怎樣做好IT項(xiàng)目成本預(yù)算

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  　[摘要] 信息化項(xiàng)目是一個(gè)燒錢(qián)的游戲，這已經(jīng)是很多企業(yè)管理者腦袋對(duì)于信息化項(xiàng)目的一個(gè)直觀的印象。其實(shí)呢，信息化項(xiàng)目比起企業(yè)其他項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，還是小兒科，如一個(gè)新產(chǎn)品的研發(fā)或者新生產(chǎn)線的投入，都是動(dòng)輒十萬(wàn)、百萬(wàn)起步的。那為什么偏偏會(huì)給信息化項(xiàng)目扣上這么一頂高帽子呢？根據(jù)筆者的了解，這其中有兩方面的原因。
　　信息化項(xiàng)目是一個(gè)燒錢(qián)的游戲，這已經(jīng)是很多企業(yè)管理者腦袋對(duì)于信息化項(xiàng)目的一個(gè)直觀的印象。其實(shí)呢，信息化項(xiàng)目比起企業(yè)其他項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，還是小兒科，如一個(gè)新產(chǎn)品的研發(fā)或者新生產(chǎn)線的投入，都是動(dòng)輒十萬(wàn)、百萬(wàn)起步的。那為什么偏偏會(huì)給信息化項(xiàng)目扣上這么一頂高帽子呢？根據(jù)筆者的了解，這其中有兩方面的原因。一是這些信息化項(xiàng)目的投資，其回報(bào)是無(wú)形的，很難利用金錢(qián)來(lái)衡量信息化項(xiàng)目的投資回報(bào)；二是由于很多信息化項(xiàng)目管理人員沒(méi)有成本預(yù)算的相關(guān)知識(shí)，所以，他們?cè)谧鲰?xiàng)目報(bào)告的時(shí)候，根本沒(méi)有做相關(guān)的成本預(yù)算或者所作的預(yù)算跟最后的成本支出相差甚遠(yuǎn)，他們只知道沒(méi)錢(qián)了就像老板要錢(qián)。長(zhǎng)久下去，就在投資者心中形成了這么一個(gè)壞印象。  
　　沒(méi)有一個(gè)好的成本預(yù)算，對(duì)于信息化項(xiàng)目的影響，是眾所周知的，筆者在這里也就不浪費(fèi)口舌了。下面筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勅绾蝸?lái)做好信息化項(xiàng)目成本預(yù)算，以及減少預(yù)算的一些技巧。  
　　信息化項(xiàng)目的成本，大致可以分為兩塊，一是有形成本，如軟件的授權(quán)費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用、二次開(kāi)發(fā)費(fèi)用等等；二是無(wú)形的成本，如項(xiàng)目所占用的時(shí)間、可能給現(xiàn)有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)、轉(zhuǎn)型過(guò)程中的損失等等。前者是可控的、可量化定義的；而后者的話，跟投資回報(bào)率一樣，很難精確的統(tǒng)計(jì)與控制。下面筆者結(jié)合一個(gè)財(cái)物管理軟件項(xiàng)目，來(lái)談?wù)勗陧?xiàng)目成本預(yù)算中，該注意的地方。其實(shí)，很多信息化項(xiàng)目的成本預(yù)算都是大同小異的，可以相互借鑒。  
　　一、應(yīng)用軟件的授權(quán)費(fèi)用。  
　　企業(yè)若要實(shí)施財(cái)務(wù)信息化管理項(xiàng)目的話，則第一筆龐大支出就是財(cái)務(wù)管理軟件的授權(quán)費(fèi)用。雖然說(shuō)，現(xiàn)在市場(chǎng)上也有一些免費(fèi)的開(kāi)源軟件，或者是一些盜版的財(cái)物管理軟件，這些都不在這篇文章的討論之內(nèi)。  
　　我們CIO在實(shí)施財(cái)務(wù)信息化管理軟件之前，第一件要做的就是打聽(tīng)這個(gè)財(cái)務(wù)管理軟件的行情，看看財(cái)務(wù)管理軟件的價(jià)格。在打聽(tīng)這個(gè)軟件價(jià)格行情的時(shí)候，需要注意幾個(gè)問(wèn)題。  
　　一是買(mǎi)軟件跟買(mǎi)衣服一樣，價(jià)格往往跟品牌聯(lián)系在一起的。一個(gè)著名的牌子，如國(guó)內(nèi)的金蝶、用友的財(cái)務(wù)管理軟件，國(guó)外的甲骨文等財(cái)物管理軟件模塊，在價(jià)格上還是有不小的差異。不過(guò)，有一點(diǎn)要明確的就是，軟件的性能與質(zhì)量，往往跟品牌沒(méi)有直接的聯(lián)系。這就好像衣服的質(zhì)量跟品牌沒(méi)有一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系一樣。有時(shí)候，雜牌的軟件，在企業(yè)中也能夠開(kāi)發(fā)結(jié)果；相反，品牌的軟件反而在企業(yè)中無(wú)所作為。所以，CIO為了做成本預(yù)算，在打聽(tīng)市場(chǎng)行情的時(shí)候，筆者認(rèn)為最好收集以下不同的品牌的價(jià)格行情，然后，再參考其他因素，最終來(lái)決定采用哪一款信息化管理軟件。如筆者在做財(cái)務(wù)信息化軟件的授權(quán)費(fèi)用預(yù)算時(shí)，就把財(cái)務(wù)管理軟件根據(jù)其知名度與價(jià)格的不同，分為一線品牌、二線品牌與三線品牌，然后把其價(jià)格填入進(jìn)去。如此的話，決策者就能一目了然的知道，軟件的授權(quán)費(fèi)用。
