天津OA信息化的“三四五六七”

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[b] 三步曲線式流程[/b] OA信息化是創(chuàng)造、組織和應(yīng)用知識(shí)的過程。 某種程度上創(chuàng)造知識(shí)是最重要的部分，因?yàn)槌怯懈哔|(zhì)量的知識(shí)，不然組織和應(yīng)用就無從談起。創(chuàng)造知識(shí)開始于和客戶交流，在工作中學(xué)習(xí)，識(shí)別知識(shí)缺口，研究和分析以彌補(bǔ)缺口，并擴(kuò)展到組織外部，組織外部有更好的知識(shí)。 組織知識(shí)意味著將知識(shí)放入知識(shí)庫中，知識(shí)庫主要有負(fù)責(zé)實(shí)際操作的員工和管理者構(gòu)成，并由一個(gè)相對(duì)較小的技術(shù)平臺(tái)和一個(gè)更小的知識(shí)組織者群體所支撐。 應(yīng)用知識(shí)使專業(yè)知識(shí)很快為員工和外部客戶及合作伙伴所利用。 這種創(chuàng)造、組織和應(yīng)用知識(shí)的過程正是我們需要的三步式曲線模型。 [b] 三個(gè)大錯(cuò)[/b] 犯錯(cuò)誤是難免的，但在知識(shí)管理中有些錯(cuò)誤是應(yīng)該設(shè)法避免的： 把知識(shí)管理歸入計(jì)算機(jī)部門。計(jì)算機(jī)部門是與運(yùn)作相關(guān)的部門，并不適合搞知識(shí)管理。從某種意義上說，這是一種妥協(xié)。問題在于：你把知識(shí)管理放在哪里？不管放在哪里都會(huì)產(chǎn)生問題。那樣做至少有一個(gè)好處：相對(duì)中立。現(xiàn)在知識(shí)管理的思想已經(jīng)普及開來，它出現(xiàn)在哪里并不重要，因?yàn)樗挠绊憣?shí)在太廣了，這就會(huì)產(chǎn)生一系列官僚主義作風(fēng)，這是一個(gè)很大的問題。我們正在陷入沼澤：委員會(huì)實(shí)在太多了。 有一個(gè)龐大而分散的預(yù)算。為知識(shí)管理做了大量的預(yù)算但很難落實(shí)，預(yù)算不是從中央部門給出，組織內(nèi)所有實(shí)體單位都做預(yù)算，為了花掉這些錢，每個(gè)、部門必須就花費(fèi)項(xiàng)目與整個(gè)網(wǎng)絡(luò)達(dá)成一致——這好比用左手來擾右耳。 工作上有大量的間歇和間斷。在總裁發(fā)表講話的一年時(shí)間里，更換了所有的管理人員，這種做法將每個(gè)人弄得不知所措。要執(zhí)行知識(shí)管理政策，又要試圖弄清自己的角色，并且弄清和公司的關(guān)系，這實(shí)在不是個(gè)好主意。 [b] 四個(gè)不利因素[/b] 在知識(shí)管理中，會(huì)面臨一些不利因素。 第一，說服高級(jí)管理是一件很難的事。 第二個(gè)不利因素是目前精簡人員的趨勢，在一個(gè)人人自危的環(huán)境下讓他們分享知識(shí)，不是一件容易的事情。 第三，需要一直與那些持懷疑態(tài)度的利益相關(guān)者做斗爭。 最后一個(gè)現(xiàn)存體制中的信息和知識(shí)的組織狀況，如果很糟的話，將是麻煩的事情。 OA信息化的大部分要素并不是絕對(duì)必要的，但是如果能夠理清它們，很明顯我們將能受益非淺。 [b] 四個(gè)最難的問題[/b] 使社區(qū)發(fā)揮實(shí)際作用。 人們對(duì)實(shí)踐社區(qū)有許多浪漫的幻想，它可以共享和交流知識(shí)，可以與專家對(duì)話，但要打破組織結(jié)構(gòu)上和地理上的障礙并非聽起來那么容易。 改造組織文化。每個(gè)人都在談?wù)摻M織文化，“我們必須使人們習(xí)慣于分享，分享他們的知識(shí)。我們要讓他們以知識(shí)來武裝我們的員工。”