如何使OA辦公系統(tǒng)真正產(chǎn)生價(jià)值——OA辦公系統(tǒng)運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)談

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

現(xiàn)在有很多項(xiàng)目型企業(yè)都建立了OA辦公系統(tǒng)，但是從我了解的情況來看，很多公司的OA辦公系統(tǒng)還處在有名無實(shí)的階段。為什么這么說呢？因?yàn)槲覀児緩?/span>10年就建立了OA辦公系統(tǒng)，剛開始組建OA辦公系統(tǒng)的時(shí)候，我們公司沒有人知道該怎么做，雖然成立了OA辦公系統(tǒng)，但是并不能發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的作用，我相信，很多公司在建立OA辦公系統(tǒng)的時(shí)候跟我們當(dāng)年一樣，并不知道該如何組建OA辦公系統(tǒng)，組建之后也不知道該如何運(yùn)行，所以這些公司只是成立了一個(gè)叫OA辦公系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)，并不能真正發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的作用。

那么，什么樣的OA辦公系統(tǒng)才是真正對(duì)企業(yè)有用的呢？這里有一個(gè)我們公司OA辦公系統(tǒng)的例子和大家分享一下，也許你看了這個(gè)例子，就會(huì)大概明白了。

我們公司的OA辦公系統(tǒng)在10年成立的時(shí)候有三個(gè)人，我是OA辦公系統(tǒng)部門經(jīng)理。我們的主要職責(zé)是定期收集所有項(xiàng)目的進(jìn)展信息，然后向總經(jīng)理提交項(xiàng)目整體情況報(bào)告。這個(gè)工作看上去不難，但是實(shí)際很容易受到項(xiàng)目經(jīng)理的抵觸，因?yàn)槲覀冃枰?xiàng)目經(jīng)理去填寫項(xiàng)目報(bào)告，這會(huì)增加他們額外的工作負(fù)擔(dān)。而我們公司所有的項(xiàng)目經(jīng)理都?xì)w各職能部門直接管轄，績效考核也是他們部門自己進(jìn)行，所以在收集項(xiàng)目報(bào)告的過程中困難很多。項(xiàng)目經(jīng)理都說：“我們現(xiàn)在干‘正事’還來不及，哪有功夫填這些‘沒用的表格’?！本瓦@件事，我們和負(fù)責(zé)產(chǎn)品線的部門經(jīng)理溝通，效果也不理想，部門經(jīng)理說：“他們說的沒錯(cuò)，他們確實(shí)很忙，公司人手緊張，客戶對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度要求又很緊迫，他們天天加班，確實(shí)沒時(shí)間填表。等他們忙過這一陣，我讓他們給你填?！?/span>

我們當(dāng)時(shí)覺得這是他們不理解我們工作的重要性，就去找總經(jīng)理來推動(dòng)，后來總經(jīng)理授權(quán)我們部門掌握每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一定額度的月度獎(jiǎng)金，我們也簡化了項(xiàng)目報(bào)告模板，如果有項(xiàng)目經(jīng)理沒能按時(shí)交項(xiàng)目月報(bào)，我們就扣工資。這樣試行了沒兩個(gè)月，部門經(jīng)理直接找我們來了，建議我們把扣獎(jiǎng)金改為發(fā)獎(jiǎng)金，不然隊(duì)伍不好帶。于是我們又改成發(fā)獎(jiǎng)金，但是還是有些項(xiàng)目經(jīng)理不能按時(shí)交報(bào)告。這是怎么回事呢，項(xiàng)目報(bào)告也簡化了，激勵(lì)制度也有了，還缺什么呢？于是在11年下半年，我們?cè)诠緝?nèi)做了一次大范圍的調(diào)查，我們OA辦公系統(tǒng)的三個(gè)人挨個(gè)和一線項(xiàng)目經(jīng)理溝通，調(diào)查情況，最后發(fā)現(xiàn)一個(gè)客觀的問題，就是這些項(xiàng)目經(jīng)理確實(shí)太忙了，他們既要為客戶實(shí)施項(xiàng)目工作，還要為公司內(nèi)部編寫項(xiàng)目報(bào)告，這兩項(xiàng)工作發(fā)生沖突時(shí)，他們選擇做客戶工作，當(dāng)然是非常正確和無可挑剔的。

但是，他們?yōu)槭裁催@么忙呢？通過這次調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)公司很多項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力存在不足，在項(xiàng)目規(guī)劃方面的能力也有待提高，另外就是風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致項(xiàng)目總是出意外，很多項(xiàng)目經(jīng)理都成了救火隊(duì)員，這就是他們總是很忙的根本原因。發(fā)現(xiàn)了這些情況之后，我開始想我們OA辦公系統(tǒng)到底應(yīng)該做什么，書上說OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該是服務(wù)于項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的，我們卻把OA辦公系統(tǒng)定位為監(jiān)管部門，不是給項(xiàng)目經(jīng)理“幫忙”，而是讓項(xiàng)目經(jīng)理“更忙”，這樣的OA辦公系統(tǒng)顯然對(duì)公司是沒有什么價(jià)值的。

這個(gè)發(fā)現(xiàn)讓我很惶恐，但也有一點(diǎn)隱約的興奮，因?yàn)槲野l(fā)現(xiàn)除了收項(xiàng)目報(bào)告外，我們OA辦公系統(tǒng)還可以做很多工作，可以有更大的價(jià)值，提升項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力就是我們迫切要做的事情之一。于是我們聯(lián)系培訓(xùn)機(jī)構(gòu)給公司項(xiàng)目人員做了三期培訓(xùn)，分別是項(xiàng)目管理總體框架、啟動(dòng)及項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量管理及過程監(jiān)控及項(xiàng)目管理軟技能：團(tuán)隊(duì)、溝通、協(xié)調(diào)。培訓(xùn)之后，提升還是相當(dāng)明顯的。在培訓(xùn)的過程中，我們也一直和負(fù)責(zé)培訓(xùn)的梁光華老師就OA辦公系統(tǒng)