項(xiàng)目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)談

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現(xiàn)在有很多項(xiàng)目型企業(yè)都建立了OA辦公系統(tǒng)，但是從我了解的情況來(lái)看，很多公司的OA辦公系統(tǒng)還處在有名無(wú)實(shí)的階段。很多公司在建立OA辦公系統(tǒng)的時(shí)候并不知道該如何組建OA辦公系統(tǒng)，組建之后也不知道該如何運(yùn)行，所以這些公司只是成立了一個(gè)叫OA辦公系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)，并不能真正發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的作用。那么，什么樣的OA辦公系統(tǒng)才是真正對(duì)企業(yè)有用的呢? OA辦公系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)還處于發(fā)展階段，很多公司的OA辦公系統(tǒng)都剛剛起步，公司管理體系不完善，OA辦公系統(tǒng)知識(shí)和技能不足，這都是很普遍的情況，假如公司在準(zhǔn)備組建或者剛剛開(kāi)始運(yùn)營(yíng)OA辦公系統(tǒng)的時(shí)候找不到方法，第一個(gè)原因可能是你們還沒(méi)有真正弄清楚公司的項(xiàng)目管理情況，這需要OA辦公系統(tǒng)走到部門(mén)經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的位置去了解;第二則是缺少必要的知識(shí)和技能，這可以借助外力來(lái)快速提升。

　　我們公司的OA辦公系統(tǒng)在10年成立的時(shí)候有三個(gè)人，我是OA辦公系統(tǒng)部門(mén)經(jīng)理。我們的主要職責(zé)是定期收集所有項(xiàng)目的進(jìn)展信息，然后向總經(jīng)理提交項(xiàng)目整體情況報(bào)告。這個(gè)工作看上去不難，但是實(shí)際很容易受到項(xiàng)目經(jīng)理的抵觸，因?yàn)槲覀冃枰?xiàng)目經(jīng)理去填寫(xiě)項(xiàng)目報(bào)告，這會(huì)增加他們額外的工作負(fù)擔(dān)。而我們公司所有的項(xiàng)目經(jīng)理都?xì)w各職能部門(mén)直接管轄，績(jī)效考核也是他們部門(mén)自己進(jìn)行，所以在收集項(xiàng)目報(bào)告的過(guò)程中困難很多。項(xiàng)目經(jīng)理都說(shuō)：“我們現(xiàn)在干‘正事’還來(lái)不及，哪有功夫填這些‘沒(méi)用的表格’?！本瓦@件事，我們和負(fù)責(zé)產(chǎn)品線的部門(mén)經(jīng)理溝通，效果也不理想，部門(mén)經(jīng)理說(shuō)：“他們說(shuō)的沒(méi)錯(cuò)，他們確實(shí)很忙，公司人手緊張，客戶對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度要求又很緊迫，他們天天加班，確實(shí)沒(méi)時(shí)間填表。等他們忙過(guò)這一陣，我讓他們給你填。”

　　我們當(dāng)時(shí)覺(jué)得這是他們不理解我們工作的重要性，就去找總經(jīng)理來(lái)推動(dòng)，后來(lái)總經(jīng)理授權(quán)我們部門(mén)掌握每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一定額度的月度獎(jiǎng)金，我們也簡(jiǎn)化了項(xiàng)目報(bào)告模板，如果有項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)能按時(shí)交項(xiàng)目月報(bào)，我們就扣工資。這樣試行了沒(méi)兩個(gè)月，部門(mén)經(jīng)理直接找我們來(lái)了，建議我們把扣獎(jiǎng)金改為發(fā)獎(jiǎng)金，不然隊(duì)伍不好帶。于是我們又改成發(fā)獎(jiǎng)金，但是還是有些項(xiàng)目經(jīng)理不能按時(shí)交報(bào)告。這是怎么回事呢，項(xiàng)目報(bào)告也簡(jiǎn)化了，激勵(lì)制度也有了，還缺什么呢?于是在11年下半年，我們?cè)诠緝?nèi)做了一次大范圍的調(diào)查，我們OA辦公系統(tǒng)的三個(gè)人挨個(gè)和一線項(xiàng)目經(jīng)理溝通，調(diào)查情況，最后發(fā)現(xiàn)一個(gè)客觀的問(wèn)題，就是這些項(xiàng)目經(jīng)理確實(shí)太忙了，他們既要為客戶實(shí)施項(xiàng)目工作，還要為公司內(nèi)部編寫(xiě)項(xiàng)目報(bào)告，這兩項(xiàng)工作發(fā)生沖突時(shí)，他們選擇做客戶工作，當(dāng)然是非常正確和無(wú)可挑剔的。

　　但是，他們?yōu)槭裁催@么忙呢?通過(guò)這次調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)公司很多項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力存在不足，在項(xiàng)目規(guī)劃方面的能力也有待提高，另外就是風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致項(xiàng)目總是出意外，很多項(xiàng)目經(jīng)理都成了救火隊(duì)員，這就是他們總是很忙的根本原因。發(fā)現(xiàn)了這些情況之后，我開(kāi)始想我們OA辦公系統(tǒng)到底應(yīng)該做什么，書(shū)上說(shuō)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該是服務(wù)于項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的，我們卻把OA辦公系統(tǒng)定位為監(jiān)管部門(mén)，不是給項(xiàng)目經(jīng)理“幫忙”，而是讓項(xiàng)目經(jīng)理“更忙”，這樣的OA辦公系統(tǒng)顯然對(duì)公司是沒(méi)有什么價(jià)值的。

　　這個(gè)發(fā)現(xiàn)讓我很惶恐，但也有一點(diǎn)隱約的興奮，因?yàn)槲野l(fā)現(xiàn)除了收項(xiàng)目報(bào)告外，我們OA辦公系統(tǒng)還可以做很多工作，可以有更大的價(jià)值，提升項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力就是我們迫切要做的事情之一。于是我們聯(lián)系培訓(xùn)機(jī)構(gòu)給公司項(xiàng)目人員做了三期培訓(xùn)，分別是項(xiàng)目管理總體框架、啟動(dòng)及項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量管理及過(guò)程監(jiān)控及項(xiàng)目管理軟技能：團(tuán)隊(duì)、溝通、協(xié)調(diào)。培訓(xùn)之后，提升還是相當(dāng)明顯的。在培訓(xùn)的過(guò)程中，我們也一直和負(fù)責(zé)培訓(xùn)的梁光華老師就OA辦公系統(tǒng)的問(wèn)題進(jìn)行溝通，慢慢也理清了我們公司及OA辦公系統(tǒng)存在的幾個(gè)問(wèn)題：

　　職能單一(收?qǐng)?bào)告和做培訓(xùn))，未完全起到OA辦公系統(tǒng)的作用。