IT組織的平衡(AMT研究院 謝鈺鳳)

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當近年來看到許多公司在極端的集權化和分散他們的IT業(yè)務間搖擺不定時，浮現(xiàn)出了提供符合成本效益和控制的平衡模式。

不過幾年前，組織中的事業(yè)單位正困擾于建立他們自己的IT店鋪，被更靈活的許諾及他們的核心目標的連結所吸引。然而全球削減成本的風潮已冷卻，IT資源又再重回至組織中央。

像是戴姆勒克賴斯勒和百事可樂等先峰，其試著分散IT業(yè)務至多個不同的事業(yè)部，卻發(fā)生濫計成本和導致呈報的混亂后，決定轉回至鞏固。

現(xiàn)在公司已開始問他們自己在數年前也問過的問題：”什么是最適合我們公司的話IT架構?”

許多領導企業(yè)和分析公司正倡導一平衡模式，有些人稱此為一混合的，結合的，或聯(lián)邦模弌。該方法被認為可藉結合一般的IT功能獲得成本優(yōu)勢和藉施行管理的分權取得彈性。

僅管最近的調查指出，大部份組織仍然將集權的IT系統(tǒng)視為”企業(yè)最容易使用”的方法，平衡模式的提倡者稱此導致實質的利益。

在新加坡的聯(lián)合海外銀行(UOB)的IT副執(zhí)行長，Susan Hwee說道，“混合模式避免完全集權或分權模式的極端，綜合了兩者的最大效益。”

獲得最佳組合

在集權的IT組織中，所有的功能-包含規(guī)劃，發(fā)展應用和維護-還有如人員，設備和預算等資源由信息長或財務長所控制。有形的好處是規(guī)模經濟，工作最少的重復和界定完善的呈報體系。

在IT擴散的組織中，事業(yè)部仍掌握IT資金和需要支持他們優(yōu)先性的經驗。由于IT人員處于事業(yè)部中，該理論實行時，他們有流程方面的良好知識和較能以客制化的技能解決特定的問題。事業(yè)部中的IT人員可能對于信息長有”虛線呈報權”。

由于IT部門失去了研發(fā)權力，其認為可減少組織內部門的壓力和可更充份的掌握技術。

但公司如何獲得最好的組合呢？他們如何達成成本與靈活性，預測性和風險，一致性和創(chuàng)新的最佳平衡呢？

根據Meta Group，最佳實務是   事業(yè)部自治，除非有降低成本，依循規(guī)章或支持公司在安全，人力資源或研發(fā)等領域政策的需求。

Meta Group的分析師Brian Burke說道，“成本削減的動機一般包含取得、網絡、幫助平臺和訊息中心的集中，當像是Sarbanes-Oxley Act和Basel II等服從規(guī)則驅使企業(yè)的應用和流程的協(xié)調。

但任何IT系統(tǒng)的鞏固事務并非步態(tài)競賽。此顯示成本分配的棘手問題和選擇技術平臺的政治。馬來西亞航空的技術戰(zhàn)略和技術架構的領導，David Burton說組織需要選擇誰為鞏固的基礎設施負責，還有附帶的產能增加和額外的中央處理器、內存或存儲設備。

Burton在最近一次吉降坡舉行的亞洲管理信息系統(tǒng)圓桌會議中問道，“我們仍在最佳模式中運行。IT投資成本是與IT并存或者是存在于事業(yè)部中呢？若IT投資是在事業(yè)部中，那么他們會談論我們使用的什么技術？”

共享的服務是基礎

在聯(lián)合海外銀行(UOB)，只有底層和溝通服務層級對不受中央控制的市場情況不敏感。該銀行完成了巨大的重建計劃。訊息中心、網絡、后勤部門和公司IT系統(tǒng)遍及所有區(qū)域已匯聚在新加坡形成了規(guī)模經濟。

經由在新加坡的共享服務中心，聯(lián)合海外銀行也希望改善其海外支行業(yè)務的效率，還有風險和基層管理。

為確保創(chuàng)新不被專橫和多余的執(zhí)行疏忽所抑制，顧客的、銷售的和國家的應用系統(tǒng)己被分散至地域性的辦公室。Hwee稱這些服務為IT堆的”滿足”域。她說”該滿足層級仍是創(chuàng)新的和由業(yè)務驅使的。”

事業(yè)部為他們使用的IT服務負責。根據管理顧問公司A.T. Kearney，為提供透明度提出支持，“盡可能地確保有清楚的責任和專注于內部顧客價值。”

不像許多分權的IT店鋪，Hwee管理含蓋資源預算在事業(yè)部的利益。如同其它的IT領導人，她必須為支出餅中的IT比例而競爭，但其已使IT不再被視為成本中心。她說道，”IT被為團隊的整體公司戰(zhàn)略的戰(zhàn)略要素。”

IT和事業(yè)部的關鍵經理人已參與所有的計劃，當高層管理已掌控大型計劃的主控權。她補充道，”經由此方法，我們能使管理成本和投資在正確領域這兩方面公平地處理以加強我們的競爭優(yōu)勢。”

對聯(lián)合海外銀行而言，分權并不是一個新的概念。在90年代后期，其海外分行的業(yè)務正享用網絡管理到應用發(fā)展的每件自治的IT資源。

該方法適于顧客要求和國家特性的業(yè)務。但其導致許多呈報、控制和成本的問題。

在大部份分權的IT店鋪中，有多種呈報方式使得其難以對支出和界定的責任負責。工作部門的交叉是常見的責任缺口。由于地域性辦公室和深度客制化應用系統(tǒng)的延伸性整合，使得配置新技術的成本高昂。

