對(duì)于紙質(zhì)資料管理系統(tǒng)的幾點(diǎn)思考

　　近幾年紙質(zhì)文檔每年以46%的速度增長(zhǎng)。政府、企業(yè)、事業(yè)單位等都存在著大量的歷史和現(xiàn)行的文檔，面對(duì)如此多的紙質(zhì)文檔需要管理大感頭痛，傳統(tǒng)的手工管理方式，極容易產(chǎn)生缺、漏、失的情況，往往要找到一份文檔，需要很長(zhǎng)的時(shí)間，查找利用很不方便。伴隨著節(jié)能環(huán)保無(wú)紙化辦公、電子閱讀室、數(shù)字化檔案館等建立的需求，把這些紙質(zhì)文檔通過數(shù)字化加工后，成為可檢索的圖像文件，存儲(chǔ)在硬盤、光盤等載體上，并采用數(shù)字資料管理軟件進(jìn)行管理，使檔案信息資源能夠準(zhǔn)確、方便、快捷地的查詢和利用，成為政府、學(xué)校、企業(yè)集團(tuán)、金融等行業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化是高速發(fā)展的信息時(shí)代給檔案工作帶來(lái)的一項(xiàng)新內(nèi)容，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的推進(jìn)過程中，給檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，不可避免也會(huì)遇到一些新情況、新問題。哪些問題是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)并有待解決的呢?

　　1.如何更加科學(xué)確定數(shù)字化范圍，除了考慮檔案重要程度、破損情況、利用需求等，是否還要結(jié)合數(shù)字化工作進(jìn)度、工作量以及數(shù)字化績(jī)效等實(shí)際情況綜合考慮。

　　2.數(shù)字副本的法律地位問題。目前，我國(guó)尚未啟動(dòng)有關(guān)數(shù)字副本法律認(rèn)可性的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)均沒有明確的相關(guān)條款，通過實(shí)踐證明澳大利亞等國(guó)的先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)具有科學(xué)性、合理性和可操作性，因此，應(yīng)該參照這些標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合我國(guó)的具體實(shí)踐著手制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，用于規(guī)范數(shù)字副本制作的全程管理與技術(shù)要求。

　　總結(jié)這方面的做法主要包括以下幾個(gè)方面：

　　(1)實(shí)施數(shù)字化對(duì)象審批制，用以記錄數(shù)字化項(xiàng)目授權(quán)信息，證明數(shù)字副本來(lái)源的合規(guī)性;

　　(2)精確復(fù)制、準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)，以文件級(jí)檔號(hào)及件內(nèi)頁(yè)面流水號(hào)命名數(shù)字副本，以彩色JPEG格式存儲(chǔ)源版數(shù)字副本，完整記錄檔案原件頁(yè)面原有內(nèi)容，包括斑點(diǎn)、破損頁(yè)邊等頁(yè)面信息;

　　(3)完整掃描關(guān)于同一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的往來(lái)文件，以及一份文件的正本、定稿、公文處理單、重要修改稿等，確保數(shù)字化對(duì)象及其來(lái)源信息的完整性;

　　(4)通過數(shù)字化元數(shù)據(jù)記錄紙質(zhì)檔案數(shù)字副本的技術(shù)參數(shù)與生成背景;

　　(5)建立并歸檔保存規(guī)范的數(shù)字化工作文檔，記錄、審核數(shù)字化項(xiàng)目全過程管理信息;

　　(6)通過先期制定數(shù)字化工作方案，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管、按比例抽檢、分階段驗(yàn)收等方式，實(shí)施數(shù)字化成果的質(zhì)量控制。

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