企業(yè)如何選擇合適的文件管理軟件系統(tǒng)

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       文檔管理軟件軟件可以實(shí)現(xiàn)文檔管理軟件自動化及人力資本管理，可可大大提升競爭力，文檔管理軟件系統(tǒng)中涉及到比較深入的管理技術(shù)和信息技術(shù)層面的問題，如果企業(yè)沒有熟知文檔管理軟件系統(tǒng)的，最好的解決辦法，可以交給專業(yè)的文檔管理軟件系統(tǒng)咨詢機(jī)構(gòu)通過對企業(yè)的人力資源管理進(jìn)行分析與診斷后，和第三方咨詢機(jī)構(gòu)一起參與到文檔管理軟件系統(tǒng)的選型工作來。在文檔管理軟件系統(tǒng)選型的過程中，企業(yè)參與選型工作的人員也需要掌握一些必要的文檔管理軟件選型技巧。
       企業(yè)在選擇文檔管理軟件系統(tǒng)時，需要綜合考慮系統(tǒng)功能、文檔管理軟件軟件供應(yīng)商實(shí)力、供應(yīng)商的服務(wù)水平、實(shí)施能力、產(chǎn)品價格等因素。今天重點(diǎn)來講講文檔管理軟件系統(tǒng)選型時需要考慮的系統(tǒng)特征。
1、系統(tǒng)的完整性與集成性
       系統(tǒng)全面涵蓋了人力資源管理的所有業(yè)務(wù)功能，并且對每個業(yè)務(wù)功能都是基于完整而標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計，是用戶日常工作的信息化管理平臺；
       系統(tǒng)既可作為一個完整的系統(tǒng)使用，也可以將模塊拆分單獨(dú)使用，在必要時還能擴(kuò)展集成為一個完整系統(tǒng)，可以與如CRM、項目管理等模塊進(jìn)行集成。
2、易用性
       易用性一方面要求系統(tǒng)界面簡潔、操作靈活，可以直觀地看到文檔管理軟件管理的最重要內(nèi)容。由于現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)全球化，很多企業(yè)都發(fā)展了跨國業(yè)務(wù)，易用性還表現(xiàn)為系統(tǒng)能夠簡便實(shí)現(xiàn)中英文互換。
3、跨級跨地域
       對集團(tuán)型企業(yè)用戶或者是有分公司、辦事處的企業(yè)用戶來說，能提供異地、多級、分層的數(shù)據(jù)管理功能日常管理不受物理位置限制，可在任何聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)上經(jīng)身份驗(yàn)證后進(jìn)行操作，基于web的人力資源管理系統(tǒng)是必須的。
4、員工自助
       允許員工在線查看企業(yè)規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)、重要人員信息、內(nèi)部招聘信息、個人當(dāng)月薪資及薪資歷史情況、個人福利累計情況、個人考勤休假情況，提交請假/休假申請，提交工時表、報銷申請，更改個人數(shù)據(jù)，與文檔管理軟件部門進(jìn)行電子方式的溝通等等。
       允許直線經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)可在線查看所有下屬員工的人事信息，更改員工考勤信息，審批員工的培訓(xùn)、請假、休假等申請，并能在線對員工進(jìn)行績效管理。
       總經(jīng)理可在線查看公司人力資源配置情況、人力資源成本變動情況、組織績效/員工績效等各種與人力資源相關(guān)的重要信息。
5、系統(tǒng)的擴(kuò)展性
       提供功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)接口，輕松實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出以及與外部系統(tǒng)的無縫連接，可以直接引人各類Office文檔，并存儲到數(shù)據(jù)庫中。人力資源管理系統(tǒng)幫助企業(yè)規(guī)范了人力資源文檔的管理，增加了文檔的安全性。
6、強(qiáng)大的報表生成與輸出功能
       提供強(qiáng)大的報表制作與管理工具，用戶可根據(jù)自己的需要設(shè)計各種人事報表；
       提供了靈活報表生成器，用戶可快速完成各種條件報表的設(shè)計，并能隨時進(jìn)行設(shè)計更改；
       報表還可以方便地通過打印機(jī)打印出來。
       以上的文檔管理軟件系統(tǒng)功能特點(diǎn)，企業(yè)在文檔管理軟件選型的過程中要特別的留意。這些都是一個優(yōu)秀的文檔管理軟件系統(tǒng)必須具備的。