資料管理系統(tǒng)過程中應(yīng)該注意哪些問題

　　由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展及廣泛運(yùn)用，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。現(xiàn)在越來越多的企業(yè)單位都把檔案數(shù)字化放在很重要的位置，什么是檔案數(shù)字化呢?檔案數(shù)字化是利用智能信息處理技術(shù),將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料,通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運(yùn)用各種存儲(chǔ)管理技術(shù)將他們存貯于各種介質(zhì)上,并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。

　　檔案數(shù)字化是新時(shí)期里檔案管理者面臨的一項(xiàng)重要工作，所以如果不加以重視，就有可能導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作。那么檔案數(shù)字化過程中應(yīng)該注意哪些問題呢?

　　作好掃描前的準(zhǔn)備工作。首先要確定數(shù)字化加工場(chǎng)地，場(chǎng)地面積要能滿足檔案工作人員操作所需空間，同時(shí)場(chǎng)地要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)等干擾;其次是要準(zhǔn)備好數(shù)字化加工過程中所必備的辦公用品。

　　做好檔案掃描前處理工作。檔案掃描前處理包括檔案目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、頁面修整等。掃描前，要整理好需掃描的各類檔案目錄，對(duì)所有檔案按要求編制統(tǒng)一規(guī)范的檔號(hào)，并確定相關(guān)的字段名和字段類型。對(duì)模糊不清的檔案進(jìn)行特殊處理。檔案形成于不同年代，載體、字跡復(fù)雜多樣，字跡清晰度和紙張質(zhì)量差異很大，印章的色差也不同，所以在掃描前要根據(jù)檔案的具體狀況，適當(dāng)進(jìn)行整理，視需要進(jìn)行登記或作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。在拆除原檔案裝訂時(shí)，要注意保護(hù)檔案原件，頁面需修整的要按規(guī)定執(zhí)行。

　　制定數(shù)字化加工場(chǎng)所工作規(guī)范。工作人員必須佩戴工作證，非本場(chǎng)所工作人員或相關(guān)人員不得進(jìn)入;工作人員不得攜帶與本工作無關(guān)的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)入工作場(chǎng)所，隨身物品統(tǒng)一存放于入口處;場(chǎng)地內(nèi)禁止吸煙，禁止存放易燃、易爆雜物和食品等物品;保持工作場(chǎng)所清潔、干燥，切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等。項(xiàng)目日常管理員要隨時(shí)檢查數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)安全、保密設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題立即報(bào)告，及時(shí)解決;工作人員離開現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，必須切斷電源，鎖好門窗;加強(qiáng)保密觀念，每逢節(jié)假日進(jìn)行一次安全、保密檢查，消除不安定因素;嚴(yán)格遵守用戶方相關(guān)的保護(hù)保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案原件、掃描后的電子檔案帶出工作場(chǎng)所，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳檔案內(nèi)容;愛護(hù)設(shè)備，專人操作，確保檔案絕對(duì)安全。

　　加強(qiáng)掃描過程中質(zhì)量管理。檔案管理部門的工作人員要經(jīng)常到掃描現(xiàn)場(chǎng)檢查、解決、協(xié)調(diào)掃描過程中出現(xiàn)的各種問題。檔案目錄錄入時(shí)可能存在錯(cuò)誤情況，需要仔細(xì)核對(duì)。對(duì)字跡模糊不清的檔案，需記錄下來單獨(dú)處理，或者建議掃描公司對(duì)這類情況特殊的檔案采用較高分辨率進(jìn)行掃描。檔案幅面大小不一，要選擇采用相應(yīng)規(guī)格的掃描儀。掃描時(shí)，避免盲目追求速度，而忽視質(zhì)量，牢記掃描質(zhì)量是最重要的。掃描后，要對(duì)圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求的，要進(jìn)行后期處理，去掉掃描紙張中明顯的裝訂孔、文件中明顯的污垢等。

　　區(qū)分掃描件和非掃描件，避免重復(fù)掃描，提高工作效率。近年來，新歸檔的文書檔案分為電子文檔和沒有電子文檔兩類，若對(duì)有電子文檔的檔案再進(jìn)行掃描，不但掃描效果達(dá)不到OA系統(tǒng)原文件的清晰度，而且會(huì)造成不必要的浪費(fèi)。因此，為避免重復(fù)掃描，需把實(shí)行OA以來的所有目錄與電子文檔進(jìn)行逐一核對(duì)，整理出有電子版的檔案，進(jìn)行全部標(biāo)識(shí)，不再進(jìn)行掃描。

　　對(duì)完成掃描的檔案原件進(jìn)行檢查。檔案掃描裝訂后，在歸還檔案室時(shí)，要對(duì)每卷檔案進(jìn)行檢查，尤其是永久、長期的檔案。檢查中，容易出現(xiàn)問題主要有：少量目錄裝訂順序有誤;備考表裝訂有脫落現(xiàn)象;檔案實(shí)體卷內(nèi)頁碼有錯(cuò)(掃描公司可以糾正后，卷內(nèi)目錄會(huì)改，但卷盒上忘記改)，這些都是需要引起注意的地方。

　　只有把檔案數(shù)字化過程中的注意點(diǎn)都注意到了，才能夠加快檔案數(shù)字化的發(fā)展步伐，做好檔案數(shù)字化有效管理。

　　推薦閱讀：檔案管理工作存在的問題有哪些