oa辦公系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃

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 　　OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)不像其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)在單位經(jīng)營中那么緊要，協(xié)同辦公軟件所涉及到的流程也不如其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程處理那么規(guī)范，所以在項(xiàng)目推 廣應(yīng)用過程中，可能會(huì)出現(xiàn)各種不同的方式，如覺得實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)意義不大，不能帶來實(shí)際的效益，領(lǐng)導(dǎo)便會(huì)產(chǎn)生疑惑，信息負(fù)責(zé)人也會(huì)面臨很大的壓力，項(xiàng)目便面臨失敗 的可能。因此，在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，切莫輕視系統(tǒng)實(shí)施重要性，任何一處 環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)造成整條鏈的斷裂。

　　1、單位領(lǐng)導(dǎo)帶頭使用

　　如果單位領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)持帶頭使用，那么系統(tǒng)會(huì)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來;如果領(lǐng)導(dǎo)不使用，那么無論信息部門如何努力也難推廣。 OA 畢竟是“一把手工程” 。尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)，由于年齡關(guān)系，對電腦敬而遠(yuǎn)之，所以有些領(lǐng)導(dǎo)對信息化比較抵觸，根據(jù)實(shí)際情況，在 OA 中做了一些便利的方法。

　　一般來說，領(lǐng)導(dǎo)使用 OA 最重要功能是審批 ,偉峰 OA 把一些領(lǐng)導(dǎo)常 用的審批用語通過管理員錄入到 OA 中，領(lǐng)導(dǎo)只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可進(jìn)行審批，而且可與手寫 版配合使用，領(lǐng)導(dǎo)用手寫版直接審批意見。這樣一些人性化的措施，大大降低了一些領(lǐng)導(dǎo)對 OA 的抵觸心里。

　　2、系統(tǒng)分步實(shí)施、從易到難，忌貪一步到位

　　一般單位都覺得，既然付了這么多錢，那便多要些東西，所以系統(tǒng)功能要求得比較多而全。為了確保項(xiàng)目的順利實(shí)施，以及實(shí)施和推廣的效率，務(wù)必要先選擇一些最為常用的、 非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對簡單的工作流程作為初期實(shí)施功能。如工作配合 單、公司的公告、論壇、文檔資料的授權(quán)等信息發(fā)布性質(zhì)的功能、以及一些簡單的流程等。 至于一些復(fù)雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車輛管理、會(huì)議管理、固定資產(chǎn)管理、圖書管理、 辦公用品管理、表單管理等模塊，這些暫時(shí)不用的功能模塊暫時(shí)不購買，實(shí)施順利后再進(jìn) 行購買，或者把購買的這些模塊暫時(shí)不開放到系統(tǒng)中，在系統(tǒng)應(yīng)用良好情況下系統(tǒng)管理員 再逐步把模塊取出來，進(jìn)行設(shè)置，繼而推廣，這樣的好處是減少員工的心里壓力，如果員 工進(jìn)入 OA 系統(tǒng)之后看到那么多陌生的功能模塊，心里難免有抵觸心里。

　　3、各部門協(xié)調(diào)配合

　　OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)往往涉及單位各個(gè)部門、人員，面較廣，而其又體現(xiàn)了新的管理理念和模式，很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣，因此在推廣過程中，難免要遇到這 樣或那樣的抵觸。高層領(lǐng)導(dǎo)必須與 OA 的管理部門(尤其是行政部 /辦公室)密切配合，制 定使用 OA 的規(guī)章制度，明文要求系統(tǒng)的使用，尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式。

　　4、前期準(zhǔn)備事關(guān)重要

　　建議有必要專門成立臨時(shí)組織，要求該主管積極參與，結(jié)合 OA 供應(yīng)商提 供的資料要求，快速地、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作，如組織結(jié)構(gòu)、流程、各種電子文檔資 料等，這樣可以快速啟動(dòng)系統(tǒng)的試運(yùn)行，并很大程度降低了系統(tǒng)推廣難度。

　　5、系統(tǒng)管理員

　　系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)協(xié)作辦公軟件系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化以及今后的系統(tǒng)維護(hù)，一般來說 一個(gè)系統(tǒng)管理員就足夠，系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情 況有直接關(guān)系。另系統(tǒng)管理員的離職交接工作一定要做好，否則新來的系統(tǒng)管理員不熟悉 軟件情況，一切又要重新依賴 OA 廠商 ，這樣給單位帶來很大的被動(dòng)，也給 OA 供應(yīng)商添 加很多麻煩。