造紙企業(yè)采購管理中存在的問題及改進建議

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          摘要：筆者就在造紙企業(yè)從事采購管理過程中遇到的問題進行分析,并提出了基于管理信息化系統(tǒng)的造紙企業(yè)采購管理改進建議。

          采購是企業(yè)的成本核心，又是企業(yè)發(fā)展伙伴關系的重要途徑，當今采購不再是簡單的物資購買活動，而應當上升為經(jīng)營戰(zhàn)略關系。企業(yè)采購管理的目的就是要選擇合適的供應商(Right Supplier)，在確保合適的品質(zhì)下(Right Qual)，與合適的時間(Right Time)，以合適的價格(Right Price)，購入合適數(shù)量的商品(Right Quant)，使得企業(yè)能夠以相對較低的成本生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品來滿足市場需求。走出傳統(tǒng)采購管理的認識誤區(qū)，完善企業(yè)的采購管理體制、優(yōu)化采購模式，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，是造紙企業(yè)在全球化、信息化市場經(jīng)濟競爭中賴以生存，謀求發(fā)展壯大的必然趨勢。

1的造紙企業(yè)采購管理中存在的問題

1.1的采購人員的綜合素質(zhì)有待提高

          采購人員缺乏對采購業(yè)務進行系統(tǒng)的學習和研究，不了解所需產(chǎn)品的型號和規(guī)格（如儀器或儀表、配品或配件等）及其技術參數(shù)，不熟悉采購計劃的審核工作，不掌握采購供應鏈管理知識，不掌握供應商在市場細分、附加價值、前置時間以及對顧客需求的反應性等，不了解市場資源和市場信息，不熟悉進貨批量和進貨時間，不知道采購作業(yè)電子商務管理方法等。有的采購人員機械地執(zhí)行業(yè)務部門的采購需求報告，有些不該購的購了，該購少的購多了，產(chǎn)品規(guī)格不合的也購了，嚴重影響到造紙業(yè)的采購成本和采購效率，給企業(yè)造成很大的浪費。

1.2的采購程序及操作欠規(guī)范

          采購過程不實行項目負責制度、責任追究制度，缺乏嚴謹?shù)?FONT style="">采購進程，對重要物資的采購活動缺乏采購評價過程，對采購人員、供應商等相關人員的激勵約束機制不健全，因而導致誤簽合同，造成損失；有時甚至由于貨不到位，影響生產(chǎn)，給企業(yè)造成更大損失。

1.3的缺乏對供應商的采購評估

          沒有建立對供應商的采購評估體系，不能對供應商做出全面、具體、客觀的評價，對供應商的管理只是主觀臆測。采購人員不對供應成本進行科學合理分析，在談判過程中采取簡單粗暴的方法隨心所欲壓價，或一律直接采取招標手段，當采購價格大大低于市價時，經(jīng)常造成買方缺貨，這種不擇手段的作法雖然使企業(yè)獲得了合同，但一味追求低價格可能使得產(chǎn)品質(zhì)量下降，導致經(jīng)常的退貨，造成各種管理費用增加。而經(jīng)常性的退貨，會造成經(jīng)常性的計劃變更，增加生產(chǎn)裝置成本影響交貨期，成品品質(zhì)不良率增加，客戶投訴及退貨增多，降低企業(yè)的信譽，產(chǎn)品缺乏競爭力。

          有的傳統(tǒng)型造紙企業(yè)現(xiàn)行的物資采購與供應商的關系是短期的、松散的競爭式的關系，雙方重視的是短期的優(yōu)勢，缺乏長期的合作，缺乏彼此的互信關系。造成一些偽劣產(chǎn)品的供應商進入企業(yè)的采購市場，增加了采購工作的風險，導致采購方不斷地更換供應商，不但增加了采購成本，而且價格成為以犧牲價值為代價的談判焦點，采購庫存增加。當采購方強迫供應商接受不合理的價格時，一些優(yōu)秀的供應商可能離開，而留下的短期供應商也有自己的打算，要么供應低質(zhì)商品給采購企業(yè)，要么等待市場狀況好轉(zhuǎn)時，連本帶利來向采購方要回，造成采購成本暴漲。

