妨礙財(cái)務(wù)信息化管理效果兩大因素

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財(cái)務(wù)信息化管理雖然是發(fā)展的最成熟的企業(yè)信息化應(yīng)用之一，但是，到現(xiàn)在為止，筆者發(fā)現(xiàn)企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化管理中，還有一些不完善的地方。筆者現(xiàn)在把自己工作中，發(fā)現(xiàn)的妨礙財(cái)務(wù)信息化管理效果的二大因素揭露出來，希望大家能夠?qū)ζ溆幸粋€(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。

一、 財(cái)務(wù)管理信息化是財(cái)務(wù)部門的事情，部門孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。

確實(shí)，財(cái)務(wù)管理軟件基本上是財(cái)務(wù)人員在用，但是，是否財(cái)務(wù)管理信息化只是財(cái)務(wù)部門一個(gè)部門的事情呢?其實(shí)不然。一方面，財(cái)務(wù)管理信息化要做的好，首先必須要有數(shù)據(jù)來源。巧婦難為無米之炊，若不能夠保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，則財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)再怎么強(qiáng)，也不能夠開花結(jié)果，得出可用的數(shù)據(jù)。所以，要保障企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化取得好的效果，首先就需要其它部門配合，提供質(zhì)量比較高的原始數(shù)據(jù)。另一方面，財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)用的好的話，其他各個(gè)部門也可以從中享受實(shí)惠。如我們可以自定義一個(gè)到期應(yīng)收帳款余額表，然后分配相關(guān)的權(quán)限，讓銷售人員可以實(shí)施查詢到自己所負(fù)責(zé)的客戶的回款情況，而不需要每次都向財(cái)務(wù)人員詢問等等。所以，財(cái)務(wù)管理信息化不是財(cái)務(wù)部門一個(gè)部門的事情，也不是只有他們一個(gè)部門可能從中享受到益處。

1、其他部門可以按照財(cái)務(wù)部門提供的單據(jù)格式，提供相關(guān)的數(shù)據(jù)。由于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)需要運(yùn)作的話，必須要有數(shù)據(jù)來源。如每天企業(yè)的收貨信息或者企業(yè)的出貨信息等等。很多客戶的常見做法是，根據(jù)其他部門的書面單據(jù)，一筆筆的輸入到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中去。這是一種效率不高的行為。

其實(shí)，其他部門除了做這個(gè)一筆筆的原始憑證之外，他們還沒做每日的報(bào)表。我們?yōu)槭裁床灰?guī)范一下各個(gè)部門的報(bào)表，讓這個(gè)報(bào)表可以直接導(dǎo)入到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，免去手工輸入的麻煩呢?

筆者曾經(jīng)在一家客戶做過試驗(yàn)。他們?cè)瘸鲇诠芾矸矫娴脑?，如?cái)務(wù)部門無法要求其他部門按他們的要求提供報(bào)表，按他們的話說，他們只要能夠按時(shí)把這個(gè)原始憑證遞交給他們就好了，他們可不奢望其他部門人員能夠按他們要求的格式提供數(shù)據(jù)。結(jié)果，剛開始的時(shí)候，企業(yè)采用比較傳統(tǒng)的處理方式，單據(jù)內(nèi)容一筆筆的錄入，效果自然不理想。后來筆者看看財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)行效果不錯(cuò)，就直接向企業(yè)的一把手反映了這種情況，建議他協(xié)調(diào)各個(gè)部門的關(guān)系，做好這個(gè)部門之間的銜接工作。還好，這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人還是比較開通的，聽從了我的建議。各個(gè)部門人員規(guī)范了相關(guān)的格式，每天提供相關(guān)的報(bào)表，然后通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的導(dǎo)入接口，把相關(guān)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中去。如此處理，經(jīng)過三個(gè)月的協(xié)調(diào)，后來，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)新效率提高了好幾倍。如工資薪資的統(tǒng)計(jì)，以前行政部門做好考勤統(tǒng)計(jì)，然后財(cái)務(wù)人員進(jìn)行工資計(jì)算、匯總，再輸入系統(tǒng)，然后再打印出來給行政進(jìn)行審核，一般需要五天左右時(shí)間。而現(xiàn)在是行政部門部門按照財(cái)務(wù)部門給的格式提供考勤信息，然后直接導(dǎo)入系統(tǒng)，讓系統(tǒng)計(jì)算個(gè)人所得稅、各種應(yīng)扣款等等，然后計(jì)算好后再讓行政核對(duì)。如此處理的話，時(shí)間從五天變?yōu)榱藘商欤?，?zhǔn)確率也大大提高了。

