心建立完善的數(shù)據倉庫，并對數(shù)據進行深層次的挖掘和統(tǒng)計分析，從而構造一個決策支持商業(yè)智能系統(tǒng)。相反傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)不具備此功能。 　　2.2知識管理是培養(yǎng)企業(yè)能力的基礎性工作 　　在知識經濟時代，企業(yè)內部能力的培養(yǎng)和各種能力的綜合運用被看作是企業(yè)得以維持和提升競爭優(yōu)勢最關鍵的因素。加強知識管理以后，企業(yè)員工通過對外來知識的學習，能迅速適應外部環(huán)境的變化，對內部知識的學習能增強他們在碰到類似問題時的解決能力。企業(yè)也只有加強知識管理，才能逐步積累、歸納、提升經營過程中的隱性知識，形成企業(yè)的一筆寶貴的財富。 　　2.3知識管理是企業(yè)在知識經濟時代有效、正確決策的基礎 　　在沒有知識管理的時候，當員工需要某類知識時，他可能得不到或無法及時地得到所需的準確知識。若他得不到所需的知識，那么他做出的決策可能是“拍腦袋”式的；若他無法及時方便地得到所需的知識，那么會影響到決策的效率，從而無法迅速適應環(huán)境的快速變化；若他得到的是過時的或錯誤的信息，做出的決策可能是不正確的，會給企業(yè)帶來致命的影響。 　　2.4知識管理是企業(yè)增強凝聚力和核心競爭力的基礎 　　知識管理的過程就是知識的不斷積累—交流—共享—創(chuàng)新的過程，即將企業(yè)可得到的各種來源的信息轉化為知識，并將知識與人聯(lián)系起來，幫助人們對擁有的知識進行反思，幫助和發(fā)展支持人們進行知識交流的技術和企業(yè)內部結構，并幫助人們獲得知識來源，促進他們之間進行知識的交流。因此知識管理可以整合企業(yè)內部、外部的信息資源，使企業(yè)的行為得到規(guī)范和優(yōu)化，使企業(yè)的整體人員素質得到提高，從而增強企業(yè)的凝聚力和核心競爭力，使企業(yè)對環(huán)境的適應能力逐步增強。 　　2.5良好的信息網絡環(huán)境是建立知識管理系統(tǒng)的基礎 　　知識管理系統(tǒng)建設必須依賴信息技術的支持。換言之，企業(yè)的知識管理中必須使用信息技術對企業(yè)中所需知識進行創(chuàng)造、收集、加工、生產、傳播和使用。證券行業(yè)是信息化程度很高的行業(yè)，現(xiàn)在券商都有非常好的網絡基礎環(huán)境，這為知識管理系統(tǒng)的建立打下了牢固的基礎。 　　3、券商知識管理系統(tǒng)的主要功能 　　券商知識管理系統(tǒng)的總體功能應由如下圖所示的各種功能組成。 　　3.1文檔管理 　　文檔管理是知識管理系統(tǒng)的核心，知識的主要表現(xiàn)形式是文檔，通過文檔的積累、共享，使知識管理的作用得到充分的發(fā)揮。文檔管理的主要功能包括： 　　3.2個性化服務 　　在知識管理系統(tǒng)中，提供用戶獲取信息的手段時，除了需要為用戶解決信息缺少的問題還需要解決信息泛濫的問題，將員工從信息時代的“信息海洋”中解放出來，這就是信息的訂閱功能；一般來說，不同角色的人員對信息的需求是不一致的，這些對信息需求的差異構成了信息獲取和表現(xiàn)手段的多樣性，這就是個人主頁的自我設定功能；此外，隨著知識管理系統(tǒng)的廣泛應用，用戶對該系統(tǒng)的期望會越來越高，用戶可能也會期望系統(tǒng)能提供一些個人工作助理的功能，因此系統(tǒng)設定的個人個性化服務的功能模塊應包括以下內容： 　　3.3數(shù)據處理 　　知識管理系統(tǒng)中的數(shù)據處理主要是提供數(shù)據報表的功能，因為在業(yè)務人員進行某項工作時可能期望能看到相關的業(yè)務報表，針對業(yè)務報表寫文檔或對業(yè)務報表進行分析。數(shù)據報表與具體業(yè)務需求密切相關。業(yè)務報表的顯示應采用Web下的Excel方式，并且可以從網頁上獲取報表的數(shù)據反回在Excel表中顯示，以方便相關人員對報表數(shù)據做進一行的分析；報表數(shù)據來源于不同業(yè)務的不同類型的數(shù)據庫或文本文件中，系統(tǒng)要求原來的業(yè)務數(shù)據庫提供完備的存儲過程來提取報表所需數(shù)據，系統(tǒng)能按存儲過程提供的數(shù)據（包括數(shù)據項名稱），并與Excel控件綁定以及對Excel控件的編程。 　　