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選購(gòu)文檔管理軟件的竅門(mén)
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當(dāng)前是計(jì)算機(jī)時(shí)代,無(wú)論是個(gè)人、企事業(yè)單位,還是部隊(duì)、行政機(jī)關(guān)等,檔案信息化建設(shè)正如火如荼地進(jìn)行,但是據(jù)了解,一些單位在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)中對(duì)選擇什么類型的文檔管理軟件還比較盲目,造成花了很多錢卻沒(méi)有選擇到合適的軟件這一結(jié)果。針對(duì)這種現(xiàn)象,小編談點(diǎn)個(gè)人看法,希望能為開(kāi)展這一工作的單位提供些許有益參考。
其實(shí)在百度上搜一下“文檔管理軟件”,我們從搜索結(jié)果一一找到這些文檔管理軟件公司,就會(huì)發(fā)現(xiàn)所有的客服都會(huì)王婆賣瓜、自賣自夸,造成購(gòu)買者不知選哪個(gè)好,那么在這種情況下,還是需要我們購(gòu)買者自身要遵循一定的原則,否則,你肯定會(huì)在這么多軟件面前不知所已?,F(xiàn)在我就把如何購(gòu)買到一款適用的文檔管理軟件的有關(guān)竅門(mén)總結(jié)一下,以供參考。
一、首先做到需求分析
在選擇文檔管理軟件前必須先弄清楚本單位實(shí)際情況和自己工作需要。你不妨先列個(gè)需求清單,例如,要管理哪些檔案,這些檔案需要通過(guò)哪些字段來(lái)管理,在管理中要實(shí)現(xiàn)哪些功能,等等。不清楚這些,其選擇將是盲目和無(wú)效的。
二、其次要看文檔管理軟件功能介紹
知道了自己的需求以后,就可以看各個(gè)文檔管理軟件的功能介紹了。無(wú)論是在天空站、華軍站還是在百度或者一些論壇上發(fā)現(xiàn)的文檔管理軟件,都能看到其開(kāi)發(fā)公司對(duì)軟件的介紹,因?yàn)樽约阂呀?jīng)有了一個(gè)大致需求,所以看介紹就會(huì)發(fā)現(xiàn)是否和自己的需求基本吻和,功能太多的不見(jiàn)得就適合,因?yàn)橛械能浖约盒枰墓δ芩鼪](méi)有,自己不需要的它卻有一大堆,這樣的文檔管理軟件肯定不適合自己,當(dāng)然就可以排除在外了。這其中最重要的一點(diǎn),一定要看該文檔管理軟件是否是按照國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行設(shè)計(jì)的,如果不是也要排除在外,因?yàn)槿绻麤](méi)有提到按照這個(gè)規(guī)則設(shè)計(jì),其科學(xué)性、合理性、適用性首先就值得懷疑。
三、軟件要能無(wú)償提供試用
有的文檔管理軟件公司把自己的軟件吹得天花亂墜,甚至還有操作視頻演示,容易讓人一見(jiàn)傾心,但就是不能無(wú)償提供試用,有的雖能提供試用,但卻是在您花了銀子之后才提供試用,這樣的軟件勸你也不要考慮了,因?yàn)槟阒灰隋X,你就被掌握在人家手上了,你在使用軟件中可能會(huì)發(fā)現(xiàn),好多地方其實(shí)不是象宣傳的那樣,但你也只有后悔莫及的份了,有些承諾會(huì)退貨的公司,這時(shí)候也會(huì)有N多辦法讓你退不成貨。再有,提供試用也能讓你發(fā)現(xiàn)你的電腦硬件是否支持該軟件運(yùn)行,其運(yùn)行速度、穩(wěn)定性等也能實(shí)際感受,而不是只存在于一些理論狀態(tài),對(duì)于你最終決定是否購(gòu)買,會(huì)起到一個(gè)非常重要的作用。
四、比較價(jià)格,注重性價(jià)比合理。最后一個(gè)選擇文檔管理軟件的竅門(mén)是比較價(jià)格,但比較價(jià)格絕不是越便宜越好,在質(zhì)量和服務(wù)都有保障的情況下,我們應(yīng)該追求低價(jià)格,但同時(shí)小編強(qiáng)調(diào),如果買來(lái)沒(méi)用,再便宜也是浪費(fèi)。
按照以上四點(diǎn),層層選擇,你不難在眾多的文檔管理軟件中,發(fā)現(xiàn)適合自己的那一款,選好以后就不要再猶豫,如果還一味徘徊不定,只能是自己跟自己過(guò)不去。在這里,小編以選購(gòu)“泛普文檔管理軟件”為例來(lái)給大家做個(gè)示范,該軟件是由國(guó)內(nèi)最高端的團(tuán)隊(duì)所開(kāi)發(fā)的,小編認(rèn)為該軟件整體不錯(cuò)。按照我上面提到的四點(diǎn),第一點(diǎn)大家先自己做好需求分析,第二點(diǎn)再去看看該軟件的功能是否和你的需求基本吻和,這一點(diǎn)小編幫不了你什么忙,需求分析只能自己做,看軟件介紹需要自己逐條分析,第三點(diǎn)無(wú)償試用小編可以幫到你,文檔管理軟件是可以下載試用的,而且是國(guó)內(nèi)眾多的文檔管理軟件中為數(shù)不多的可以提供無(wú)償試用的一款,只有自己試用,好與不好、適用不適用才會(huì)有最直接的感受,比任何宣傳及介紹都實(shí)惠得多,最后一點(diǎn)是看價(jià)格,價(jià)格是高是低小編也幫不了你,只能自己去體會(huì)了。好啦,最后祝愿大家能選到一款適用的文檔管理軟件。
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