2、不但財(cái)務(wù)部門可以利用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，其實(shí)其他部門也可以享受財(cái)務(wù)信息化管理所帶來的果實(shí)。如在以前，采購員需要查詢供應(yīng)商未付款或者未結(jié)帳明細(xì)，都需要向財(cái)務(wù)人員求助。而有時(shí)候，遇到財(cái)務(wù)人員忙或者心情不好的情況，還要受他們的白眼。這也是很多企業(yè)財(cái)務(wù)部門跟采購部門水火不容的一個(gè)重要原因。如現(xiàn)在直接通過數(shù)據(jù)庫制作一張報(bào)表(有時(shí)候出于安全或者端口的限制，往往不會(huì)直接在財(cái)務(wù)部門以外的部門安裝財(cái)務(wù)軟件的客戶端)，反應(yīng)供應(yīng)商的應(yīng)付帳款以及付款計(jì)劃表。如此的話，才有人員在有需要的時(shí)候，可以自主的查詢。再如，對(duì)于銷售人員來說，業(yè)務(wù)員也可以利用應(yīng)收帳款余額表，查詢自己負(fù)責(zé)客戶的應(yīng)手帳款余額表以及哪些已經(jīng)到期了、哪些未到期;而且，也可以利用報(bào)表了解自己的負(fù)責(zé)的客戶這個(gè)月回款額為多少，可以拿到多少提成等等。

可見，我們只要采取一些小小的技巧(不過這些一般都需要企業(yè)用戶自己實(shí)現(xiàn)，實(shí)施顧問是不會(huì)幫助企業(yè)完成的)，就可以擴(kuò)展財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果，讓其他部門人員也能夠享受到財(cái)務(wù)信息化管理所帶來的效果，而且，還可以實(shí)現(xiàn)管理的公開與透明化，減少部門之間的矛盾，緩解部門之間的孤島現(xiàn)象。

二、 長(zhǎng)時(shí)間脫離不開手工憑證，讓財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)形同虛設(shè)。

有時(shí)候，筆者一年或者兩年后去回訪客戶的時(shí)候，還會(huì)發(fā)現(xiàn)用戶仍然再用手工憑證，還離不開它。更有甚者，有的企業(yè)是先做好手工憑證，然后再把手工憑證的結(jié)果抄到系統(tǒng)上去。把一個(gè)好好的財(cái)務(wù)管理軟件，被他們擺弄成了一個(gè)傀儡。筆者有時(shí)候，老是在反思這個(gè)問題。到底是什么造成這種現(xiàn)狀呢?為什么財(cái)務(wù)管理人員離不開手工帳簿呢?經(jīng)過我的了解，大致明白了企業(yè)員工的心態(tài)。

