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多途徑多方法對(duì)檔案進(jìn)行管理
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檔案的重要作用早已經(jīng)被大家所熟知，檔案管理也被越來(lái)越多的人所重視。在社會(huì)信息化過(guò)程中，想要管理好檔案，就必須通過(guò)多途徑的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理。
1、檔案信息征集、整理編目與資源整合
檔案管理機(jī)構(gòu)能夠?qū)Σ煌瑱n案資料源提供不同的征集途徑與方法是數(shù)字檔案管理的主要功能之一。資料管理軟件通過(guò)一整套數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，利用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與整合功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部分散的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)、電子審批系統(tǒng)、會(huì)議管理、文檔管理、外部移交信息資源、報(bào)送系統(tǒng)、檔案綜合管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的全面整合，打破檔案信息資源的條塊分割的局面，把分散在不同區(qū)域、不同載體、不同格式上的“信息孤島”整合為一個(gè)統(tǒng)一體，交由非結(jié)構(gòu)化海量全文數(shù)據(jù)庫(kù)群統(tǒng)一管理。
對(duì)于通過(guò)不同途徑征集來(lái)的檔案資料的格式與資源整合以及規(guī)范化的編目，系統(tǒng)提供統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換與標(biāo)引系統(tǒng)工具，該系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)自動(dòng)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞(或關(guān)鍵詞)及分類號(hào)的標(biāo)引功能;用戶可以根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)置實(shí)體分類方案，并能滿足按照標(biāo)準(zhǔn)的檔案分類類目進(jìn)行分類和自動(dòng)排序等。
2、數(shù)字化加工
目前，檔案管理機(jī)構(gòu)的管理對(duì)象還是以紙介質(zhì)形式存的檔案資料為主，如何在短時(shí)間內(nèi)將大量的檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化加工與處理就成為數(shù)字檔案管理的關(guān)鍵所在。這樣可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料進(jìn)行基于內(nèi)容的全文檢索，這是傳統(tǒng)的基于著錄字段的檢索所不能達(dá)到的。
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