IT戰(zhàn)略規(guī)劃：信息化的第一步

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企業(yè)在沒有做長遠規(guī)劃的前提下實施IT系統(tǒng)，可以說是事倍功半，而且為后續(xù)上其他系統(tǒng)遺留了很多的集成和接口問題，這還不包括原先系統(tǒng)的升級、平臺的更換、數(shù)據(jù)遷移、網(wǎng)絡(luò)改造、原廠商的后續(xù)支持有沒有保障等問題。

隨著國家對企業(yè)信息化建設(shè)支持力度的不斷加大，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注信息化。有的企業(yè)是從頭開始；有的企業(yè)是對原有系統(tǒng)的升級改造。企業(yè)實施大規(guī)模的信息化建設(shè)在我們國家的時間還不是很長，很多企業(yè)自身經(jīng)驗也不是很豐富，由于信息技術(shù)又是快速發(fā)展的一門新興學(xué)科，即使是在企業(yè)中從事多年IT工作的信息主管，對于大型系統(tǒng)而言，多數(shù)人在這方面也并沒有很深的經(jīng)驗，這從很多企業(yè)在信息化過程中走過的彎路就能夠看出來。

總結(jié)這些投入多、效果差的案例，我們可以看出，其中的絕大多數(shù)企業(yè)是由于在信息系統(tǒng)建設(shè)的初期，沒有進行系統(tǒng)的、科學(xué)的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，對于信息化是重眼前，輕長遠，企業(yè)信息化建設(shè)就像是“腳踩西瓜皮，溜到哪兒算哪兒”。有的企業(yè)因缺乏IT戰(zhàn)略規(guī)劃，導(dǎo)致信息化建設(shè)的戰(zhàn)略不明晰、技術(shù)選用的評估標準不確定、分步實施的各種應(yīng)用系統(tǒng)各自為政。例如在選用某種應(yīng)用軟件時，只關(guān)心某個單一的核心應(yīng)用，沒有或者說沒有能力考慮這些不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間的關(guān)系，結(jié)果造成更大的信息孤島，IT投入和回報的效應(yīng)遞減。有的企業(yè)由于快速成長，往往會發(fā)現(xiàn)僅僅用了兩、三年的IT系統(tǒng)因為不能適應(yīng)企業(yè)新的業(yè)務(wù)流程、信息處理等需要而必須更換。信息化建設(shè)沒有全局觀念，自然與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略脫鉤。

反觀信息化成功的企業(yè)，要么是財大氣粗，能夠經(jīng)得起風(fēng)險、經(jīng)得起折騰；要么是確實有良好的總體規(guī)劃，逐步建設(shè)、逐步完善。企業(yè)的錢是辛苦賺來的，能節(jié)約還是要節(jié)約。所以，從“總體規(guī)劃”開始，走“分部實施”之路是企業(yè)信息化建設(shè)的最佳選擇。

總體規(guī)劃，從IT專業(yè)看來，也就是企業(yè)要在戰(zhàn)略層面，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，制定科學(xué)的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，根據(jù)這個IT戰(zhàn)略規(guī)劃，再制定細致可行的行動計劃。

為什么說一定要有科學(xué)的IT戰(zhàn)略規(guī)劃？怎樣才算科學(xué)？讓我們來看看下面的案例：

位于華北的某機械加工企業(yè)，職工4000人，在計算機應(yīng)用方面，有CAD/CAM系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、公司網(wǎng)站，這些系統(tǒng)分別由不同的廠家開發(fā)、采用不同的數(shù)據(jù)庫和平臺，目前已經(jīng)形成幾個小型局域網(wǎng)，但是公司內(nèi)部還沒有全部聯(lián)網(wǎng)。

對于下一步的IT建設(shè)，廠辦認為需要上OA系統(tǒng)，因為在公司內(nèi)部傳遞信息、發(fā)送文件、召開會議、檔案管理、業(yè)務(wù)催辦等等都比較耗費精力；IT部門認為應(yīng)該把公司全部聯(lián)網(wǎng)、然后是系統(tǒng)升級、購買新的服務(wù)器、升級數(shù)據(jù)庫、做防火墻、備份數(shù)據(jù)，因為這些基礎(chǔ)工作如果不做，整個系統(tǒng)早晚會面臨病毒、黑客的攻擊而癱瘓；也有領(lǐng)導(dǎo)說應(yīng)該實施電子采購系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)；眾說紛紜。

