協(xié)同OA：解決政府公文管理的問題

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曾幾何時，“文山會?！彼膫€字似乎概括了政府機關的絕大部分工作，而如今，針對“文山會?！闭男袆釉缫言谌珖_展起來，但對于政府機關而言，公文和會議仍然是逃不開的兩大核心。一個在政府機關工作的朋友告訴我，他所在的單位，一年處理的公文有6萬多件次，如果按工作日來算，每天要處理一百六七十件，其重要性可見一斑。

公文處理是各級行政機關一項重要的不可或缺的工作和行政行為，是機關之間進行工作聯系的紐帶與橋梁，是一項復雜的系統(tǒng)工程，主要表現在：

多：政府機關的公文類型繁多，包括決議、決定、命令、公報、公告、通稿、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等，幾乎涉及到日常工作的方方面面，可以說，離開公文，很多政務工作將無法進行。

細：政府機關對公文格式的要求非常嚴謹，從審批用詞到發(fā)文的字體字號、線的顏色/粗細都有嚴格的標準。各個環(huán)節(jié)都需要嚴謹仔細。

繁：政府機關每一種發(fā)文的文種的審批都有明確的審批路徑，并且會涉及到上下級單位之間的流轉，規(guī)范性強且復雜程度高。

急：政府公文往往對時效性要求非常高，什么時候的事什么時候辦，一個文件不可以一辦就辦個十天半個月甚至更長時間：抗洪搶險的文件等洪水漲得決堤了再辦將沒有任何意義！

政府機關走出“文山會?！保呦蚋咝мk公，就好比斷奶的過程，是一種必然，但過程需要付出很多的努力。

OA中公文管理的落地難點

公文管理在政府和國企里邊本身是一個復雜的體系，牽扯到的部門和人員極為廣泛，同時，公文的擬稿、審稿是否規(guī)范，簽收、執(zhí)行情況如何等，傳統(tǒng)的公文管理是無法體現和進行跟蹤的。即使通過協(xié)同OA落地，也需要多維思考：

?  擬稿（發(fā)文單填寫、正文起草、確定是否會簽、會簽人是誰、確定發(fā)送范圍）：修改的過程應該有不同正文版本保留修改痕跡

?  會簽（查看正文、修改正文、提供會簽意見）需要版本保留痕跡；有權限的人可以查看痕跡；涉及到手寫批注

?  審稿（綜合會簽意見并修改正文確定簽發(fā)方式、確定簽發(fā)人是哪位或哪些領導）

?  簽發(fā)（相關領導提供相關簽發(fā)意見或退回）

?  編號（對正式發(fā)文進行文件編號）

?  蓋章：需要電子印章，涉及到印章管理

?  套紅：必須符合一定的格式

?  分發(fā)簽收：可以知道應閱、已閱、未閱

?  查閱（內部收文單位查看正式發(fā)文）

?  打?。罕仨毮軌蚩刂普l可以打印紅頭文件幾份；黑頭文件是否需要控制打印

?  執(zhí)行：督辦、催辦

?  公文歸檔查詢：可以很方便按照時間、主題、關鍵詞、發(fā)文單位等屬性進行檢索、歸類

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