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企業(yè)應(yīng)該重視檔案整理工作
一個企業(yè)想要得到好的發(fā)展，一個企業(yè)能夠得到好的發(fā)展，勢必要重視檔案整理工作。大量的事實(shí)已經(jīng)足夠證明，檔案整理工作在企業(yè)中起著舉足輕重的作用。
一個企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務(wù)報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像和實(shí)物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。市場經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)家決策要根據(jù)各種資料、數(shù)據(jù)、信息，搞好企業(yè)需要匯集各方面信息，對決策而言，信息與人才、資金同等重要，有時甚至更重要。沒有資料管理、數(shù)字管理、信息管理，就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機(jī)會。
企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化建設(shè)有著十分重要的作用，表現(xiàn)在檔案能夠真實(shí)地記錄企業(yè)文化以及企業(yè)發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴和對企業(yè)文化的歸納、梳理。企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化的記錄不是一種簡單的記錄，而是通過分類與分析使員工和領(lǐng)導(dǎo)能更好地認(rèn)清公司的文化建設(shè)成就與不足。同時，通過檔案管理員的梳理和價值判斷，可以“留其精華，去其糟粕”，從而更好地服務(wù)于公司的發(fā)展戰(zhàn)略。
企業(yè)檔案還必須逐年分類設(shè)置，歸納整理，經(jīng)過活化才能有價值。要把檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，通過辦公自動化、管理信息系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理、企業(yè)資源計劃等應(yīng)用系統(tǒng)，加快信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案的功能和作用。
目前，企業(yè)檔案管理特別是中小民營企業(yè)檔案管理普遍比較薄弱，主要原因是企業(yè)老板的檔案意識不強(qiáng)，管理方式原始，甚至還存在不知檔案為何物，更談不上檔案利用了。有的即便是利用檔案也是很原始的，忽視了檔案為企業(yè)文化、形象、企業(yè)精神等方面的二次深層次開發(fā)。要改變這一狀況，企業(yè)管理者必須樹立知識管理思想，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的需要建立科學(xué)的檔案管理制度，包括對各類文件、材料的歸檔整理、檔案保管、保密、借閱和銷毀等內(nèi)容，并對企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識進(jìn)行有效識別、全面搜集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用，以此促進(jìn)知識共享、鼓勵知識創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識增值，它是利用企業(yè)集體智慧提高企業(yè)應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力的重要途徑。
要想企業(yè)取得長足的發(fā)展，就必須重視企業(yè)檔案的整理工作，只有重視企業(yè)檔案整理工作的企業(yè)，才能夠在這個競爭日益激烈的環(huán)境下得以生存和持續(xù)發(fā)展，立于不敗之地。
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