項(xiàng)目辦公室的重要職能——指定項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)和方法(下)

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軟件標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目辦公室在建立用于項(xiàng)目管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)方面起著主導(dǎo)作用。當(dāng)組織采取以項(xiàng)目為中心的運(yùn)作模式時(shí)，他們需要闡明的首要管理問(wèn)題之一就是確認(rèn)一個(gè)能夠用于所有項(xiàng)目的計(jì)劃軟件包。此外，他們還幫助選擇一個(gè)單一的標(biāo)準(zhǔn)用于文字和表格的處理。對(duì)軟件標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)注之所以重要是因?yàn)椋?BR>▲單一標(biāo)準(zhǔn)的使用加強(qiáng)了組織內(nèi)的交流，使得一個(gè)部門(mén)的工作人員能夠看懂另外一個(gè)部門(mén)用軟件制作的報(bào)告。如有必要，員工甚至可以通過(guò)磁盤(pán)進(jìn)行項(xiàng)目之間數(shù)據(jù)的交換。
▲采用單一的軟件標(biāo)準(zhǔn)能夠促進(jìn)更有效的培訓(xùn)。培訓(xùn)部門(mén)或項(xiàng)目辦公室自己就能夠提供常規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)化軟件包的使用課程。如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，提供培訓(xùn)則是很困難的。
▲通過(guò)采用標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃軟件，組織能夠維護(hù)項(xiàng)目活動(dòng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。例如，他們可以通過(guò)審核在一組項(xiàng)目里進(jìn)行某些測(cè)試所花費(fèi)的時(shí)間這些數(shù)據(jù)，來(lái)提高他們?cè)谖磥?lái)的項(xiàng)目中該測(cè)試程序的估算精度。

項(xiàng)目辦公室為文字和表格的處理軟件制定標(biāo)準(zhǔn)是不太可能的事，因?yàn)檫@類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)通常是為整個(gè)組織制定的。但是，項(xiàng)目辦公室可以致力于選擇標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃編制軟件。經(jīng)驗(yàn)表明，確定這樣一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不是件容易事。首先，最近的調(diào)查表明可以找到幾百個(gè)計(jì)劃編制軟件，因此從令人眼花繚亂的產(chǎn)品進(jìn)行挑選是很困難的。此外，事先還要解決以下幾個(gè)問(wèn)題：
▲誰(shuí)要使用這個(gè)軟件？是專(zhuān)業(yè)的計(jì)劃工程師還是項(xiàng)目組成員？或兩者都有？
▲使用的難易程度有多重要？很多計(jì)劃軟件其功能與使用難易程度有互換性。
▲軟件主要是為項(xiàng)目組獨(dú)立運(yùn)作時(shí)使用呢，還是想把組織中所有項(xiàng)目的數(shù)據(jù)統(tǒng)一進(jìn)行管理？
▲選擇客戶(hù)喜歡的軟件是不是很重要？
▲軟件的市場(chǎng)價(jià)格是多少？
▲操作和維護(hù)（含培訓(xùn)）成本有多大？

建立軟件標(biāo)準(zhǔn)最后要提醒的是，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該確定其選擇作為標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃軟件是否處于其計(jì)劃和控制工作的中心地位。如果是這樣，那么這個(gè)軟件將會(huì)影響組織采用的文檔標(biāo)準(zhǔn)的類(lèi)型，因?yàn)槊糠N軟件都有其獨(dú)特的繪制項(xiàng)目圖表和表格的方式。

跟蹤執(zhí)行最優(yōu)方法

項(xiàng)目辦公室在指導(dǎo)組織制定項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)程序和方法的同時(shí)，還須謹(jǐn)防變得以自我為中心而疏遠(yuǎn)了最優(yōu)方法。項(xiàng)目辦公室人員必須跟上項(xiàng)目管理實(shí)踐的最新發(fā)展。要做到這一點(diǎn)，他們必須跟蹤了解項(xiàng)目管理和工業(yè)實(shí)踐文獻(xiàn)，接受項(xiàng)目管理相關(guān)領(lǐng)域，如風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理和成本收益分析等課程培訓(xùn)，并且參加有關(guān)的座談會(huì)和研討會(huì)以學(xué)習(xí)別人的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目管理最優(yōu)方法的洞察，他們可以采取措施以確保組織運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)程序和方法的先進(jìn)性。

人員配備

項(xiàng)目辦公室的資深咨詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)該決定采用何種標(biāo)準(zhǔn)的程序和方法，他們知道本行業(yè)的最優(yōu)方法，憑借他們豐富的項(xiàng)目管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，他們知道什么是可行的，什么是行不通的。
執(zhí)行和維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)程序及方法通?？梢杂山?jīng)驗(yàn)較少但行政管理能力較強(qiáng)的人擔(dān)當(dāng)。盡管如此，他們的工作應(yīng)該由有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理咨詢(xún)?nèi)藛T定期地審查以保證不出偏差。