2的造紙企業(yè)采購管理改進建議

2.1的加強業(yè)務學習、明確分工和職責

          隨著造紙企業(yè)科技產(chǎn)品的不斷更新，其采購的項目和品種越來越多，供應商和采購技術越來越復雜，需要采購人員不斷更新知識層次，以適應不斷發(fā)展的采購工作需要，勝任更多更高的采購任務。因此，采購工作人員要加強日常業(yè)務學習和培訓，采取專家指導、經(jīng)驗交流、自學等多種形式搞好業(yè)務學習，在工作中學習，在學習中工作，在實踐中鍛煉增長才干，不斷更新知識結構，使采購工作人員的實際工作能力得到較快提高，能獨當一面搞業(yè)務，從而提高采購的實施效能。

          根據(jù)管理職能中的管理知識和專業(yè)知識，按商品分類分設各類商品的采購人員，將任務分配到具體的負責人并設定權限范圍，確保任務的順利進行并有效控制。筆者所在的企業(yè)采購的物資涉及生產(chǎn)和技術改造所需的設備、配品、配件、儀器儀表和材料達2000多種物資，不可能每個采購人員對所采購的物資的相關信息都得到全面的了解，為此采購人員應當進行適當?shù)姆止ぃ瑯I(yè)務員在自己負責采購的商品的權限范圍內(nèi)，在明確其責的基礎上不斷地學習，不斷地了解商品性能作用，這樣才能在市場中找到物美價廉的采購品，才能在采購中減少費用的開支。

2.2的應用供應鏈管理思想進行流程重組

          造紙企業(yè)應該推行流程管理，細化采購管理流程。供應鏈管理是當今企業(yè)管理的重要改革之一，也是我國改制的造紙企業(yè)采購管理創(chuàng)新的一個重要的改革方向。采購是供應物流與社會物流的銜接點。它是依據(jù)市場需要、企業(yè)生產(chǎn)計劃所要求的供應計劃制訂采購計劃，并進行原材料外購的作業(yè)層，需要承擔市場資源、供貨商家市場變化等信息的采集和反饋任務。采購決策內(nèi)容除市場資源調(diào)查、市場變化信息的采集和反饋、供貨商家選擇等外，重要的是決定進貨批量、進貨時間，從而使企業(yè)在生產(chǎn)不受影響，有效降低生產(chǎn)成本。因此，對采購的質(zhì)量、價格、收益和時間等因素的評價，必須根據(jù)供應商在市場細分、附加價值、前置時間及對顧客需求的反應性等方面制定戰(zhàn)略和相互影響來進行。

          在供應鏈管理的模式下，需方和供方是合作伙伴關系，供應商是經(jīng)過資格認證的，質(zhì)量和信用是可信的。采購作業(yè)通過電子商務，一次把需方的采購定單自動轉(zhuǎn)換為供方的銷售定單；質(zhì)量標準經(jīng)過雙方協(xié)議，由供方完全負責保證不需兩次檢驗。由于信息暢通和集成，可采用設在需方的供方管理倉庫的（Vendor Managed Inventory，VMI）方式，把供方的產(chǎn)品庫和需方的材料庫合二為一，僅在需方生產(chǎn)需要時，才把供方的產(chǎn)品直接發(fā)貨到需方的生產(chǎn)線，并進行支付結算，減少供需方各自分別入庫的流程。

          新的流程與傳統(tǒng)流程相比，減少了許多不增值的作業(yè)。這里的采購業(yè)務流程重組己經(jīng)不僅局限于一個企業(yè)的內(nèi)部，而且延伸到企業(yè)外部的合作伙伴，體現(xiàn)供應鏈管理合作競爭的特點。

2.3的利用管理信息化系統(tǒng)，規(guī)范流程

          信息技術的發(fā)展和應用，使當今企業(yè)的經(jīng)營管理模式發(fā)生了根本的變化。信息化提供商結合現(xiàn)代采購管理新理論研發(fā)了一些采購管理信息化系統(tǒng)?，F(xiàn)代造紙企業(yè)可以通過使用采購管理信息化系統(tǒng)從而將采購業(yè)務處理流程規(guī)范化，而達到降低企業(yè)采購成本的目的。

