公司檔案整理應(yīng)該遵循什么原則

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　　對于很多企業(yè)來說，最頭疼的事就是有關(guān)于檔案整理的問題。那么如何對公司檔案進行整理，對公司檔案整理應(yīng)該遵循什么原則呢?

　　1、凡與公司項目經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，具有查考、利用價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。

　　2、對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前,應(yīng)根據(jù)該文件的時間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進行準(zhǔn)確分類。

　　3、為了方便查尋，對已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的《卷內(nèi)文件目錄》和《案卷目錄》。機密文件另類歸檔。

　　4、公司的所有文書類檔案資料由行政部集中收存管理，財務(wù)報表、憑證、帳簿等財務(wù)文件由財務(wù)部專人保管，員工人事檔案及產(chǎn)品資料交由行政部統(tǒng)一保管。

　　5、歸檔的文件原則上要求為原件,并要求字跡清楚、無污損或殘缺,特殊情況只能存復(fù)制件或殘損件的,要在目錄的備注檔內(nèi)注明原由。為使入卷的文件整齊、美觀、方便查閱，文件的簽發(fā)件和印發(fā)件可分開存放。

　　6、公司員工因工作需要，需從檔案管理部門借閱已歸檔的文件資料的，須經(jīng)總經(jīng)理或行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，機密文件應(yīng)得到總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。并必須在指定期限內(nèi)歸還;借走的文件不得涂改、復(fù)印、摘錄、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。

　　7、歸檔資料應(yīng)包括下列內(nèi)容：公文資料：重要會議紀(jì)要、公司經(jīng)營決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等等;人事檔案：履歷表、身份證、學(xué)歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、擔(dān)保函、聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大獎懲記載、照片、培訓(xùn)記載等等;辦公設(shè)備資料：電腦相關(guān)軟件，打印機、傳真機等驅(qū)動程序及說明書。其它：經(jīng)營許可證、房屋租賃合同等。

　　8、已歸檔的文件要定期清理，對內(nèi)容已發(fā)生變化并與新文件內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期已過失去保存意義和查考價值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件以及機密文件的草稿，在經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后集中予以銷毀。

發(fā)布：2007-04-15 11:36 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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