文書類檔案歸檔的規(guī)則及常用鑒定方法

     現(xiàn)在很多場合都有使用到那檔案，對(duì)于檔案的管理方式也是越來越多，資料管理系統(tǒng)是其中一種比較不錯(cuò)的方法，下面主要就文書檔案歸檔常用的一些規(guī)則及鑒定方法作一個(gè)簡要的說明
     文書檔案歸檔規(guī)則
     歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
    “件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正本與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。
      歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。此整理方法僅限于紙質(zhì)文件的整理范疇。
      歸檔文件的鑒定
      具體內(nèi)容：制定歸檔文件范圍和文書檔案保管期限表，銷毀確無保存價(jià)值的文件檔案；圍繞鑒定程序開展的組織工作（初步鑒定、定期鑒定、銷毀鑒定，本文只指初步鑒定）。
      原則方法：1、分析文件的內(nèi)容；
     2、分析文件的來源，包括兩方面的內(nèi)容，一方面是文件的形成者，即立檔單位應(yīng)根據(jù)其在社會(huì)上的地位、作用、影響等決定其檔案價(jià)值。一般來講，行政級(jí)別越高，其形成的檔案越重要。二是文件的責(zé)任者，本機(jī)關(guān)形成的文件材料應(yīng)是保存的重點(diǎn)，突出“以我為主”。
      3、分析文件的時(shí)間。文件的時(shí)間包括文件產(chǎn)生的時(shí)間和文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間，產(chǎn)生的時(shí)間越早，保存下來的越少，資料越珍貴；重要?dú)v史時(shí)間形成的文件，其保存價(jià)值更大一些；文件內(nèi)容涉及的時(shí)間越長，價(jià)值越大。
      4、分析文件的形式。文件的形式之文件的名稱、文本和外形特點(diǎn)，如命令、決定、指示等就比較重要重要的外形載體如照片、音像資料、證書、獎(jiǎng)旗勝于內(nèi)容的，也要重視。
      5、分析檔案的利用數(shù)量，利用率高，表明其需求量大，其保存價(jià)值就越大。

發(fā)布：2007-04-15 11:38 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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