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資料管理系統(tǒng)的優(yōu)勢有哪些
隨著現代信息技術的迅猛發(fā)展，檔案數字化建設成為我國檔案界關注的熱點。數字檔案具有存儲、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優(yōu)點，是傳統(tǒng)紙質檔案望塵莫及的。泛普軟件現把檔案數字化的優(yōu)勢總結如下：
1、檔案電子版的管理:
現在大量的電子文件沒有經過科學的管理，在每個計算機中順其自然地存在。電子文件的管理就迫在眉睫了。有研究表明：企業(yè)70%日常運作必須同各類紙質和電子文檔聯(lián)系在一起;檔案管理數字化系統(tǒng)將人、信息甚至鏈接整個虛擬數據庫里，能夠挖掘出大量的、具有潛在價值的信息，并將它轉化為知識財富。
2、檔案的遠程查詢：
隨著計算機網絡的發(fā)展，這樣可以大大地節(jié)約人們寶貴的時間資源，有些檔案可以不到現場就可以進行瀏覽，解決了檔案的遠程查詢問題?？梢赃M行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。一次查詢只需幾秒鐘;內容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容。
3、檔案的遠程歸檔管理：
現在信息量高速增長，這些信息能否及時歸檔保存，顯得尤其重要。有些信息檔案的丟失，是單位或者個人都無法承受的。換言之，就是檔案遠程歸檔的問題。例如：一個建筑公司，有分布各地的若干個工程項目部，可以通過數字化網絡及時歸檔，徹底防范檔案的丟失問題。
4、同時對檔案實體也起到了保護作用：
傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用時需到庫房直接調用檔案原件，管理成本高，檔案容易受損，如：紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此傳統(tǒng)的檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現檔案數字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案原件的調閱次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保護，確保檔案實體的安全。
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