3.4工作評估 　　這部分工作在系統(tǒng)中應實現(xiàn)自動處理和自動提醒功能。工作評估根據各部門對員工的工作的要求有具體的數(shù)據評價。工作評估主要包括對員工工作的數(shù)量、質量的量化評價，是管理人員對員工進行管理的數(shù)據依據。 　　3.5工作跟蹤 　　工作跟蹤主要是考核各部門對外工作的任務與執(zhí)行情況的統(tǒng)計，其主要目的在于提供讓管理者獲得員工的工作成果的直接途經。 　　從工作任務的來源來分，工作跟蹤包括：部門員工對公司內部需求與執(zhí)行情況、部門員工對公司外部需求與執(zhí)行情況、部門員工對外服務計劃與執(zhí)行情況、被服務或合作的外部人員對部門員工的工作評價。 　　對于券商來說，目前工作跟蹤的工作流程是：部門信息員或員工本人手工錄入部門之間以及部門與外部之間的協(xié)同工作的文件或報告；協(xié)同工作的執(zhí)行情況和工作評價由部門信息員手工錄入；系統(tǒng)做到能按部門統(tǒng)計協(xié)同工作的跟蹤、評價、統(tǒng)計、考核。 　　3.6工作總結 　　工作總結是對部門日常工作規(guī)范。從任務上分工作總結包括：工作計劃、計劃與執(zhí)行情況、階段工作總結；從總結的對象來分，總結包括個人和部門的；從功能揭示上來分，總結包括各種報告的撰寫以及報告統(tǒng)計、匯總和評價。 　　3.7工作交流 　　工作交流分成內部交流和外部交流兩種： 　　部門內的交流：包括部門內部論壇、學習園地。內部論壇是部門內部進行工作討論的論壇。學習園地專門針對學習資料、培訓心得、自學心得等進行共享和交換。 　　部門間交流：包括部門對外公告。部門對外公告是部門對其他部門的廣而告知的渠道。 　　3.8系統(tǒng)管理 　　知識管理系統(tǒng)是各部門員工日常操作的系統(tǒng)，因此需要配備專門的系統(tǒng)管理員來維護系統(tǒng)的正常運行。主要包括以下內容。 　　服務器管理：合理的設置可以使系統(tǒng)發(fā)揮最大的功效，但即使是同一系統(tǒng)在不同運行環(huán)境下或在不同時期的最佳設置也不盡相同，這就需要有服務器管理手段來隨時調整系統(tǒng)的設置。這里的系統(tǒng)設置不僅僅是操作系統(tǒng)的設置，也包括ECSN組件的設置和監(jiān)控。 　　用戶管理：用戶管理是知識管理系統(tǒng)的基礎，沒有在知識管理系統(tǒng)內統(tǒng)一的用戶管理系統(tǒng)，安全無法保證，授權系統(tǒng)復雜且不能統(tǒng)一，這樣的管理情況將嚴重制約知識共享的推進。用戶管理有兩個方面：身份認證和權限控制，將涉及到信息安全和信息訪問權限的控制。 　　部門管理：系統(tǒng)管理員可以根據公司的組織結構設定部門編碼以及部門內各種角色的編碼，但由于部門名稱、部門下的角色定義不是固定不變的，因此系統(tǒng)應為系統(tǒng)管理員提供維護界面來設置部門名稱和角色名稱。 　　內容管理：知識管理系統(tǒng)能否為用戶提供優(yōu)質的信息服務，不僅僅要依靠早期知識管理系統(tǒng)搭建和信息的采集，還要依靠長期的信息積累。隨著信息量的增長、信息需求的增加、信息種類的豐富，知識管理系統(tǒng)也在不斷的完善自身的內容框架。這就需要系統(tǒng)提供有效的內容管理手段，對以下各方面進行維護和管理，包括文檔框架類型、文檔期限、文檔分類的整理以及文檔審批流程等等。 　　備份與恢復：知識管理系統(tǒng)收集了公司大部分文檔和資料，因此需要對系統(tǒng)做好備份，備份包括用戶備份、數(shù)據備份、文件備份。系統(tǒng)提供用戶備份的功能模塊，數(shù)據備份可以采用數(shù)據庫的備份機制定時備份，文件備份可以通過設置文件操作的批處理程序定期備份。由于知識管理系統(tǒng)是公司員工日常工作的平臺，因此在由于意外情況使系統(tǒng)死機時，系統(tǒng)應該能在最短的時間內恢復。 　　4、券商建立知識管理系統(tǒng)的措施建議 　　知識管理的重點是知識的識別、獲取、開發(fā)、分解、存儲、傳送和共享，是為顯性知識和隱性知識構建轉化和共享的途徑，是運用集體的智慧提高企業(yè)的應變和創(chuàng)新能力。