怎樣管理ERP環(huán)境下的數(shù)據(jù)暗流

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高的數(shù)據(jù)準確度和數(shù)據(jù)質量是erp系統(tǒng)成功運行的基石。然而，人們對數(shù)據(jù)準確度和數(shù)據(jù)質量卻存在廣泛的誤解。最常見的誤解是：如果基本的數(shù)據(jù)編碼體系和基礎數(shù)據(jù)輸入業(yè)已完成，ERP系統(tǒng)也成功上線，數(shù)據(jù)準確度和數(shù)據(jù)質量便只與數(shù)據(jù)輸入錯誤和庫存數(shù)據(jù)誤差有關。其實拙劣的工作流程和做法是差強人意的數(shù)據(jù)準確度和數(shù)據(jù)質量的主要罪魁禍首。

例如，不可執(zhí)行的生產(chǎn)訂單常常被迫半途中止，大量的半成品/在制品堆積在生產(chǎn)線上，直到生產(chǎn)訂單恢復生產(chǎn)才能夠被消耗和處理。當前的ERP數(shù)據(jù)流肯定會一片混亂，變形扭曲，而變形扭曲的數(shù)據(jù)會誤導ERP使用者。結果呢，是更多的生產(chǎn)訂單不可行，盲目的采購，恐慌性物料堆積，數(shù)據(jù)流變得更加混亂。于是，ERP使用者也開始秘密使用自己“更方便和更可靠的”流程和做法，將ERP系統(tǒng)拋棄在一邊。這便是在ERP環(huán)境下的數(shù)據(jù)暗流。

然而，某種程度的數(shù)據(jù)變形雖然令人討厭，卻無法完全避免，因為由于各種原因，我們無法完全根除數(shù)據(jù)變形。因此，怎樣將數(shù)據(jù)變形控制在可容忍的程度之內，盡力降低其對生產(chǎn)運作的負面影響，就成了我們永遠關注的焦點。在ERP環(huán)境下，怎樣通過消除拙劣的工作流程/做法和建立完善的工作流程來管理數(shù)據(jù)流呢(本文僅討論計劃與排產(chǎn)，采購與庫存管理方面)?

[要想試圖減輕這些由于拙劣的工作流程和做法帶來的數(shù)據(jù)變形，首先要正視這些實際存在的問題。]

審視拙劣的工作流程/做法

在ERP環(huán)境下，什么是拙劣的工作流程/做法呢?簡而言之，任何不能按計劃執(zhí)行，或者妨礙我們發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)中存在問題的工作流程/做法即是拙劣的工作流程/做法。

不可執(zhí)行的生產(chǎn)排程引發(fā)數(shù)據(jù)地震

不可執(zhí)行的生產(chǎn)排程是一號企業(yè)公敵，因為它不僅使生產(chǎn)極度不穩(wěn)定，浪費企業(yè)寶貴的人工、生產(chǎn)能力等資源，還惡化數(shù)據(jù)準確度和數(shù)據(jù)質量(光是處理和跟蹤散布在各個生產(chǎn)線上的在制品就令人頭痛)。

不可執(zhí)行的生產(chǎn)排程是數(shù)據(jù)地震的震中。之所以發(fā)生數(shù)據(jù)地震，是因為我們沒有充分意識到不可執(zhí)行的生產(chǎn)排程對實際經(jīng)營運作所帶來的巨大的破壞性影響以及其對ERP數(shù)據(jù)流的巨大沖擊。要解決這個問題，必須強調紀律和追求更好的原則。確定了的生產(chǎn)排程必須沒有缺料，而且通過了生產(chǎn)能力計劃CRP的檢驗。

首先，“小批量多批次”原則使生產(chǎn)訂單精煉而敏捷：精煉而敏捷的生產(chǎn)訂單能夠在動蕩環(huán)境中盡可能地穩(wěn)定生產(chǎn)和ERP數(shù)據(jù)流;其次，精煉而敏捷的生產(chǎn)訂單可以縮短生產(chǎn)訂單的完成周期，因而成品能夠及時入庫，數(shù)據(jù)流也更加透明。利用每天/每周的生產(chǎn)進度報告就能夠及時反應并指導實際生產(chǎn)運作;再次，精煉而敏捷的生產(chǎn)訂單可以方便企業(yè)在面對不斷變化的銷售需求時，更加富有彈性。

突顯當前生產(chǎn)訂單所需要的所有在訂物料：列出當前生產(chǎn)訂單所需要的在訂物料，協(xié)力確保按期到達。一旦發(fā)生變動，及時調整當前的生產(chǎn)訂單排程。

積極主動地識別和處理各種潛在的問題：生產(chǎn)排程時，積極主動地識別和處理任何潛在的阻止生產(chǎn)排程的問題。比例說，生產(chǎn)排程時發(fā)現(xiàn)，某一物料的可用現(xiàn)有庫存剛好等于或稍微大于滿足某生產(chǎn)訂單的數(shù)量要求。如果該物料所規(guī)定的可接受的庫存差異可能對生產(chǎn)訂單產(chǎn)生重大影響，這時就需積極主動地作一番調查和必要的安排。要是不過問就確定該生產(chǎn)訂單并交付生產(chǎn)線，如果等到生產(chǎn)線在生產(chǎn)途中才發(fā)現(xiàn)該物料實際上缺料，那就為時太晚了。

及時更新數(shù)據(jù)，警惕“暗流浮動”

