以流程為核心：先E化，再優(yōu)化

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 摘要：在金橋股份綜合事務(wù)部副總經(jīng)理崔曉東認(rèn)為中，深化審批流程在推廣之初最重要的是遵循“先做管理的E化，再做管理的優(yōu)化”的準(zhǔn)則。在金橋股份，合同類流程審批可謂相當(dāng)復(fù)雜，但在房地產(chǎn)行業(yè)OA辦公系統(tǒng)上線不到兩個(gè)月光景金橋股份就把所有合同類流程E化了，把線下流程原原本本搬到OA平臺上。

上海金橋出口加工開發(fā)股份有限公司（以下簡稱“金橋股份”）的信息化實(shí)踐，展示了一個(gè)企業(yè)追求從優(yōu)秀到卓越的努力路徑，為同行做出了一個(gè)范例，即，從“機(jī)會”和“政策”主導(dǎo)的發(fā)展向“內(nèi)功”即管理主導(dǎo)的發(fā)展的轉(zhuǎn)變。

三合一OA平臺

早在2009年，金橋股份就規(guī)劃了“7+1”的信息化藍(lán)圖，并以此藍(lán)圖為目標(biāo)，制定了行動(dòng)計(jì)劃與預(yù)算。金橋股份的信息化建設(shè)先后經(jīng)過了現(xiàn)狀診斷與IT規(guī)劃、選型、建設(shè)實(shí)施階段。目前的信息化在整體架構(gòu)上，形成了基于OA平臺的協(xié)同辦公系統(tǒng)與基于NC平臺的BI系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)功能模塊；形成內(nèi)部集成的門戶；實(shí)現(xiàn)了對外部第三方的接口等。

在金橋股份房地產(chǎn)行A協(xié)同管理平臺的核心應(yīng)用上，2010年，其以“規(guī)范的工作平臺、職能工作處理平臺、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺”為OA系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)：

規(guī)范的工作平臺：提供一個(gè)平臺讓用戶能獲取他們關(guān)心的信息和內(nèi)容，使他們能高效的完成日常辦公事務(wù)，以“人”為中心設(shè)計(jì)的辦公場景。
職能工作處理平臺：固定工作之外的任務(wù)性問題處理的平臺，讓及時(shí)性工作事先可計(jì)劃、事中便執(zhí)行、事后可追溯。
結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺：提供可供分析與決策的數(shù)據(jù)報(bào)表，數(shù)據(jù)來源全集團(tuán)應(yīng)用系統(tǒng)。
2010年自O(shè)A使用以來，每天金橋股份高層都可以通過管理駕駛艙看到所有員工的OA登陸率。大家的登陸時(shí)間分為9點(diǎn)前和9點(diǎn)后，同時(shí)還可以統(tǒng)計(jì)每月大家的登陸天數(shù)。如此一來，就促使著大家每天第一件事就是登陸OA了。這對當(dāng)時(shí)還沒有進(jìn)行大規(guī)模推動(dòng)信息化的公司來講，若能讓員工登陸OA這件事形成日常的習(xí)慣，那么很多觀念問題就迎刃而解了。

以流程為核心：先E化，再優(yōu)化

在金橋股份綜合事務(wù)部副總經(jīng)理崔曉東認(rèn)為中，深化審批流程在推廣之初最重要的是遵循“先做管理的E化，再做管理的優(yōu)化”的準(zhǔn)則。在金橋股份，合同類流程審批可謂相當(dāng)復(fù)雜，但在房地產(chǎn)行業(yè)OA軟件上線不到兩個(gè)月光景金橋股份就把所有合同類流程E化了，把線下流程原原本本搬到OA平臺上。金橋股份沒有先去精簡優(yōu)化流程節(jié)點(diǎn)，而是采取“E化”到電子平臺的方式。“如果做優(yōu)化反而容易會引起使用者的抵觸情緒。每個(gè)人只看到涉及到自己的流程但看不到全局，與其給他形成阻力，不如把它變成順勢的事情。”崔曉東說。

同時(shí)，崔曉東舉例道，當(dāng)時(shí)我們有一個(gè)“內(nèi)勤”的崗位，其主要職責(zé)是負(fù)責(zé)文件的流轉(zhuǎn)，一個(gè)部門簽完，再送到另一個(gè)部門，類似于“合同中介”的角色。沒上信息化前，“內(nèi)勤”是非常繁忙的，他要四處搜集文件，如稍有大意文件還會有丟失或漏簽的現(xiàn)象，當(dāng)時(shí)這種情況就時(shí)常發(fā)生。

“事實(shí)上，平臺化后流程就能直接轉(zhuǎn)到下一步了，一開始怕大家不習(xí)慣或?qū)π畔⒒械钟|仍然按照線下方式操作。隨著時(shí)間的推移，我們漸漸發(fā)現(xiàn)內(nèi)勤的崗位已經(jīng)不再重要了，可能會取消這個(gè)崗位或者重新設(shè)定崗位職責(zé)。所以，OA規(guī)范了流程，明晰了崗位，節(jié)約了人力成本的投入。我們還將不斷在運(yùn)行的過程中作出改變，今年則要繼續(xù)優(yōu)化梳理流程。”

崔曉東強(qiáng)調(diào)，下一步希望系統(tǒng)應(yīng)用功能上能夠更加完備，如何讓OA也趕上新技術(shù)的速度，如何用信息化來推動(dòng)內(nèi)部管理的流程的固化梳理是亟待思考的。要想把信息化運(yùn)用到管理上去，實(shí)質(zhì)上是把信息化變成內(nèi)部管理的工具。

后記：論信息化項(xiàng)目成敗

在與崔曉東的交流中，談及一個(gè)企業(yè)信息化項(xiàng)目的成敗，崔總把成敗關(guān)鍵因素總結(jié)為：第一，最重要的一點(diǎn)，企業(yè)一把手掛帥，要有領(lǐng)導(dǎo)的支持。一把手一定要有堅(jiān)強(qiáng)的決心，如果決心散漫了，信息化就無法落地。第二，管理要有一定的基礎(chǔ)。在金橋股份，我們都有一本組織管理手冊，70%-80%以上的管理內(nèi)容都有我們的規(guī)章制度。信息化基本上能按照這些情況來設(shè)定，有規(guī)矩可循。第三，要做一個(gè)好的規(guī)劃。好的規(guī)劃是成功很重要的因素，如果規(guī)劃太高或太低，可能做下來都不太好，要有大家努努力就實(shí)現(xiàn)的規(guī)劃節(jié)奏感。第四，要有一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)。要有類似中堅(jiān)力量的支撐來引導(dǎo)，我們的幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的支撐力、執(zhí)行力都很強(qiáng)。我們的團(tuán)隊(duì)雖然沒有一個(gè)真正意義上的信息化部門，綜合事務(wù)部下屬兩個(gè)人承擔(dān)信息化職能，是由公司關(guān)鍵部門抽調(diào)的人員組成的信息化小組來推動(dòng)。這些人對業(yè)務(wù)很熟悉，他們上傳下達(dá)需求能夠很明白，實(shí)施方的東西真正吸收后能夠?yàn)槲覀兯?。第五，要有好的?shí)施團(tuán)隊(duì)和監(jiān)理團(tuán)隊(duì)組成信息化聯(lián)合小組。這樣的組織各司其職，各做其事，保證信息化順利運(yùn)行。第六，要有一定手段，方法論很重要。比如，我們采取了信息化小組例會制度、信息化信息通報(bào)制度、內(nèi)部員工培訓(xùn)制度、信息化操作考試制度、信息化表現(xiàn)納入績效考核范疇等等。