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開展紙質(zhì)資料管理系統(tǒng)工作的目的
開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作有兩重目的。
其目的之一是長期保管，這里存在兩種不同情形：第一，“替代性保管”——使用數(shù)字化復(fù)本替代原件長期保存和使用;第二，“復(fù)本保管”——為重要檔案原件制作異地保管的數(shù)字化復(fù)本。
其目的之二則是利用。以利用為目的的檔案數(shù)字化同樣區(qū)分為兩種情況：網(wǎng)絡(luò)利用和非網(wǎng)絡(luò)利用。非網(wǎng)絡(luò)利用范圍相對有限，主要集中在文獻資料的出版和發(fā)行;而網(wǎng)絡(luò)利用是數(shù)字化檔案利用的主要形式。
從目前來看，數(shù)字化工作的主要目的是以利用為主，保管為輔。無論是利用還是保管，我們認(rèn)為所選的圖像格式必須具有良好的還原性、安全性，即識讀、顯示出來的數(shù)字文件在內(nèi)容上應(yīng)與原件完全一致，能夠通過數(shù)字簽名等技術(shù)固化數(shù)字文件的內(nèi)容，防止保管、利用過程中的信息篡改。此外，所選格式必須預(yù)期較低的遷移頻率和遷移損耗，否則，數(shù)字檔案會隨信息遷移而失去原真性，甚至成為無法利用的“數(shù)字垃圾”。
目前很多地方的數(shù)字化圖像以黑白和灰度圖像為主，彩色圖像多用于照片檔案，且分辨率很低。各檔案館進行數(shù)字化加工時，基本上遵照“紙質(zhì)檔案掃描方式主要采用黑白(二值)方式掃描。當(dāng)黑白方式掃描清晰度較差時，采用灰度方式掃描，灰度方式一般采用256灰階。照片檔案掃描方式可選擇彩色或者灰度兩種方式掃描”的原則進行，采用的圖像格式以TIFF/G4、TIFF/LZW、JPG和PDF為主。對于普通紙質(zhì)檔案，其掃描分辨率一般定為150dpi左右，部分檔案館標(biāo)準(zhǔn)更低，只有50～100dpi。照片檔案掃描分辨率一般定為300dpi左右。
針對上述情況，采取的做法是要求制止檔案掃描采用24bit真彩，300dpi以上的分辨率，照片檔案要求采用600dpi以上的分辨率，歸檔格式采用JPG格式，全部采用光盤保存，利用格式采用Djvu格式，全部存放在存儲設(shè)備上。由于Djvu自身采用了分層顯示、高壓縮比、格式及算法開放等諸多優(yōu)點，很快得到了推廣和采。
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