眾所周知，數(shù)據(jù)的價值是時間的函數(shù)，更新不及時或過時的數(shù)據(jù)就像走了氣的啤酒。而“走了氣”的數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)的扭曲或變形，不能正確、真實地反映企業(yè)實際的經(jīng)營運作。這里的數(shù)據(jù)更新主要指兩種：一是更正不準確的數(shù)據(jù)，例如不準確的庫存數(shù)據(jù)，失效的出貨期，BOM錯誤等;二是周期性訂單修訂參數(shù)和其他系統(tǒng)參數(shù)的維護。不準確的數(shù)據(jù)是一種端點數(shù)據(jù)變形，而系統(tǒng)參數(shù)維護不當則是一種系統(tǒng)性的數(shù)據(jù)變形。

在有些公司，ERP系統(tǒng)已經(jīng)使用好幾年，但ERP使用者還在秘密地使用自己“更方便更可靠的工作流程/做法”。而管理層認為既然沒有發(fā)生什么不妥，也就睜一只眼，閉一只眼。其實，任何繞道ERP系統(tǒng)的工作流程/做法都會產(chǎn)生ERP數(shù)據(jù)流之外的數(shù)據(jù)暗流。這種數(shù)據(jù)暗流會削弱企業(yè)對流程的控制，損害企業(yè)對流程的管理和進一步優(yōu)化。不過，需要指出的是，任何利用ERP數(shù)據(jù)的支持決策系統(tǒng)，數(shù)據(jù)倉庫不屬于繞道ERP系統(tǒng)的“更方便更可靠的工作流程/做法”。

那么，我們又怎樣保證及時數(shù)據(jù)更新和避免繞道ERP的秘密的“更方便更可靠的工作流程/做法”呢?解決方案原則上很簡單：持續(xù)提高數(shù)據(jù)準確率，定期維護訂單修訂等系統(tǒng)參數(shù)，以確保ERP產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流與實際運作相符，通過基與ERP的工作流程的改進，禁止任何繞道ERP的行為。

[這樣精心設計的流程，首先解決了做正確的事情的問題，更容易確保一切按計劃進行。]

標本兼治的解決之道

當然，說來容易做來難。如何建立和完善工作流程，使得ERP體系不僅僅是個復雜的記錄各種財務、銷售和運作交易的數(shù)據(jù)庫，而且還能夠對這些數(shù)據(jù)進行有效地分析，從而快速識別問題，解決問題呢?換句話說，必須創(chuàng)造這樣一種環(huán)境，使ERP使用者能夠容易地將ERP數(shù)據(jù)流中各種復雜的數(shù)據(jù)關系可視化，一旦出現(xiàn)異常的數(shù)據(jù)流，ERP使用者能夠被及時告之;此外，必須不斷培養(yǎng)、提高ERP使用者利用ERP有效地解決各種問題的能力。只有這樣，拙劣的工作流程才有可能被完全根除，否則處理ERP環(huán)境下的數(shù)據(jù)流問題就像兩只手按水上的多只皮球。通過建立基于ERP數(shù)據(jù)基礎上可視化的物料供需及數(shù)據(jù)關系管理體系來支持企業(yè)對流程完善的需求。

物料供需掃描管理體系

ERP系統(tǒng)能夠將原來各職能部門分散孤立的數(shù)據(jù)信息整合成一個完整的數(shù)據(jù)流。利用這一點，可以建立物料的供需掃描管理體系，為ERP使用者提供有價值的參考。下面是該體系的主要組成部分。

需求檔案：該檔案杵舉物料(成品或原材料)的歷史需求信息，現(xiàn)有在訂需求信息，以及未來的預測需求信息，并做以下分析：

需求特性分析：識別需求的特性是真實的固定需求(確定了的銷售訂單)，還是安全庫存需求，還是根據(jù)預測作物料準備。所有這些信息是將需求按優(yōu)先順序排序的重要考慮因素。

需求趨勢分析：綜合歷史需求，現(xiàn)有在訂需求和預測，對物料做需求趨勢分析。

需求穩(wěn)定性分析：記錄訂單變化的頻率，以及實際訂單數(shù)與預測的差異，反應需求的穩(wěn)定性。

客戶/供應商檔案：對成品來說，該檔案列出的是有關該客戶的重要信息。例如，該客戶是否是VIP客戶，該成品是否與同一客戶訂購的另一個成品配套，等等。對于采購件來說，該檔案列出該供應商送貨及時率數(shù)據(jù)，以及可能影響該采購件及時送貨的當前約束狀況。

需求&供應檔案：該檔案監(jiān)督在某一時段內某一物料供需狀況的不斷變化：檢驗是否存在過量生產(chǎn)/過量采購;或者，檢驗是否存在生產(chǎn)不足/采購不足;是否某一成品/采購件/自制件進倉太早或太遲;什么是當前需要特別關注的麻煩物料/供應商/客戶;是否有些客戶訂單無法滿足，是什么原因使其無法滿足，等等。

簡而言之，該檔案幫助我們監(jiān)督和控制成品出貨進度，采購件/自制件的供應狀況。并分析當前庫存是否合理，是否有必要調整當前的訂單修訂等ERP系統(tǒng)參數(shù)，以進一步微調ERP的數(shù)據(jù)流，使其能更加真實地反應實際的企業(yè)運作。

事實上，物料供需掃描管理體系與物料數(shù)據(jù)關系管理體系密不可分，而且，他們所包括的幾乎所有的信息都可以在一個標準的ERP系統(tǒng)中獲得。只是以集成的方式向ERP使用者提供一整套隨手可得的完整信息的確非常必要，因為這樣精心設計的流程，首先解決了做正確的事情的問題，更容易確保一切按計劃進行;而這些正確的事情在ERP中的反映肯定是相對穩(wěn)定和實時的數(shù)據(jù)流，也只有相互穩(wěn)定和實時的數(shù)據(jù)流才能夠更好地解決數(shù)據(jù)準確度和數(shù)據(jù)質量的問題。(amt)