1、系統(tǒng)憑證修改麻煩。在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，如果記帳憑證發(fā)生錯(cuò)誤的話，則修改起來是一件比較麻煩的事情。如記帳憑證錯(cuò)誤是因?yàn)樵紤{證錯(cuò)誤的話，則在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，是不允許直接更改記帳憑證的，而是先要根據(jù)沖賬等方法先把原來那筆記賬拼爭(zhēng)沖銷掉，然后，修改原始憑證，再進(jìn)行過賬。這本來是按照國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)制度設(shè)計(jì)的，但是，在企業(yè)實(shí)際操作中，這種錯(cuò)誤的情況還是比較多的。所以，財(cái)務(wù)管理人員的做法是，先做手工憑證，等手工憑證核對(duì)無誤后，再把它錄入系統(tǒng)，如此的話，就可以把系統(tǒng)憑證的錯(cuò)誤減少多最低，從而避免對(duì)于憑證進(jìn)行修改。

筆者分析：其實(shí)這是財(cái)務(wù)人員不熟悉財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的原因，或者是太過于依賴手工帳簿。這在十年以上財(cái)務(wù)人員經(jīng)驗(yàn)的員工身上特別多見。其實(shí)，從準(zhǔn)確性上來說，財(cái)務(wù)管理制作憑證要比手工憑證要準(zhǔn)確的多，因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，會(huì)做相關(guān)的控制。如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的憑證功能，在憑證審核的時(shí)候，會(huì)進(jìn)行借貸金額的核對(duì)，若借貸不平衡的話，則這張憑證是不能被審核的;如會(huì)計(jì)科目的選擇上，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)也會(huì)根據(jù)相關(guān)的規(guī)則，對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行過濾與核對(duì)，以保障會(huì)計(jì)科目的準(zhǔn)確性。至少在制作會(huì)計(jì)憑證的時(shí)候，會(huì)計(jì)科目不用書寫，只需要選擇即可，可以減少錯(cuò)別字的發(fā)生，等等。

所以，用戶放不開手工憑證，大部分還是一種心理上的依賴，或者是原有工作習(xí)慣的一種慣性。所以，針對(duì)這種情況，只有進(jìn)行強(qiáng)制的推導(dǎo)，即企業(yè)項(xiàng)目管理小組采用制度的約束，讓員工在一個(gè)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，放棄手工帳。只有如此，才能夠他們反省過來。

2、先系統(tǒng)后手工。在筆者回訪的過程中，還發(fā)現(xiàn)有些客戶，在利用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的時(shí)候，先在系統(tǒng)中做好帳，核對(duì)無誤后，再一筆筆的抄到憑證和帳簿上。這個(gè)跟上面的情形剛好相反，這是為什么呢?

筆者分析：這還是一個(gè)心態(tài)的問題。因?yàn)閲?guó)家規(guī)定，所有的財(cái)務(wù)帳簿與會(huì)計(jì)憑證必須用書面的單據(jù)加以保存。所以，在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中處理好帳務(wù)之后，還必須保存一份書面的單據(jù)。但是，問題在于，用戶為什么不直接把系統(tǒng)的單據(jù)打印出來進(jìn)行保存呢?原來，一般財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)有一個(gè)自定義報(bào)表模塊，這個(gè)模塊中包含有國(guó)家認(rèn)可的憑證與報(bào)表打印格式。但是，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)可能比較摳門，不愿意出這一份錢。這導(dǎo)致，財(cái)務(wù)管理員在系統(tǒng)中做好單據(jù)后，還必須手工的抄寫一遍。這無疑，增加了一倍的工作量。其實(shí)，筆者認(rèn)為這是非常得不償失的，企業(yè)若能夠投資購買自定義報(bào)表模塊，把系統(tǒng)中的憑證與帳簿按照國(guó)家認(rèn)可的格式打印出來的話，可以減少員工書寫的工作量。為此，企業(yè)可能還可以節(jié)省人員。

所以，從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益看，這筆投資的話，成本還是可以收得回的。筆者有一家客戶，他們就利用了自定義報(bào)表模塊，從而實(shí)現(xiàn)了他們的憑證與帳簿全部都是系統(tǒng)打印，完全沒有手寫的單據(jù)。這個(gè)帶來的好處，就是他們的財(cái)務(wù)人員從原來的9人減少到了7人。（IT專家網(wǎng)）