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紙質(zhì)資料管理系統(tǒng)的好處有哪些
大家都知道，紙質(zhì)檔案具有很多缺陷，比如不易保存不易管理以及占用空間等等方面的缺點，相比于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化的優(yōu)勢很多很明顯。那么把紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，具備哪些方面的好處呢?
1、檔案的調(diào)閱方便快捷。檔案數(shù)字化處理后，可以直接通過電腦在幾秒內(nèi)時間里準確找到所需的檔案。這大大提高了工作效率。
2、電子檔案實現(xiàn)日志管理。資料管理軟件對每天電子檔案查看情況自動記錄?？蓪崿F(xiàn)對什么人、什么時間，在哪臺計算機查看哪本卷宗清晰記錄。通過日志的科學(xué)管理，檔案員可以快速排查解決問題。
3、電子檔案實現(xiàn)分組管理。資料管理軟件管理員有權(quán)對用戶進行注冊、注銷、刪除、權(quán)限修改等?？梢酝ㄟ^權(quán)限設(shè)置對用戶瀏覽的內(nèi)容加以限制，比如，高權(quán)限用戶可訪問瀏覽法院訴訟檔案的副卷;只能瀏覽，不能打印等。
4、實現(xiàn)多種檢索方式。凡是能登陸到局域網(wǎng)的計算機都能進入電子檔案系統(tǒng)?？梢园凑债斒氯诵彰柑枴w檔號、按類型等多種方式進行檢索查詢。
5、電子檔案大幅提升安全性。電子檔案安裝于內(nèi)部局域網(wǎng)，只允許本院受權(quán)人員調(diào)閱。其他非本院人員無法登陸系統(tǒng)查看。如有特殊情況，上級法院需要調(diào)卷，可另行處理。檔案數(shù)字化處理后，紙質(zhì)檔案都封存入庫，避免了檔案的破損和丟失。
6、電子檔案成本低。電子檔案的維護成本遠遠低于紙質(zhì)檔案。
7、檔案可實現(xiàn)部分或全部復(fù)制、打印。檔案員不需要進入庫房調(diào)卷，就可以復(fù)印、打印部分或全卷檔案。還可以將其存到各種移動存儲介質(zhì)(移動硬盤、u盤等)。
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