兩種檔案整理方法如何進(jìn)行

　　企業(yè)在發(fā)展壯大的過程中，會積累很多有意義有價值的資料，這些資料被稱之為檔案，隨著檔案的不斷增多，必須對檔案進(jìn)行整理。檔案整理是對存檔的文件或案卷進(jìn)行分類、編號、著錄、標(biāo)識、包裝、編制目錄和排列上架等整個智力勞動過程。目前，檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。以“卷”整理將形成文件級、案卷級兩層目錄，以“件”整理的將形成一文一件的單層目錄。那么這兩種檔案整理方法具體如何進(jìn)行呢?

　　按“件”整理要以計算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：

　　(1)對歸檔文件逐件裝訂固定;

　　(2)對歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行保管期限分類;

　　(3)對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，對成套性文件材料要相對集中;

　　(4)根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容;

　　(5)編制歸檔文件目錄(包括提煉題名、作者等);

　　(6)將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝盒。

　　按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，主要步驟有：

　　(1)分類。分類方法有多種，常用的是年度分類法和問題分類法。

　　(2)組卷(即組成案卷)。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料按照專門的程序檢查調(diào)整后組合在一起，便于保管和利用。

　　(3)卷內(nèi)文件材料排列，要求按文件形成的時間先后或重要程度排列;

　　(4)根據(jù)排列結(jié)果，對卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號;