公司這幾年總共花了3千多萬元在IT方面，初步感覺好像效果還不錯。從表面看來，這樣的企業(yè)大概可以算作信息化比較超前的企業(yè)，至少是效果還不錯的企業(yè)。

但是，如果我們仔細研究一下，就會發(fā)現(xiàn)，如果在系統(tǒng)建設(shè)的初期，能夠有科學(xué)的規(guī)劃，當初的3千多萬其實可以產(chǎn)生更大的效果。目前的局面可以說是好壞參半，說好是指大家有熱情、有意識、也有行動，IT系統(tǒng)畢竟提高了局部的效率，促進了局部流程的改善；說不好是指這些系統(tǒng)其實也給公司的管理帶來其他的風(fēng)險，而且風(fēng)險的產(chǎn)生主要是由于目前的IT系統(tǒng)不是集成的系統(tǒng)。也就是說，由于當初沒有長遠的統(tǒng)一規(guī)劃，IT方面存在信息孤島，會給公司的業(yè)務(wù)經(jīng)營管理帶來危害。

讓我們來分析一下這家工廠的系統(tǒng)，由于銷售系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)沒有集成，如果公司同客戶簽訂了一個銷售合同，而銷售系統(tǒng)中并沒有客戶付款、往來賬等財務(wù)方面的信息，這些需要人工方式詢問財務(wù)人員；銷售系統(tǒng)中也沒有質(zhì)量管理方面的信息，這些需要與質(zhì)保部溝通，由質(zhì)量部門出具出廠的質(zhì)檢合格文件；銷售系統(tǒng)也沒有產(chǎn)品維護管理的功能，在產(chǎn)品保修期和保修管理方面的信息需要聯(lián)絡(luò)售后部門；同時還需要聯(lián)絡(luò)采購部門備件更換等信息。

這么多的環(huán)節(jié)是計算機系統(tǒng)沒有管理到的，如果想防止有人鉆空子，就需要在保證措施方面有嚴密的流程和嚴格的規(guī)章制度來補充，才可以防止其中的某個環(huán)節(jié)出問題。一旦這些環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就可能給公司造成重大損失，但責(zé)任心是并不是最可靠的。

這是信息不集成帶來的危害之一。再有，由于銷售系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)沒有集成，業(yè)務(wù)人員與財務(wù)人員就需要靠其他手段進行信息交流，假如在客戶沒有付款的情況下（實際上甚至客戶的前期款項還沒有結(jié)清），應(yīng)該延遲發(fā)貨或者讓客戶提供一份擔(dān)保，由于系統(tǒng)本身無法做到，只能靠人員的責(zé)任心，但實際情況是業(yè)務(wù)人員的工作很忙，而且需要管理的客戶數(shù)量很大，互相之間的往來賬也非常復(fù)雜，單憑責(zé)任心或者細心是不足以保證不出問題的。更有甚者某下屬分公司或者銷售站的銷售經(jīng)理明知道有風(fēng)險，出于銷售業(yè)績方面的考慮，還是會點頭放行，點頭放行的結(jié)果可能是應(yīng)收款無法收回，這些也是由于缺乏系統(tǒng)的技術(shù)支持所造成的。

從管理學(xué)的角度來說，要想保證良好的效果，需要在流程、人員素質(zhì)和技術(shù)三方面有機結(jié)合。顯然信息孤島或者不集成的系統(tǒng)會給管理造成麻煩。

就發(fā)貨和收款來說，還有另外的漏洞，就是現(xiàn)金流的問題。從報表來看，比如企業(yè)實現(xiàn)銷售額有100萬，但是從現(xiàn)金流來看，由于客戶沒有付款，所以收入是零。實際客戶可能5個月之后才付款，這時會造成公司現(xiàn)金周轉(zhuǎn)的極大壓力，同時也會造成公司競爭力的無形降低，成本的升高。

