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避開對(duì)OA的誤區(qū) 行政無法驅(qū)使信息化成功
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第一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū):OA項(xiàng)目是很容易成功的。大部分OA項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人,都會(huì)認(rèn)為這是一個(gè)小CASE,主要是辦公室的人用,主要的功能是減少打印紙的消耗量;論技術(shù)水平的難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于ERP、BI之類的項(xiàng)目;造價(jià)當(dāng)然也會(huì)低很多;甚至自己身邊所有作IT的朋友都說自己作過幾家單位的OA,保證你能幾個(gè)月就搞定這個(gè)事情。
如果你足夠冷靜和理性,你可以想像一下,這么多年來,在你的單位周圍方圓5公里的范圍內(nèi),從來沒有你的同行或朋友向你炫耀過他們的OA的成功,是這樣吧?事實(shí)的真像是OA項(xiàng)目實(shí)施成功率只有15%,過去的15年中這個(gè)比例更低。有很多比你的單位更有錢、計(jì)算機(jī)技術(shù)資源更雄厚的特大型企業(yè),用了你不敢想像的龐大預(yù)算去實(shí)施過OA,絕大部分項(xiàng)目的結(jié)果還是黯然失敗,最好的情況就是花了150萬,大約只有25個(gè)辦公室人員在用公文,其他人一概評(píng)價(jià)說,那玩意兒不大好用,我的很多工作在上面作不了。
也許你會(huì)想,沒準(zhǔn)是他們太笨了,需求搜集不完善,我會(huì)把白紙發(fā)給每一個(gè)部門和人員,把大家的需求都提取出來,逐一實(shí)現(xiàn),這樣OA就將成為一個(gè)對(duì)我們?nèi)粘9ぷ饔袃r(jià)值的IT項(xiàng)目。如果你這么想,那么你離他們的結(jié)局就不遠(yuǎn)了,因?yàn)樗麄兊男枨蟛皇翘?jiǎn)單,而是太完善了,完善到了足以讓一個(gè)CIO和供應(yīng)商葬身泥潭。
第二個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū):行政驅(qū)動(dòng)就能成功
更聰明的你也許會(huì)從另一個(gè)角度想,是他們的信心不夠堅(jiān)決,如果是我,我一定要讓總經(jīng)理親自下發(fā)一個(gè)公文,召集所有的中層干部開一個(gè)會(huì),制定使用OA的規(guī)定,處罰一切該用OA而不用的OA的人,讓所有不會(huì)用電腦的人下崗。
如果你這么想,至少你的思考方向是對(duì)了,不過糟糕的是你太極端了,你應(yīng)該去為自己買一份人身安全的保險(xiǎn)。而且你太樂觀了,你能保證你的軟件能真的適應(yīng)不同部門的不同人員的工作的需求嗎?要知道你甚至都不清楚他們的工作細(xì)節(jié)。更加可能的情況是,在領(lǐng)導(dǎo)賦予了你大權(quán)去推進(jìn)OA后,對(duì)軟件的抱怨、反對(duì)的聲音越來越大,而且證據(jù)言之鑿鑿,最后領(lǐng)導(dǎo)只好殺了你以謝天下。
所以本文開始的哪個(gè)問題比你想像的更加復(fù)雜和深?yuàn)W,如果你希望得到正確的答案,那么請(qǐng)讓我們從以下的認(rèn)知開始走向成功。
OA項(xiàng)目的本質(zhì)是什么?
OA項(xiàng)目和上一個(gè)財(cái)務(wù)軟件不一樣的是它的應(yīng)用范圍決定了它是一個(gè)“全員信息化”的大事,這期間,應(yīng)用范圍的量變積累已經(jīng)使得項(xiàng)目產(chǎn)生了質(zhì)變的層面,已經(jīng)涉及到了整個(gè)組織的“行為變革”范疇,這在管理學(xué)中一個(gè)大大的事件甚至需要用革命來形容。也許HR軟件或著進(jìn)銷存軟件使用失敗了沒有什么,甚至別的部門根本就不知道發(fā)生過,但OA不同,從上線那一天起,到最后無論好壞,每個(gè)人都知道你干過一件漂亮或者很糗的事情。
記住:OA項(xiàng)目的本質(zhì)是一種組織行為變革的工具。
絕大部分CIO都是可愛的技術(shù)愛好者,也正因?yàn)榧夹g(shù)的原因被領(lǐng)導(dǎo)指派作為OA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。不過組織行為學(xué)和組織管理學(xué)并不是CIO的擅長(zhǎng),所以CIO難以了結(jié)或者描述OA的價(jià)值,失去了以組織行為管理的價(jià)值準(zhǔn)繩,只能憑借技術(shù)作為判斷方向的依據(jù),這樣的選型想不失敗都很難。
所以,你現(xiàn)在要清楚,可能并不熟悉管理的你要去推動(dòng)一場(chǎng)組織行為的變革,代號(hào)是OA,你將在未來幾個(gè)月中改變?cè)瓉砟切┠闶煜さ娜说男袨槟J剑阉麄儚碾娫?、面談、?huì)議中拽出來,給他一個(gè)OA,讓他們比以前的行為模式更加有效率,甚至感到比以前工作起來更快樂。
如果你選的產(chǎn)品或者方案讓他們感覺很痛苦,他們會(huì)以沒有時(shí)間學(xué)習(xí)、不好用等各種理由抵抗你,你應(yīng)該知道改變整個(gè)組織的行為習(xí)慣是非常困難的,習(xí)慣是人性的一部分,改變習(xí)慣就是扭曲人性,那種痛苦你如果戒過煙就明白了?,F(xiàn)在你面臨的情況更糟,就像你需要讓200個(gè)煙鬼集體戒煙或者300個(gè)懶人準(zhǔn)時(shí)起床晨練那么難。還有,面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的信任,退出已經(jīng)來不及了,呵呵。
掌握如何通過軟件輔助推動(dòng)組織行為變革甚至比采用什么類型的技術(shù)更為重要。
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