　　二是要區(qū)分軟件授權(quán)費(fèi)用中所包含的服務(wù)內(nèi)容。不同的軟件公司，其軟件授權(quán)費(fèi)用中所包含的服務(wù)是不同的。如一些大型的財(cái)務(wù)管理軟件，如集團(tuán)性的財(cái)務(wù)信息化管理項(xiàng)目，一般是把財(cái)務(wù)管理軟件授權(quán)費(fèi)用、財(cái)務(wù)管理軟件項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)用、二次開(kāi)發(fā)費(fèi)用等鋒是區(qū)分開(kāi)來(lái)的；而有些財(cái)務(wù)管理軟件，特別是一些小型的財(cái)務(wù)管理軟件企業(yè)，一般報(bào)價(jià)的時(shí)候，是把財(cái)務(wù)管理軟件授權(quán)費(fèi)用與培訓(xùn)費(fèi)用是合并在一起的，但是，其二次開(kāi)發(fā)費(fèi)用仍然按實(shí)際二次開(kāi)發(fā)的數(shù)量分計(jì)算的。所以，在作信息化項(xiàng)目成本預(yù)算的時(shí)候，考慮軟件授權(quán)費(fèi)用時(shí)，需要了解這個(gè)軟件授權(quán)費(fèi)用中，到底包含哪些服務(wù)內(nèi)容。這對(duì)于最后的成本預(yù)算準(zhǔn)確與否，有著很重大的影響。  
　　對(duì)于軟件授權(quán)成本的預(yù)計(jì)，筆者有如下建議：  
　　1、在做軟件授權(quán)成本預(yù)算之前，先對(duì)自己企業(yè)的規(guī)模有個(gè)充分的認(rèn)識(shí)。因?yàn)椴煌?guī)模的軟件，其價(jià)格有很大的差異。如你是集團(tuán)企業(yè)的，則你若再去考察單個(gè)企業(yè)版的軟件授權(quán)價(jià)格就沒(méi)有多大的必要，而且，這也浪費(fèi)時(shí)間。所以，在軟件授權(quán)成本預(yù)計(jì)的時(shí)候，不要收集所有的相關(guān)軟件，而只需要收集一些具有代表性的軟件價(jià)格即可。  
　　2、為了后續(xù)分析比較的需要，最好有一個(gè)統(tǒng)一的報(bào)價(jià)體系。即當(dāng)上面所說(shuō)的，若報(bào)價(jià)中所包含的服務(wù)不一樣的話，則我們CIO在做成本預(yù)算的時(shí)候，要進(jìn)行相關(guān)的折換。一般是自己先形成一個(gè)統(tǒng)一的報(bào)價(jià)格式，然后把各個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行處理，要么合并、要么分解。因?yàn)橹挥薪y(tǒng)一的口徑，才有對(duì)比的可能性。  
　　二、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的成本。  
　　現(xiàn)在的信息化管理軟件，一般都需要有后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的支持。所以，對(duì)于后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的成本，也是不容小視的一塊支出。  
　　現(xiàn)在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，其軟件授權(quán)成本也是不同的。甲骨文的Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)據(jù)庫(kù)中的老大，其幾個(gè)也是數(shù)一數(shù)二的；而微軟的SQLServer相對(duì)來(lái)說(shuō)，價(jià)格要稍微便宜一點(diǎn)；另外，還有一些免費(fèi)的數(shù)據(jù)庫(kù)，如MYSQL；若企業(yè)愿意承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的話，那也可以采用盜版的數(shù)據(jù)庫(kù)版本，等等。  
　　一般來(lái)說(shuō)，CIO在選擇數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的時(shí)候，不像選擇應(yīng)用軟件那樣的自由，而是會(huì)受到一些因素的限制，如：  
　　可能受到來(lái)自前臺(tái)應(yīng)用軟件的限制。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用軟件其不可能支持所有的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，出于各種目的，有些是技術(shù)上的限制，而有些上商業(yè)運(yùn)營(yíng)方面的限制，其一般都只是支持幾個(gè)特定的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。如你若采用甲骨文的應(yīng)用軟件產(chǎn)品，則它們就推薦你采用他們的數(shù)據(jù)庫(kù)版本；采用微軟的ERP軟件，他們就會(huì)推薦你采用微軟的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，等等。這是捆綁銷(xiāo)售的一種碗轉(zhuǎn)的形式?？荚嚧笫占?nbsp;
