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檔案種類劃分應(yīng)該具備哪些基本原則
檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質(zhì)、膠磁等;從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等;從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。所以對于檔案種類的劃分也是多種多樣的。對于檔案種類的劃分必須具備一定的原則，那么檔案種類劃分應(yīng)該具備哪些基本原則呢?
1、邏輯性原則。在檔案種類劃分時，同一層次只能使用同一劃分標(biāo)準(zhǔn)，被劃分的概念與分出來的概念之和要相等，即屬于母項外延的第一分子都必須毫無遺漏地歸入各子項的外延之中，各子項的外延互不相容，具有排它性。
2、整體性原則。在檔案種類劃分時，首先必須確立分類的第一層次，要以檔案外延中的全部事物——古今中外全部檔案作為分類對象，而不能站在某一領(lǐng)域、某一載體、某一特征、某一時期的角度上選用分類標(biāo)準(zhǔn)，以保持檔案種類劃分的穩(wěn)定性。以此為前提，才可進(jìn)行其他層次或管理需要方面的分類。
3、實用性原則。檔案種類劃分雖然是對檔案概念外延的認(rèn)知分類，但分類標(biāo)準(zhǔn)和層次的選擇也必須以管理和利用的需要為前提，而不是為分類而分類。在實際工作中，種類的劃分也不得不讓科學(xué)性讓位于實用性。在檔案的管理體制、所有權(quán)屬、管理技術(shù)等社會因素的影響下，檔案種類的劃分自然不自然地會表現(xiàn)出實用性的原則。
既然檔案種類如此之多，那么在對檔案進(jìn)行管理的時候就應(yīng)該考慮到這點，盡量充分利用些好的資料管理系統(tǒng)對其進(jìn)行管理，這樣才不至于讓檔案管理變得雜亂。
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