          使用采購管理信息化系統(tǒng)可以：（1）周密計劃。采購管理信息化系統(tǒng)的計劃可以延續(xù)到未來某個任意期，這樣不但可以按需采購，而且可以保證有足夠的采購提前期和采購預算，防止因突發(fā)性采購而增加額外的采購費用。（2）設置目標成本。企業(yè)通過運行采購管理信息化系統(tǒng)的模擬成本，嚴格控制成本的限額。（3）控制庫存量。采購管理信息化系統(tǒng)規(guī)定了每一種物料的最大儲存量和最長儲存期限。超過最大值時，系統(tǒng)會發(fā)出提示信號，以便管理人員采取糾正措施。(4)嚴格控制付款程序。付款前，系統(tǒng)將自動進行全面對賬，如物料規(guī)格性能、合格數(shù)量，交貨日期是否與采購單一致，報價單與發(fā)票金額是否一致。只有全部相符才能執(zhí)行付款程序，嚴格控制資金流出。

2.4的加強供應商關系管理，建立供應商評估體系

          可以說一個優(yōu)秀的采購員，不但是能買到質(zhì)量最好、價格最優(yōu)的商品，找到最好的供應條件，同時還可以給供應商的產(chǎn)品提出改進的建議。采購管理信息化系統(tǒng)可以隨時運行需要的報表，來反映某一時期采購業(yè)務的情況。這樣就能從一定程度上對采購市場進行調(diào)查和資訊收集，從而使采購部門對市場情況和價格的走勢有了充分的了解。同時也能比較出供應商的優(yōu)劣，以建立供應商準入制度和評價體系，便于優(yōu)化企業(yè)的供需關系。

          造紙企業(yè)通過使用采購管理信息化系統(tǒng)中的產(chǎn)品結構和物料清單，定義了每種物料的期量標準，把企業(yè)的產(chǎn)、供、銷三項主要業(yè)務信息集成起來，同步地將生產(chǎn)計劃和采購計劃一次生成。如果需求有了變化，半個小時內(nèi)，就可以將上千種物料的計劃重新編排。通過物料分類查詢，對每一類物料，按需用的頻率規(guī)定優(yōu)選原則、簡化物料的品種規(guī)格，保持一定批量，爭取優(yōu)惠。從而增加了與供應商合作期限的長度，加深彼此間的信任。使雙方的合作從短期的、松散的轉(zhuǎn)變成為長期的、固定的合作模式，進一步有效降低企業(yè)生產(chǎn)成本。

          通過采購管理系統(tǒng)還可以將每次采購的流程詳細的記錄下來。依靠系統(tǒng)的記錄可以縱向了解到供應商的各項信息從而構造供應商庫，將供應商的基本信息、采購信息、質(zhì)量記錄、價格記錄等信息包含在內(nèi)，從而對供應商進行評價，挑選出優(yōu)秀的供應商，并且與其進行長期的固定的合作，有效地協(xié)調(diào)企業(yè)的供需關系。運用“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”的管理理念，建立完備的控制體系：(1)嚴格審批。雖然在傳統(tǒng)模式下，也強調(diào)采購管理要按照一定的層次進行控制，但是在實際操作中要做到這點非常難。通過采購管理信息化系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必須經(jīng)主管領導審批，否則采購管理信息化系統(tǒng)將無法繼續(xù)處理該單據(jù)。(2)嚴格監(jiān)督。系統(tǒng)提供了多種查詢途徑，如根據(jù)采購單編碼、物料號、供應商號、采購員代碼、交貨日期等進行查詢，及時跟蹤采購合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某訂單屬于重復訂單，可以將其暫停，查明原因，或取消該訂單。

          采購管理是企業(yè)提高經(jīng)濟效益和市場競爭能力的重要手段之一，它在企業(yè)管理中的戰(zhàn)略性地位日益受到企業(yè)的關注?，F(xiàn)代造紙企業(yè)要在競爭激烈的市場上站穩(wěn)腳跟，就必須依據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展現(xiàn)狀和信息技術的更新狀況，適時調(diào)整企業(yè)采購管理策略，合理利用社會和企業(yè)自身（包括無形和有形）的資源，適時、適地、適量地進行采購。不斷提高企業(yè)的采購效率，使之成為企業(yè)獲取高額利潤的源泉。

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