個人信息管理子系統(tǒng)

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4.1待辦事宜

通過系統(tǒng)自帶的強大網(wǎng)絡(luò)工作流引擎，并按照用戶定義的模式，每位網(wǎng)上工作者只需打開其待辦工作即可查看并辦理所有需其處理的公文，顯示當前急需處理的審批、會簽、簽發(fā)、批示、辦理等事宜，并提供文件辦理功能，待辦事宜顯示在主頁的顯要位置。真正實現(xiàn)并創(chuàng)建輕松而又有序的協(xié)同工作環(huán)境。

用戶登錄系統(tǒng)后可以查看各種事務(wù)的應該辦理的情況、已辦情況、代辦情況等，選擇具體的事宜并進入處理頁面后，可以填寫對應流程的表單內(nèi)容，并發(fā)送給流程所設(shè)置的下一環(huán)節(jié)的處理人員。也可以回退給發(fā)送者，暫時保存處理結(jié)果，查看目前處理狀況。事務(wù)處理過程中能上傳、下載附件。對于超過處理時限尚未進行處理的待辦事宜進行特殊顯示，以提高用戶的注意力。

●已辦事宜：用戶登錄系統(tǒng)后可以通過已辦事宜查看已經(jīng)處理過的事務(wù)，了解目前的狀況及最新的進度，如果下一環(huán)節(jié)的處理人員尚未進行下一步的處理，用戶可以回收當前已經(jīng)處理過的事宜。

●擬辦事宜：用戶前次起草并暫時保存的事宜（各種流程），在登錄系統(tǒng)后，可以從擬辦事宜中重新打開，編輯并發(fā)送給下一環(huán)節(jié)的處理人員。擬辦事宜如果不需要再進行處理，可以直接刪除。

5后臺維護管理子系統(tǒng)

系統(tǒng)維護涉及代碼數(shù)據(jù)庫的維護、系統(tǒng)安全的維護、系統(tǒng)日志數(shù)據(jù)庫、部門管理、用戶管理、用戶權(quán)限控制、表單定義、決策信息定義、字典定義等功能。

6 管理功能

6.1系統(tǒng)管理

●各數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護

系統(tǒng)主要對收文、發(fā)文、信訪、會議管理、檔案管理、電子公告、個人辦公等數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行維護。諸如文件字號代碼、來文單位代碼、員工代碼、處室代碼等各種代碼的維護。

●數(shù)據(jù)的清除。
 
●系統(tǒng)安全性維護。

●系統(tǒng)管理員操作日志

對系統(tǒng)使用的情況進行跟蹤記錄。如用戶名、使用的數(shù)據(jù)庫名、使用日期、使用時間等。管理和維護系統(tǒng)日志。日志分為兩種：系統(tǒng)日志和運行日志

6.2 人員管理

包括人員名稱、所屬部門、性別、職務(wù)、電話、EMAIL等人員基本資料的添加、修改、刪除，及調(diào)整部門等等功能。
 
6.3 權(quán)限管理

權(quán)限管理分為兩部分，功能的權(quán)限和業(yè)務(wù)權(quán)限。功能權(quán)限指系統(tǒng)的功能執(zhí)行的權(quán)限分配，如：誰可以執(zhí)行車輛的基礎(chǔ)資料維護，誰可以查詢請假的統(tǒng)計情況等等。

業(yè)務(wù)權(quán)限指業(yè)務(wù)過程中處理范圍，由流程設(shè)置過程來指定，如張三可以使用請假流程A，李四可以使用請假流程B，流程A中的審批環(huán)節(jié)A由部門主管來審批等等權(quán)限由流程制定過程來設(shè)置。

6.4 表單定義管理

使用表單自定義工具來進行表單設(shè)計。表單定義包括內(nèi)容，內(nèi)容的類型、規(guī)則、布公司、驗證條件等資料。

●表單內(nèi)容：有哪些屬性，如合同表單內(nèi)容有：編號、標題、客戶、內(nèi)容摘要、合同日期等等。

●表單類型：對應內(nèi)容的類型，如編號為字符，標題為字符，合同日期為日期類型。類型分為：字符、數(shù)字、日期、字典等。

●表單規(guī)則：對應內(nèi)容附帶的規(guī)則，如編號可以設(shè)置自動編號規(guī)則，日期的初值為今天的日期?？蛻魪目蛻舯碇嘘P(guān)聯(lián)并選取過來的。等等全部是規(guī)則。

●布公司：輸入界面的設(shè)計、排版。

●驗證：設(shè)置輸入內(nèi)容時驗證條件，如客戶名稱輸入時不能超過100個字符等等。

6.5 審批流管理

一般的工作流開發(fā)有兩種模式，既定的流程設(shè)置及自定義、拖放式及圖形化的流程設(shè)置。

（1）、按既定的工作流程處理模式

該模式事先設(shè)計好業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)發(fā)起后按照既定的處理環(huán)節(jié)進行處理。該模式的實現(xiàn)一般采用“共享庫+郵件”，即所謂的“群件模式”。該模式的最大特點既有共享協(xié)作，又可以實現(xiàn)自動流轉(zhuǎn)即采用所謂的PUSH技術(shù)。該模式還可以實現(xiàn)串行的流轉(zhuǎn)和并行流轉(zhuǎn)。隨著經(jīng)濟和信息技術(shù)的發(fā)展，人類步入知識經(jīng)濟時代，該流轉(zhuǎn)模式已逐不適應現(xiàn)代辦公模式的需要。

