如何解決紙質(zhì)檔案占用空間的問題

　　大家都知道，紙質(zhì)檔案存在著很多方面的不足，比如不易保存，比如占空間等等。但是有些紙質(zhì)檔案卻又不得不保留下來，因?yàn)樗鼈兊恼滟F性。那么，如何解決紙質(zhì)檔案占用空間的這個(gè)問題呢?

　　1. 專用文件夾

　　每一種檔案都有它自己的檔案文件夾，如果弄錯(cuò)了檔案夾那么整本檔案就等于白做了。所以要用它專有的檔案夾進(jìn)行裝盒，每一種盒子代表著一種檔案，區(qū)分極其的細(xì)致。這樣可以更好地節(jié)省空間，還能加強(qiáng)對檔案的管理，檔案用品盒的種類都不相同，要防止裝錯(cuò)盒子的現(xiàn)象。

　　2. 懸掛式的工具

　　運(yùn)用這種方式的檔案工具是目前來說用的最多的一種，因?yàn)闄M向的工具會占用很大的空間，保存起來也比較麻煩，而豎向的便可以節(jié)省空間。懸掛式的檔案用品能夠使檔案更加有序，保管起來比較方便。懸掛式的檔案工具以及那種金屬制成的檔案架相互配合，就能使檔案更加井然有序，另外使用豎式的檔案架子可以更加方便的把檔案的種類分別開來，以便對檔案的管理。

　　3. 清理不需要保存的檔案

　　并不是所有的檔案都需要保存的，還有一些檔案是不需要存檔的，所以可以不用整理。比如像一些不需要的報(bào)紙雜志可以扔掉，因?yàn)闆]有保存的必要，這樣也可以更加有效的騰出空間來。

　　除了以上方法，當(dāng)然檔案整理還包括其他很多的方法可以解決紙質(zhì)檔案占用空間的這個(gè)問題，如果紙質(zhì)檔案實(shí)在是太多不好管理的話，還是建議將檔案數(shù)字化吧!

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發(fā)布：2007-04-15 11:34 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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