連鎖企業(yè)采購管理辦法

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第一條請購單

1.請購應(yīng)按照存量管制基準、用料預算，并參考庫存情形開立請購單，逐項注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送采購部門。

2.來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。

3.特殊情況需按緊急請購辦理時，可在“請購單”“備注”欄注明原因，以急件遞送。

4.庶務(wù)用品由物管部門按每月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。

5.以下總務(wù)性物品可免開清單，而以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理，例如：賀奠用物品。招待用品。書報、名片、文具、報表等，以及小額采購的材料。

第二條采購規(guī)定

1.內(nèi)購由國內(nèi)采購部門負責辦理，外購由國外采購部門負責辦理，其進口事務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。采購重要材料應(yīng)由總經(jīng)理或經(jīng)理徑直與供應(yīng)商或代理商議價。對于專項用料，必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購。

2.采購部門應(yīng)按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進行采購。比如：

（1）集中計劃采購：對具有共同性的材料，應(yīng)集中計劃辦理采購。經(jīng)核定材料項目，通知各請購部門提出請購計劃，報采購部門定期集中辦理。

（2）長期報價采購：凡經(jīng)常使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，報批后通知各請購部門按需提出請購。3.采購部門應(yīng)按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作業(yè)期限，并通知各有關(guān)部門。

第三條國內(nèi)采購作業(yè)

1.價格

（1）采購人員接“請購單（內(nèi)購）”后應(yīng)按請購事項的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應(yīng)商進行價格對比。

（2）如果報價規(guī)格與請購單位的要求略有不同或?qū)俅闷罚?FONT style="">采購人員應(yīng)檢附有關(guān)資料并于“請購單”上予以注明，報經(jīng)主管核簽，并轉(zhuǎn)使用部門或請購部門簽注意見。

（3）屬于慣例超交者（比如最低采購量超過請購量），采購人員應(yīng)在議價后，在請購單“詢價記錄欄”中注明，報主管核簽。

（4）對于廠商報價資料，經(jīng)辦人員應(yīng)深入整理分析，并以電話等方式向廠方議價。

（5）采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求后，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先做詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。

2.呈批

（1）詢價完成后采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“請購單”詳填詢價或議價結(jié)果，擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”，經(jīng)主管核批，并按采購審批權(quán)限呈批。

（2）采購審批權(quán)限。

3.訂購

（1）采購經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請購單”后應(yīng)向廠方寄發(fā)“訂購單”，并以電話確定交貨日期，要求供應(yīng)方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。

（2）分批交貨時，采購人員應(yīng)在“請購單”上加蓋“分批交貨”章以便識別。

（3）采購人員使用暫借款采購時，應(yīng)在“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以便識別。

4.進度控制

（1）國內(nèi)采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度。

（2）采購人員未能按既定進度完成采購時，應(yīng)填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。

5.單據(jù)整理及付款

（1）來貨收到以后，物管部門應(yīng)將“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料檢驗報告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門與發(fā)票核對。確認無誤后，送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料，“請購單（內(nèi)購）”中的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。

（2）內(nèi)購材料須待試用檢驗者，其訂有合約部分，按合約規(guī)定辦理付款，未訂合約部分，按采購部門報批的付款條件辦理付款。

（3）短交，待補足者，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進行整理付款。

（4）超交，應(yīng)經(jīng)主管批示方可按照實收數(shù)量付款，否則仍按原訂貨數(shù)付款。

第四條國外采購作業(yè)

1.價格

（1）外購部門按照“請購單（外購）”需求急緩加以整理，依據(jù)供應(yīng)商報價，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話（傳真）方式向三家以上供應(yīng)商詢價。特殊情形（比如獨家制造或代理等原因）下除外，但應(yīng)于“請購單（外購）”注明。在此基礎(chǔ)上進行比價、分析、議價。

（2）請購材料規(guī)范較復雜時，外購部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報的材料主要規(guī)范并簽注意見，再轉(zhuǎn)請購部門確認。

2.呈批

（1）比價、議價完成后，由外購部門填具“請購單”，擬定“訂購廠家”、“預定裝運日期”等，連同廠方報價，送請購部門按采購審批程序報批。

（2）核決權(quán)限

①采購金額在8000元以下者由經(jīng)理核決。②采購金額超過8000元者由總經(jīng)理核決。

（3）采購項目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更，請購部門須按新的情況所要求程序重新報批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時仍按原程序報批。

3.訂購

（1）“請購單（外購）”經(jīng)報批轉(zhuǎn)回外購部門后，即向供應(yīng)商訂購并辦理各項手續(xù)。

（2）如需與供應(yīng)商簽訂長期合約，外購部門應(yīng)將簽呈和代擬的長期合約書，按采購審批程序報批后辦理。

4.進度控制

（1）外購部門依照“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進度。

（2）外購部門在每一作業(yè)進度延遲時，應(yīng)主動開具“進度異常反應(yīng)單”，記明異常原因及處理對策，據(jù)以修訂進度并通知請購部門。