協(xié)同OA軟件的工程文件電子化管理：

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各部門現(xiàn)狀及需求
 工程部
部門職能：在訂單導(dǎo)入到生產(chǎn)部門進(jìn)行大規(guī)模生產(chǎn)之前，要在工程部進(jìn)行訂單的試產(chǎn)，工程部這邊會有各種工程技術(shù)文件需要存儲。
工程部現(xiàn)狀：
工程部的各種技術(shù)文件，都是紙質(zhì)材料，存儲于專門的文控室。文件要打印多分分別給需要審批和取閱的人員，造成紙張的浪費(fèi)，效率也不高。
工程部對一個工程項(xiàng)目的進(jìn)度情況，了解不及時，每個項(xiàng)目進(jìn)展到哪一步，不能很方便的查詢了解。辦公OA導(dǎo)入大批量生產(chǎn)前，物料準(zhǔn)備情況、機(jī)器設(shè)備情況信息資料沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，公司的erp系統(tǒng)不能管控到這一塊，從而影響工程項(xiàng)目的進(jìn)度。
協(xié)同OA主要需求情況：
工程文件電子化管理：工程技術(shù)文件通過各級審批，最終歸檔到電子檔案，同時要自動發(fā)到需要查看工程文件的人員手中。其中對工程文件要有“打印”“復(fù)制”“閱讀”等權(quán)限的控制。以及對工程文件“查看”“打印”等都要有時間及人員記錄。
關(guān)于工程項(xiàng)目管理：主要應(yīng)用于有新訂單以后，在開始導(dǎo)入大批量生產(chǎn)之前的輔助作用。工程部會有專門的狀態(tài)表單，由工程師進(jìn)行填寫，然后通過上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，每個進(jìn)入一個階段都要進(jìn)行審批，才能進(jìn)行下一步，直到最后能進(jìn)行大規(guī)模生產(chǎn)為止，工程師要對各階段所發(fā)生的問題進(jìn)行記錄。這里會涉及到多個部門同時審批的會簽流程。另外，這個階段所產(chǎn)生的物料等是不計(jì)錄成本，不在ERP系統(tǒng)里產(chǎn)生數(shù)據(jù)的。

研發(fā)部
部門職能：研發(fā)部屬于公司的一個技術(shù)部門，負(fù)責(zé)新產(chǎn)品的研發(fā)工作，同時也根據(jù)客戶提出的技術(shù)需求，研發(fā)客戶所需產(chǎn)品。
被調(diào)研人：李萍/何經(jīng)理
研發(fā)部現(xiàn)狀：
　　每次獲得客戶研發(fā)需求資料后，會開始一個研發(fā)計(jì)劃，經(jīng)過各級領(lǐng)導(dǎo)的審批立項(xiàng)后，會指定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，然后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行組織項(xiàng)目小組成員，并安排成員的工作，制定研發(fā)周期，并通過開會討論等形式來了解研發(fā)項(xiàng)目的進(jìn)度情況。此過程中，產(chǎn)生的技術(shù)文檔為第一版本，并存儲起來。出樣品后會給客戶檢測，如果客戶有新的需求，就會再立項(xiàng)并組織第二次的開發(fā)，從而產(chǎn)生第二、三版本資料等。因?yàn)楦鞣N版本資料都是紙質(zhì)的，存儲和查閱及管理不方便；另外研發(fā)進(jìn)度情況不能及時了解；可能造成因?yàn)楦硞€員工溝通不及時而影響整個研發(fā)的進(jìn)度等情況發(fā)生。
OA辦公自動化系統(tǒng)主要需求情況：
    希望能將研發(fā)部的產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目通過信息化手段進(jìn)行優(yōu)化管理，實(shí)現(xiàn)研發(fā)計(jì)劃的審批、研發(fā)小組的成立、研發(fā)小組成員工作分配、項(xiàng)目的進(jìn)度管理，包含小組成員研發(fā)的進(jìn)度以及各個項(xiàng)目的進(jìn)度統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目的監(jiān)督、回復(fù)等功能。同時，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠根據(jù)項(xiàng)目的情況對研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)行修改、增加人員、提前和置后計(jì)劃等操作。整個項(xiàng)目研發(fā)過程中，所產(chǎn)生的技術(shù)文檔，要根據(jù)版本為目錄，進(jìn)行有序存儲，并通過權(quán)限的控制來管理到項(xiàng)目內(nèi)容以及技術(shù)文檔的查閱及修改。