　　另外一種就是數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用的限制。不同版本的數(shù)據(jù)庫(kù)，在性能上還是有差異的。所以，企業(yè)要根據(jù)不同的性能，采取不同的數(shù)據(jù)庫(kù)。若需要進(jìn)行大量的分析運(yùn)算或者人工智能的話，可能MYSQL等開(kāi)源數(shù)據(jù)庫(kù)可能不能勝任，要么是無(wú)法完成任務(wù)，要么就是執(zhí)行時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。而若企業(yè)只是一些簡(jiǎn)單的應(yīng)用，不涉及到人工智能或者大量數(shù)據(jù)運(yùn)算的話，若采用Oracle的等大型的數(shù)據(jù)庫(kù)的話，則就顯得有點(diǎn)浪費(fèi)，畢竟企業(yè)需要為此付出比較昂貴的代價(jià)。
　　所以，在數(shù)據(jù)庫(kù)成本的預(yù)算上，筆者認(rèn)為需要注意以下幾點(diǎn)：  
　　1、要考慮在應(yīng)用軟件銷(xiāo)售的同時(shí)，有沒(méi)有數(shù)據(jù)庫(kù)版本的限制。若我們看中的應(yīng)用軟件，其只支持某款特殊的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，那么我們只需要找對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)版本的價(jià)格即可。不過(guò)，往往這些數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟家的價(jià)格是不菲的。因?yàn)橐皇沁@里有很大的商業(yè)價(jià)值，軟件公司就不會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件進(jìn)行捆綁銷(xiāo)售。 
　　2、若企業(yè)自己有比較多的選擇余地的話，那筆者個(gè)人認(rèn)為，一些小型的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，甚至是免費(fèi)的開(kāi)源管理軟件，基本上就可以滿足企業(yè)的日常辦公需求。而沒(méi)有必要花費(fèi)比較高的代價(jià)去采用那些昂貴的商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。畢竟信息化管理效果，跟采用什么樣的數(shù)據(jù)庫(kù)，兩者之間沒(méi)有多大的聯(lián)系。也就是說(shuō)，軟件的功能基本上是有前臺(tái)的程序所決定的，跟后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有大大的聯(lián)系。而且，數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，都是透明的，他們看到到數(shù)據(jù)庫(kù)的存在。對(duì)于，在數(shù)據(jù)庫(kù)選擇的時(shí)候，不用像前臺(tái)應(yīng)用軟件那樣，考慮數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的操作性以及頁(yè)面的美觀程度，等等。筆者現(xiàn)在很多信息化管理項(xiàng)目，都采用了開(kāi)源的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，都運(yùn)行的不錯(cuò)。所以，或許在數(shù)據(jù)庫(kù)版本的選擇上，還可以為信息化管理項(xiàng)目省下一筆不小的開(kāi)支。  
　　三、項(xiàng)目的實(shí)施費(fèi)用。  
　　項(xiàng)目的實(shí)施費(fèi)用在項(xiàng)目的實(shí)施成本中，也占據(jù)不少的比例。所以，在成本預(yù)算中，對(duì)其也要進(jìn)行充分的重視。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)其進(jìn)行預(yù)算時(shí)，需要注意如下幾點(diǎn)。  
　　1、實(shí)施費(fèi)用所包含的內(nèi)容。有時(shí)候，實(shí)施費(fèi)用不僅包括培訓(xùn)的費(fèi)用，還需要包含實(shí)施顧問(wèn)的住宿費(fèi)用與來(lái)回的車(chē)費(fèi)等等。所以，這在實(shí)施費(fèi)用的預(yù)算中，最好能夠列清楚。如此的話，對(duì)于后續(xù)實(shí)施費(fèi)用的支出才會(huì)有所控制。  
　　2、實(shí)施費(fèi)用一般可以有折扣。根據(jù)筆者跟軟件公司打交道的經(jīng)驗(yàn)，軟件的實(shí)施費(fèi)用往往是可以打折扣的。如有的按天來(lái)計(jì)費(fèi)的軟件實(shí)施公司，會(huì)買(mǎi)幾送幾的商業(yè)折扣；而有的按模塊進(jìn)行收費(fèi)的企業(yè)，也可以在整個(gè)實(shí)施費(fèi)用的基礎(chǔ)上，大個(gè)幾折，有的甚至可以打到5折。所以，在實(shí)施費(fèi)用這一塊的話，CIO要先去市場(chǎng)上打聽(tīng)好行情，如此的話，才能夠得出一個(gè)比較精確的成本預(yù)算。若光聽(tīng)軟件公司的一面之詞，則往往這個(gè)預(yù)算支出比實(shí)際支出要來(lái)得大。