Hwee說道，“當IT部門經由多個場所而分權，系統(tǒng)和實務不容易共享。許多投資必須重復。”

當聯(lián)合海外銀行擴張，其為了更佳的成本控制和工作責任性而合理的收回大部份的IT資源和疏忽至中心。

她補充道，“當我們成長時，規(guī)模也同時被要求，尤其是基礎設施。我們必須改變IT組織結構以抑制相關。”

混合型IT：并非是萬能藥

新加坡交易所(SGX)，不像戴姆勒克賴斯勒，百事和聯(lián)合海外銀行，沒有得到事后諸葛的好處，但其不知道當分散人員至事業(yè)部時復雜性也隨之增加。

新加坡交易所的IT領導，Chew Hong Gian說：“責任可因競爭而有所增減”。舉例來說，當外部顧客想要改變連結兩家公司的供應鏈系統(tǒng)，卻和該其它的內部系統(tǒng)產生變更沖突時，IT部門該做什么呢？

Chew不相信執(zhí)行集權的IT店鋪會阻隔IT和其業(yè)務的連結。以其最近的事件而言，新加坡交易所行情表和交易的執(zhí)行系統(tǒng)，允許提供跨國界交易服務的交換。

Chew說道，“創(chuàng)新和集權的不一致，提供了適當的架構和流程。集權也促并了交付的一致性和易于協(xié)調。”

“當我們實行不相關業(yè)務的征收，那么它分散IT是合理的。但交換的業(yè)務都是互相連接的。”

集權團體內的彈性

當不愿意走到散布IT人員至整個組織的極端情形時，Chew快速確定了移動計劃間人員的優(yōu)勢。

他說道，“我們相信工作輪調可發(fā)展我們人員的職業(yè)生涯和組織彈性。”

超過聯(lián)合海外銀行138強的IT團隊的一半屬于機動型任務團隊，此精化了現(xiàn)在應用系統(tǒng)和為對于變化的市場情況敏銳的業(yè)務線發(fā)展了新程序。

此概念理論上聽來簡單。但要成功的實行，IT領導也必須扮演人力資源經理的角色，微妙地平衡多任務者的責任以避免新計劃的延遲。

Chew說道，“獲得正確數量和技能的人在公司中，和使用外部資源去補足你現(xiàn)在的團隊，是移轉新應用系統(tǒng)準時且不會影響每日更新的IT運作。”

新加坡交易所將非戰(zhàn)略性活動像是桌上型計算機，協(xié)助平臺和電子郵件支持等外包給惠普，只留下流血邊緣的應用發(fā)展 和內部系統(tǒng)整合。在IT戰(zhàn)略價值的組織管理的信念是其每年IT預算的證明，可達至美金3億3百萬。

在美國銀行，IT人員，即使是中央集權，被集合成如投資、消費性儲蓄等產品線以為了企業(yè)結盟和彈性。

美國銀行的高級副總裁和信息長，Michael Leung在香港說：“他們被更好的注意和必須工作非常接近特定的業(yè)務領域”

企業(yè)并沒有這么地容易使用

在八月的報告，Forrester研究公司說道企業(yè)視集成IT為”企業(yè)最容易使用”的結構，與分權IT的存在正好相反。

超過一半有集成IT店鋪的企業(yè)說IT是為了響應業(yè)務需求而存在。相反地，只有39%有分權IT組織的公司同意其符合業(yè)務的需求。

此發(fā)現(xiàn)是基于一份針對1377位在歐洲和北美的技術決策制訂者的調查(看本頁文本框中的 “使用者偏好集成IT”)。當美國銀行的Leung總結道：”有一IT專業(yè)報告至業(yè)務領導不大可能創(chuàng)造任何有意義的利益或綜效。”

他說道，“總而言之，IT店鋪是比事業(yè)部更有利于知識分享的環(huán)境和IT專業(yè)人員的技術傳遞。”

定義分散IT

——在中央集權的IT組織：

l         所有的部門和像是人員、設備和預算等資源，由信息長或財務長所掌控。

l         優(yōu)點包含規(guī)模經濟、最少的工作重復和界定最佳的呈報路線

——在分散的IT組織中：

l         個別的事業(yè)部仍緊握其本身的IT資金和經驗

l         優(yōu)點包含IT人員被更好的安置以研究每個事業(yè)部流程和顧制化技術以解決特定問題。

——公司如何聚集起來

l         聯(lián)合海外銀行——合并模式：集權的（數據中心、全球網絡、后勤部門和公司IT系統(tǒng)，由在中央管理一般部門而獲得經濟規(guī)模。）、分權的（顧客的、銷售的-和國家特性的應用系統(tǒng)，以確保創(chuàng)新不被不必要的管理疏忽而抑制。）。

l         新加坡交易所——集權的：來自基層管理和網絡支持應用系統(tǒng)發(fā)展的每件事，以減少協(xié)調和確保事業(yè)部互相連結的交付一致性。

l         美國銀行——集權的：基層管理、網絡支持和應用系統(tǒng)設計和發(fā)展，為了更有助于知識分享和IT人員間的技術移轉。