在具體實施知識管理時，應注意把握以下環(huán)節(jié)。 　　4.1構建創(chuàng)新的組織結構 　　知識管理要求企業(yè)打破原有傳統(tǒng)的金字塔式企業(yè)組織結構，建立起柔性、靈捷的知識型企業(yè)組織結構。在工業(yè)經濟時代，傳統(tǒng)組織結構存在著嚴密的分工和嚴格的等級制，知識與信息是權力的象征，命令與支配是傳統(tǒng)組織的特征。要適應知識經濟時代的發(fā)展，就必須調整企業(yè)組織結構，將企業(yè)建成知識型企業(yè)，用管理層次更少、更加扁平的網絡化組織結構代替原有傳統(tǒng)的等級制的組織結構。實施知識管理企業(yè)的組織結構，必須立足于有利于知識的傳播與生產。這種組織在信息和知識的溝通與交流上更加民主、公開，任何一名職工的信息、意見或建議都可以通過簡化了的組織機構直接傳輸?shù)狡髽I(yè)高層領導。組織貫徹實施嚴格的民主管理與民主決策的程序，充分尊重全體職工的意見和建議。實施全新的用人和分配機制，利益分配要向有知識的人和鼓勵企業(yè)知識的獲取、共享、運用及存儲傾斜，發(fā)揮集體的智慧和創(chuàng)造力，調動起全員生產和工作的熱情，使有才干的人才能夠脫穎而出，新型的企業(yè)制度使經營者和員工的利益及命運緊緊與企業(yè)成為一體，這樣，才能不斷提高企業(yè)知識管理的水平。 　　4.2構建有效的激勵機制 　　在傳統(tǒng)組織中，分配是以行政職級大小為準繩的，我國許多券商內部的分配也不例外，即使是核心業(yè)務人員也要比照行政級別來進行分配，而一項業(yè)務創(chuàng)新的價值是很難用級別來衡量的。知識經濟時代，企業(yè)實施知識管理的最終目標在于提高企業(yè)的創(chuàng)新能力，以在競爭中立于不敗之地。企業(yè)的創(chuàng)新能力取決于企業(yè)員工的創(chuàng)新能力，要實現(xiàn)企業(yè)的目標，必須使知識或知識資源成為分配的最主要因素，成為企業(yè)員工得到切實利益的依據，以此來調動員工收集、傳播、轉化并生產出新的知識的積極性與創(chuàng)造性。 　　4.3構建鼓勵知識共享、知識創(chuàng)新的企業(yè)文化 　　知識只有交流才能發(fā)展，只有使用才能增值，只有交流和反復使用才能持續(xù)地派生知識，交流越決，使用越廣，效果越好。而知識共享是其中的關鍵，也是難點所在，它直接制約著知識的生成和交流，更關系到知識的管理和效果。實施知識管理，遠遠不止于擁有合適的軟件或充分的人員培訓，實際上，創(chuàng)造出鼓勵知識交流與共享以及祟尚創(chuàng)新的企業(yè)文化更為重要。通過良好的企業(yè)文化氛圍，從觀念上拆除知識傳播的障礙物，保證知識在組織內部順暢地傳播、共享、創(chuàng)新與應用，讓每一位員工為企業(yè)的發(fā)展盡心盡力，從而提高企業(yè)的整體創(chuàng)新能力。作為企業(yè)領導者應有意識的在組織內部宣傳并貫徹新的知識管理理念，如：以人為本，尊重知識，尊重人才；倡導全體員工重視企業(yè)知識資源，致力企業(yè)創(chuàng)新；號召大家進行經常的有效的學習；追求可持續(xù)發(fā)展；以改革促進管理，等等。 　　4.4加強全員的職業(yè)培訓 　　工業(yè)經濟時代是用機器制造機器，而知識經濟時代是用知識制造知識。信息只有與有知識的人結合，才能生產出對企業(yè)有用的知識。因此，知識員工與知識團隊是企業(yè)進行知識創(chuàng)新的源泉。券商進行知識管理，首先要把提高員工知識素質放在重要位置。在員工的培訓中，既要重視對員工的個體培訓，更為重要的是提倡團隊學習。知識管理意味著知識的交流、共享與創(chuàng)新，團隊學習可以實現(xiàn)這一目標。在系統(tǒng)的團隊培訓中、人們不但可以掌握顯性的知識，還可以分享隱性知識。企業(yè)要促進員工經常性的學習，使企業(yè)成長為學習型組織。 　　4.5 相應的組織機構做保障 　　實施知識管理，要有領導的重視。整個領導層需要轉變觀念，大力推進知識管理，把知識的獲取、共享、運用、存儲做為管理的核心和重點。應設立專門的知識主管（CKO），組織有一定權利的人組成知識管理小組，在公司經營管理的全過程中，提高公司對知識的獲取、共享、運用和存儲的能力，從而在根本上提高公司的競爭能力。(長江證券研究)