該模式的缺陷是：

●流程處理環(huán)節(jié)處理方式單一，即使是并行處理，也只能實現(xiàn)異步處理（即某個時刻只能有一個處理者）。

●流程處理過程中，由于某一環(huán)節(jié)的處理的正確性不能保證，因為“人非圣賢，孰能無過”，在處理者作出處理決策時，由于知識的有限性和掌握信息的程度不夠，可能會作出錯誤的處理決策，在該模式下出錯后只能收回或轉(zhuǎn)到管理員通過調(diào)整狀態(tài)重新流轉(zhuǎn)，這就大大降低了流轉(zhuǎn)的效率。

●很難實現(xiàn)流程的動態(tài)組合，該模式在處理相對固定的流程時，還可以勝任，但在處理非固定流程或較復雜流程（固定+半固定+完全自由+分支）時，就顯得力不從心了。

（2）、自定義、拖放式及圖形化的流程設(shè)置

●設(shè)計思想

流程環(huán)節(jié)多人協(xié)同（共享）處理：在流程中某一處理環(huán)節(jié)可多人進行異步或同步處理，既體現(xiàn)系統(tǒng)的自動流轉(zhuǎn)特性，又具有實時協(xié)同工作的特點。

流程可視化動態(tài)特性：流程處理過程中可動態(tài)增加流程或終止流程。

流程處理的并發(fā)性：流程處理過程中，可以將一份文擋（或文件夾）同時提交幾個處理環(huán)節(jié)進行處理；各個環(huán)節(jié)處理結(jié)果可以進行合并，并自動流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)。

共享文件夾：流程處理過程中，提交的可以是一份文檔，也可以是一個文件夾，流程處理過程中，具有權(quán)限的人可向文件夾添加文檔。

具有知識管理特性：在流程處理過程中，可動態(tài)查閱有關(guān)的資料和信息，動態(tài)圖形化監(jiān)控流程的處理情況。

本系統(tǒng)提供流程定義工具，方便用戶去設(shè)置和調(diào)整流程規(guī)則，用戶可以起草流程、增加流程環(huán)節(jié)，設(shè)置流程的起草人員，定義每個環(huán)節(jié)的處理人員，定義流程流轉(zhuǎn)路徑，流轉(zhuǎn)的條件等。

用戶登錄系統(tǒng)后可以發(fā)起自己有權(quán)限啟動的流程，如張三做為市場部的一名銷售經(jīng)理，有權(quán)限發(fā)起一個合同審批的流程，選擇合同審批的流程并進入流程事務(wù)處理頁面后，可以填寫對應流程的表單內(nèi)容，并發(fā)送給流程所設(shè)置的下一環(huán)節(jié)的處理人員。也可

  
以暫時保存申請內(nèi)容，以便在下次從擬辦事宜中選擇并繼續(xù)處理。如圖所示為參考的車輛使用申請流程的處理表單界面。

●環(huán)節(jié)可以分為普通環(huán)節(jié)、分流、合流環(huán)節(jié)

普通環(huán)節(jié)是指事務(wù)處理到當前環(huán)節(jié)時有且只有一個主辦可以處理并指定去向的條件。

普通環(huán)節(jié)可以指定多個閱知人員（協(xié)辦）。

分流、合流環(huán)節(jié)：是一個控制環(huán)節(jié)，經(jīng)過分流的控制可以讓下一步同時交個不同環(huán)節(jié)不同的處理人員進行處理。

分流、合流一定是成對出現(xiàn)的，分流合流也可以進行嵌套。

●指定處理人員時，可以指定具體人員、部門、環(huán)節(jié)主辦、主管、條件人員等。

●可以通過兩種方式及他們的組合來指定流轉(zhuǎn)路徑。

在環(huán)節(jié)上定義處理動作，并在路徑上指定當動作為A時，下一處理環(huán)節(jié)為環(huán)節(jié)A，當動作為B時下一處理環(huán)節(jié)為環(huán)節(jié)B。

定義路徑條件，可以根據(jù)上一環(huán)節(jié)的狀態(tài)屬性（部門、人員、表單內(nèi)容等）的值來組合條件，作為當前路徑的邏輯判斷依據(jù)。

如：發(fā)送人的部門為“部門A” 并且 發(fā)送人職務(wù)為“職務(wù)B”。只有滿足此條件的實例才能正常發(fā)送到下一環(huán)節(jié)。

●系統(tǒng)可以指定流程狀態(tài)：啟動和停止。

啟動流程必須驗證流程的有效性。無效流程不能啟動。

6.6 決策信息定義管理

設(shè)置各種信息查詢的條件及對所設(shè)置的條件進行命名。以便快速查詢。

6.7字典定義

定義各種數(shù)據(jù)字典。例如：請假類別，合同類型等。