如果沒有集成一體化的信息系統(tǒng)去保障，財務(wù)問題很可能在下個月的某個時間才能夠在報表上反應(yīng)出來，此時滯后的信息對于領(lǐng)導(dǎo)的決策來說已經(jīng)沒有太大的意義。

另外，從財務(wù)來看，當開始記應(yīng)收賬時，也需要從銷售部門來獲得發(fā)貨時間或者開發(fā)票的時間等信息，然后在財務(wù)系統(tǒng)錄入相關(guān)的信息，開始統(tǒng)計應(yīng)收賬、做賬齡分析等。這些信息在系統(tǒng)沒有集成時，都需要靠人工方式交流和錄入，所涉及的部門和環(huán)節(jié)越多，出錯的概率就越大，同時對員工的責(zé)任心和要求也越高，整個公司的效率也越低。這些都是關(guān)聯(lián)的關(guān)系。當然，有的客戶或公司是客戶先付全款，款到發(fā)貨，一是公司的產(chǎn)品屬于緊俏產(chǎn)品，賣方市場，或店大欺客，你不付款，我不發(fā)貨。這是好事，也是壞事，好事是減少了應(yīng)收賬的風(fēng)險，沒有資金問題，壞處是同時減少了客戶群數(shù)量，降低了客戶忠誠度，因為企業(yè)沒有與自己的客戶同甘苦共患難。公司這樣做的初衷可能并不是非要款到付貨，而是擔(dān)心沒有有效的辦法來管理應(yīng)收賬。

從這些問題可以看出，單純依靠管理制度和人工處理的流程，還不足以達到預(yù)期的目標，否則企業(yè)也不會有貪污、丟失等事件發(fā)生。從國外的經(jīng)驗來看，高素質(zhì)的人員和嚴密的規(guī)章制度以外，良好的技術(shù)和系統(tǒng)保證也是必須的。如果讓計算機系統(tǒng)設(shè)定某些流程，員工不按照流程做，系統(tǒng)無法通過，后續(xù)工作沒法執(zhí)行，那這一步就必須執(zhí)行，這樣就可以堵塞管理上的漏洞，或者可以固化管理者的意圖。

良好的集成一體的系統(tǒng)雖然可以避免此類問題的發(fā)生，但是沒有哪種單一軟件能夠覆蓋所有的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，所以，良好的集成一體的系統(tǒng)需要在開始建設(shè)的初期作出一個遠期的規(guī)劃，來保證信息集成、各子系統(tǒng)接口方便可靠、業(yè)務(wù)流程完整、決策信息暢通。

從上面的案例可以看出，企業(yè)在沒有做長遠規(guī)劃的前提下實施IT系統(tǒng)，可以說是事倍功半，企業(yè)投入2分錢，卻只收到一分錢的效果，而且為后續(xù)上其他系統(tǒng)遺留 了很多的集成和接口問題，這還不包括原先系統(tǒng)的升級、平臺的更換、數(shù)據(jù)遷移、網(wǎng)絡(luò)改造、原廠商的后續(xù)支持有沒有保障等問題。

雖然華北這家企業(yè)幾年時間花費了數(shù)千萬資金和大量的人力物力，目前的系統(tǒng)或者繼續(xù)打算建設(shè)的系統(tǒng)其實還是信息孤島，系統(tǒng)漏洞很多，堵住這些漏洞的后續(xù)投入 會非常大，或者說，如果當初能夠有一個比較全面的通盤考慮，現(xiàn)在達到的效果可能不止是這些，而資金卻不需要這樣多。比如，銷售和財務(wù)若能集成，財務(wù)主管就 能夠通過系統(tǒng)控制發(fā)貨，這樣一方面可以避免過多的應(yīng)收賬給企業(yè)帶來的風(fēng)險，也可以做到有目標地實施欠款發(fā)貨，擴大銷售額，同時保持公司的整體應(yīng)收賬比例在 預(yù)算之內(nèi)。