但是在實(shí)際情形中，當(dāng)你對(duì)一個(gè)人說：“嗨，我知道你對(duì)這方面和在行，愿意與我分享嗎？”問題出現(xiàn)了。這些聰明的家伙整體坐在辦公室里，可能在愁找不到人傾聽，現(xiàn)在有了機(jī)會(huì)一古腦倒了出來。這也是分享的問題。事實(shí)上，讓人擔(dān)憂的是：如果設(shè)立了激勵(lì)制度以促進(jìn)分享，人們會(huì)淹沒在無數(shù)的混合性的資料之中。 做得最好。當(dāng)試圖做得最好時(shí)，人們常會(huì)找到一堆相關(guān)的東西，人們看了以后會(huì)說“至少要先分類，放到不同的抽屜里吧”。這確實(shí)比堆在一起強(qiáng)，但實(shí)質(zhì)上仍舊是一團(tuán)糟。 外部接口。外部接口也是人們面臨的一大問題，版權(quán)，機(jī)密和訪問權(quán)限都是主要的問題。 [b] 五個(gè)教訓(xùn)[/b] OA信息化是未經(jīng)證實(shí)的，不穩(wěn)定的，不可靠的東西。我們需要不斷地使知識(shí)管理變成未來組織的中流砥柱。 真正有價(jià)值的東西不是那種穩(wěn)定，可靠的知識(shí)，而是高價(jià)值的理念，這些理念也許會(huì)轉(zhuǎn)化為知識(shí)，但許多理念最終證明是錯(cuò)誤的。應(yīng)同時(shí)關(guān)注這兩種理念。 OA信息化不僅僅與知識(shí)有關(guān)，不應(yīng)該將所有注意力都集中在知識(shí)上。 網(wǎng)絡(luò)不能解決所有的問題，而幫助平臺(tái)對(duì)知識(shí)管理的系統(tǒng)化工作在短期內(nèi)更有價(jià)值。 我們需要有一個(gè)共同的工作空間，所有工作時(shí)用到的工具都在同一個(gè)桌面上，人們在其中工作，所需工作伸手可及。 [b] 六件幸運(yùn)事[/b] 遇到一個(gè)意欲變革的領(lǐng)導(dǎo)，他總在尋找理想的變革方案。 有一支高度自我激勵(lì)的職業(yè)隊(duì)伍，他們對(duì)整個(gè)創(chuàng)意熱情高漲。 組織中存在未開發(fā)的知識(shí)潛能。 網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)造了以前并不存在的外部可能性，使人們可以從更廣的角度考慮問題。 如果組織正在進(jìn)行變革，對(duì)知識(shí)管理而言也是一件好事，可以將之作為對(duì)知識(shí)管理的適應(yīng)性調(diào)整。 OA信息化委員會(huì)和組織變革能夠完美結(jié)合。 [b] 七件聰明事[/b] 構(gòu)建一個(gè)大型知識(shí)庫，收集好的專有技術(shù)和已有的成功經(jīng)驗(yàn)。 建立幫助平臺(tái)，能夠回答客戶問題。一開始，人們認(rèn)為這是無足輕重的事，而且持續(xù)不了多久?，F(xiàn)在卻幾乎成立整個(gè)系統(tǒng)的中心，有一個(gè)能幫助你找到你需要的東西的人是該系統(tǒng)的關(guān)鍵。 專家目錄。 “誰知道什么？”，這是一件費(fèi)神的事情，但又很重要，因?yàn)槟惚仨氁页鼋M織中合適的人。 發(fā)展數(shù)據(jù)。它不僅僅是數(shù)據(jù)，但發(fā)展數(shù)據(jù)形成的每個(gè)圖表都是對(duì)國家整個(gè)形勢的判斷，這里需要一類特殊的技術(shù)和方法。 交易信息。 這是與組織的交易信息聯(lián)系的紐帶。 對(duì)話空間。有潛力成為知識(shí)管理系統(tǒng)中最有力的部分之一，提出組織的問題，找到答案并進(jìn)行活動(dòng)的能力是一件極為重要的事情。 外部接口。這使信息為外部客戶使用的部分。 摘編自stephen denning的《知識(shí)前程：新的戰(zhàn)略遠(yuǎn)景》