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學(xué)校應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)處理高校行政公文的優(yōu)點(diǎn)有哪些?
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1. 加快工作流轉(zhuǎn)時(shí)效,提高公文處理效率
在使用OA系統(tǒng)處理行政公文之前,公文呈送批轉(zhuǎn)的整個(gè)過程中都依靠公文秘書一人完成,難免會(huì)影響工作的質(zhì)量和效率。在應(yīng)用泛普軟件-OA系統(tǒng)之后,高校的全部公文流程均利用網(wǎng)絡(luò)形式來實(shí)現(xiàn),操作簡(jiǎn)便,工作人員僅需登錄到系統(tǒng)利用對(duì)相關(guān)功能鍵的點(diǎn)擊即可完成公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。此外,工作人員還能夠利用跟蹤處理,即時(shí)地對(duì)文件的全部管理流程進(jìn)行監(jiān)控,催辦不同環(huán)節(jié)的文件,從而提高全過程的辦公效率。
2. 節(jié)約辦公資源成本,促進(jìn)節(jié)能環(huán)保效應(yīng)
紙質(zhì)文件時(shí)期,文件需要專人印制、裝訂、分發(fā),下發(fā)時(shí)還需通知各二級(jí)單位專人領(lǐng)取,造成了紙張和人力的極大浪費(fèi),同時(shí)人力有限造成的時(shí)間不及時(shí)和文件的漏發(fā)、錯(cuò)發(fā),影響著相關(guān)工作的開展。通過DA系統(tǒng)辦理公文,只需選擇用戶定向發(fā)送,并提醒他們及時(shí)閱處,接收用戶即可上網(wǎng)查閱,節(jié)約了大量紙張和人力資源,節(jié)能效果非常明顯。
3. 增強(qiáng)協(xié)同辦公能力,推進(jìn)信息共享公開
傳統(tǒng)形式下的紙質(zhì)公文在同一時(shí)間同一地點(diǎn)只可供一人的閱讀,存在著信息的獨(dú)占性。
在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后,系統(tǒng)人員不僅對(duì)來自外部的信息加強(qiáng)了有效采集,而且通過系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn),學(xué)校的行政公文在相同的地點(diǎn)和時(shí)間可供多人閱讀,給予了多用戶檢索下載的功能,實(shí)現(xiàn)了各部門間的協(xié)作與信息共享,大大推進(jìn)了信息公開的進(jìn)程,OA軟件加強(qiáng)了高校對(duì)校內(nèi)事務(wù)的統(tǒng)籌安排以及監(jiān)督管理,為學(xué)校的政策決定提供了有力的信息保證。
4. 降低人為因素影響,規(guī)范公文處理流程
就傳統(tǒng)形式下的審核、修改公文環(huán)節(jié)而言,受到了極大的人為因素制約,存在著較大的隨意性,無法確保文件的質(zhì)量與及時(shí)性。而在OA系統(tǒng)中,公文處理系統(tǒng)通過固化科學(xué)的辦公流程和建立標(biāo)準(zhǔn)化的模塊,任何節(jié)點(diǎn)的操作人員都不可以跨節(jié)點(diǎn)操作,并且所涉及到的全部修改痕跡都會(huì)詳細(xì)地保存在系統(tǒng)當(dāng)中,并且會(huì)正確地進(jìn)行備份,這樣就用系統(tǒng)規(guī)范了流程,OA辦公系統(tǒng)保證文件在控制范圍內(nèi)有序辦理。
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