項目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)有哪些職責？

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  項目管理辦公室（ProjectManagement Office OA辦公系統(tǒng)）的實質(zhì)是組織的一個決策和計劃部門，也是一個監(jiān)督機構。OA辦公系統(tǒng)由組織的一把手直接領導，定期匯報組織戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)情況，肩負著組織戰(zhàn)略目標如何實現(xiàn)的責任，在組織業(yè)務層面上負責多項目的決策，計劃和監(jiān)督等。OA辦公系統(tǒng)的職能有兩個方面，一個是日常性職能，另一個是戰(zhàn)略性職能。具體來說，OA辦公系統(tǒng)的職能體現(xiàn)在以下幾個方面。

1、為項目提供培訓、指導和專家意見

  培訓指導是OA辦公系統(tǒng)的核心職責之一。實際上，在很多組織中，OA辦公系統(tǒng)的主要職責就是整理項目報告和進行項目管理培訓。一般來說，培訓必須是全面的，并隨同OA辦公系統(tǒng)的其他職責一起提供。 在對項目經(jīng)理的幫助上，主要體現(xiàn)在推動人力資源部、部門主管和共同主導項目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計劃，同時，推動部門主管、項目經(jīng)理及未來的項目經(jīng)理組成組織內(nèi)部的項目管理協(xié)作組織。項目管理協(xié)作組織通過各種形式的討論與交流，分享項日經(jīng)理各自的成功經(jīng)驗。OA辦公系統(tǒng)要根據(jù)項目管理協(xié)作組織的需求和組織內(nèi)部項目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計劃，開設各種培訓班，提供專業(yè)化的培訓及項目經(jīng)理間面對面的交流。

2、作為跨項目的信息交換與溝通平臺

  項目之間的信息交換、共享、溝通是項目管理辦公室的重要職責之一。主要包括以下幾個方面：

（1）提供或組織開展項目管理經(jīng)驗交流，提供項目管理咨詢。

（2）收集和總結項目管理的經(jīng)驗和教訓。

（3）建立項目管理專業(yè)人員資源庫，并為項目管理實現(xiàn)更好的溝通和提供服務支持。

（4）作為組織的一個項目管理中心，對項目信息進行收集和整理，為組織進行項目組合管理和項目群管理提供項目信息交流。

（5）對外提供一個便于與客戶信息溝通的窗口，提高客戶滿意度。

3、提供項目的活動分析和報告

  OA辦公系統(tǒng)在這個方面的主要職責是收集和整理項目經(jīng)驗，提供給其他項目分享。通過參與各個項目的會議，總結和分享不同領域的相關知識、技術及經(jīng)驗，形成可再利用的支持能力，讓知識管理在日常運作中能被落實。進行項目報告這一職能又可進一步分為以下幾個方面：

  （1）實施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項目的進展情況，隨時向項目干系人通報項目的狀況，包括項目的狀態(tài)（如計劃、成本、質(zhì)量、時間等），也包括產(chǎn)品的狀態(tài)（如技術、方案、問題等）。項目狀態(tài)報告是OA辦公系統(tǒng)最主要的職能之一，包括項目計劃的索取、跟蹤，以及跟蹤結果的發(fā)布。

  (2）項目總結報告。項目的總結是必須做的，但在項目管理的實踐中，除非是非常大的項目，基本上是很少做，其主要原因還在于項目團隊的臨時性，一個項目做到最后，可能會指定一個人來維護，他只參與了其中一部分工作，是不可能來做這個項目總結的。

  （3）項目信息的起草與發(fā)布，以及立項之初的信息發(fā)布。一個項目一旦立項后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關領導發(fā)布關于此項目的信息（項目章程），它包括項目的名稱、來源、目標、項目團隊的主要成員、合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領導層可能關注項目的目標和合同額，財務部門可能只關注項目資金使用日期和合同號等。

4、協(xié)助消除項目之間的沖突和重復勞動，優(yōu)化資源配置

  當不同項目的任務之間發(fā)生沖突或出現(xiàn)重復勞動時，就需要OA辦公系統(tǒng)調(diào)整原有項目計劃，將一些項目的任務調(diào)整到別的時間去實施。如果通過調(diào)整計劃的方法仍然無法解決項目之間的沖突，就有必要暫時擱置一個相對