那么，對于這家企業(yè)來說，下一步IT規(guī)劃到底應(yīng)該怎樣做？依筆者之見，有兩種辦法，一是自己解決，IT部門和主要的業(yè)務(wù)負責(zé)人依據(jù)本企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和近 期、中遠期的業(yè)務(wù)目標，共同找出其中IT能夠發(fā)揮作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時比對目前IT已經(jīng)形成的支持能力，來制定今后IT發(fā)展的道路。具體說，就是依據(jù)企業(yè) 的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略，檢查各業(yè)務(wù)部門的落實措施，在這些措施當中，發(fā)現(xiàn)IT的用武之地，或者沒有IT，這些措施就無法執(zhí)行的地方，這些也就是大家經(jīng)常提到的“ 業(yè)務(wù)需求”，下一步是把各個需求劃分優(yōu)先等級，了解哪些應(yīng)用系統(tǒng)可以滿足這些需求、大致費用是多少等，來制定下一步的IT戰(zhàn)略。這樣IT才能夠真正發(fā)揮其 作用，也才能在戰(zhàn)略層面為企業(yè)競爭力的提升添磚加瓦。二是借助外腦，把這個難題交給專業(yè)的咨詢公司來完成。

無論是自己做還是咨詢公司來解決難題，關(guān)鍵的一點是應(yīng)該有一個規(guī)劃的方法論來指導(dǎo)每一步工作，不能憑經(jīng)驗、憑感覺，做IT戰(zhàn)略規(guī)劃本身也需要計劃、流程和 技術(shù)三個方面來保證質(zhì)量。對于企業(yè)來說，外腦可能是比較好的選擇，這主要因為絕大多數(shù)非IT企業(yè)本身對IT方案和技術(shù)并不擅長，而專業(yè)的咨詢公司恰恰在這 方面有優(yōu)勢。

IT戰(zhàn)略規(guī)劃最好在系統(tǒng)建設(shè)開始階段做，因為一張白紙好作畫。如果IT建設(shè)已經(jīng)具備一定規(guī)模后再做規(guī)劃，企業(yè)的前期投資可能多少會損失一些，動手越早，損失越小。

上面提到的這家企業(yè)最后的結(jié)果是聘請外部專業(yè)的咨詢公司來為其進行IT方面的診斷，然后就IT目前存在的問題和今后的發(fā)展提出一份報告，咨詢公司也是按照上面的方法進行診斷的。下圖表示了企業(yè)信息化建設(shè)的整個周期所要實施的步驟。

這張圖也表示了IT建設(shè)所應(yīng)遵循的思路，通過這樣的思考方式所得出來的結(jié)果，最能發(fā)揮IT的效果，同時避免在信息化建設(shè)方面走彎路，是所有的投入都能夠發(fā)揮最大的效用。

按照這樣的思路建設(shè)思考IT，就會使IT與業(yè)務(wù)聯(lián)系更加緊密，IT也不會僅僅限于打字、做報表、修機器的境地，企業(yè)的競爭力也會由于IT的作用而得到放大。

總結(jié)：

IT戰(zhàn)略規(guī)劃給企業(yè)帶來的益處主要有：

1. 企業(yè)信息化建設(shè)的步伐、重點、方向與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略保持一致，提高企業(yè)充分駕馭IT的能力，提升企業(yè)競爭力。

2. 企業(yè)可以腳踏實地，客觀地結(jié)合目前和未來的發(fā)展狀況，決定企業(yè)進行信息化的重點，避免了不負責(zé)任的IT廠商為追求自身的銷售額而鼓動企業(yè)盲目上馬大型的信息化項目。

3. 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和各級部門對信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、工作原則、重點應(yīng)用領(lǐng)域、關(guān)鍵成功因素等形成統(tǒng)一共識。

4. 企業(yè)內(nèi)部IT人員、應(yīng)用人員未來應(yīng)具備的知識層面與技能、技術(shù)選用的評估標準等有了事先的明晰。

5. 企業(yè)提高IT投資的收益、降低風(fēng)險。（CIO時代網(wǎng)）