IT項(xiàng)目管理中要注意六種錯(cuò)誤思維

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錯(cuò)誤一：錯(cuò)誤的需求調(diào)研階段，導(dǎo)致很多項(xiàng)目永遠(yuǎn)無法結(jié)束!

在軟件行業(yè)，在界面設(shè)計(jì)沒有正式展現(xiàn)給客戶之前，所有的工作都處于需求調(diào)研階段。其實(shí)建筑行業(yè)已經(jīng)給我們做好了先例：客戶買房子之前是先要看看樣板房和模型的，什么都看不到這房子你敢買么?除非你不是自己住!

而在我們所學(xué)的軟件工程概念模型中，這是三個(gè)階段：需求調(diào)研、需求分析、概要設(shè)計(jì)。

在客戶把他們想要管理的業(yè)務(wù)模塊以及與之相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，流程，表單交付你的時(shí)候，你千萬(wàn)不要把這個(gè)階段定性為需要調(diào)研結(jié)束，寫出《需要規(guī)格說明書》就可以了。大量的實(shí)踐證明，在概要設(shè)計(jì)階段所衍生出來的需求工作量是之前的5~10倍，甚至更多，因?yàn)檫@要看設(shè)計(jì)人員的業(yè)務(wù)溝通能力和建模水平。

有實(shí)施經(jīng)驗(yàn)比較豐富的項(xiàng)目管理人員總結(jié)說，在中國(guó)實(shí)施軟件項(xiàng)目，必須以咨詢方式展開：要推出自己的方案，而不能完全按照客戶來提需求作項(xiàng)目。這是一種很好的解決思路，但無法解決所有實(shí)施項(xiàng)目的難題。這種解決方案的前提，要么項(xiàng)目實(shí)施者有成熟的業(yè)務(wù)模型，要么有成熟的產(chǎn)品(包含了成熟的業(yè)務(wù)模型)，否則是不可能做到的。但如果沒有3~5年在同一行業(yè)，同一領(lǐng)域的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和理論總結(jié)，沒有哪家IT企業(yè)能達(dá)到這樣的前提要求。

其實(shí)得出這樣結(jié)論的深層原因，是因?yàn)閲?guó)內(nèi)多數(shù)企業(yè)管理思想不成熟，更談不上完善的業(yè)務(wù)模型，所以客戶的思維一定程度是發(fā)散的，還未形成系統(tǒng)。甚至還有些客戶的領(lǐng)導(dǎo)，腦子中有很多新鮮的點(diǎn)子，他都有可能想在企業(yè)信息化的實(shí)施過程中加進(jìn)來，這對(duì)把控項(xiàng)目范圍和項(xiàng)目實(shí)施效果來說，都可能是災(zāi)難的開始。

所以，要做好實(shí)施項(xiàng)目，實(shí)施者必須有很好的業(yè)務(wù)建模能力，快速的給客戶展示合理的軟件原型——軟件Demo。

請(qǐng)記?。很浖?shí)施項(xiàng)目，一定要給用戶看到樣板房——軟件Demo，才算需求調(diào)研結(jié)束!

錯(cuò)誤二：IT技術(shù)人員不需要掌握項(xiàng)目管理

有這種看法的人不在少數(shù)。根據(jù)觀察，之所以形成這種看法，一是對(duì)項(xiàng)目的真正概念不清晰，二是對(duì)管理的概念“神話”了，把管理理解成了高深莫測(cè)，非一般人能做的事情。首先有必要普及一下項(xiàng)目的概念。

對(duì)“項(xiàng)目”有很多人下過定義，項(xiàng)目管理“圣經(jīng)”PMBOK第三版(2004版)的定義是：“為創(chuàng)造某個(gè)獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)，或完成某獨(dú)特的任務(wù)所做的臨時(shí)性努力”。圍繞這句話PMBOK做了詳細(xì)的解釋和舉例說明，很嚴(yán)謹(jǐn)，想了解的請(qǐng)學(xué)習(xí)PMBOK。因?yàn)槎际欠g過來的定義，翻譯得過于術(shù)語(yǔ)化很容易把人繞進(jìn)去，在國(guó)內(nèi)不排除已經(jīng)拿到PMP認(rèn)證證書的專業(yè)人士還搞不清楚項(xiàng)目究竟是什么。筆者在這里只想用漢語(yǔ)最通俗的語(yǔ)言來說明什么是項(xiàng)目和項(xiàng)目管理。

項(xiàng)目，就是在限定的時(shí)間要人完成的事。記住三個(gè)關(guān)鍵字即可把握：人、時(shí)、事。

項(xiàng)目管理就是參與者用什么(知識(shí)、技能、工具、方法)來圓滿地干好這件事。

明白了這些，你就會(huì)明白從日常生活的吃喝拉撒到國(guó)家管理，處處都是項(xiàng)目，處處都需要項(xiàng)目管理，也就能明白每個(gè)人都需要項(xiàng)目管理，也就能理解學(xué)會(huì)了項(xiàng)目管理將會(huì)多么受益無窮，嫻熟運(yùn)用項(xiàng)目管理思維將無往不勝!

但需要提醒大家一點(diǎn)，現(xiàn)在的PMBOK是把傳統(tǒng)制造行業(yè)、建筑行業(yè)、IT行業(yè)等多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的項(xiàng)目管理知識(shí)糅合到了一起，大而全，但針對(duì)性不夠好，所以很多人覺得PMBOK理論化太強(qiáng)，學(xué)完了覺得很多東西沒用?，F(xiàn)在國(guó)際知名的另外一套項(xiàng)目管理認(rèn)證，IPMP是按照工作崗位能力進(jìn)行了分級(jí)，也沒有針對(duì)行業(yè)進(jìn)行分解。所以，無論拿到PMP或者IPMP，很多人都會(huì)有同樣的困惑。據(jù)了解，PMI已經(jīng)準(zhǔn)備做這樣的改進(jìn)，這是一個(gè)很好的消息。

錯(cuò)誤三：“忘記”項(xiàng)目目標(biāo)

你看到這個(gè)題目什么感覺?很多人會(huì)覺得這樣的錯(cuò)誤怎么會(huì)發(fā)生?幾乎沒有人會(huì)認(rèn)為自己犯這個(gè)錯(cuò)誤!“忘記”項(xiàng)目目標(biāo)有兩種情形：一是從開始接手項(xiàng)目就沒弄清楚項(xiàng)目的目標(biāo)是什么;二是雖然清楚項(xiàng)目的目標(biāo)是什么，但卻干著跟完成項(xiàng)目目標(biāo)無關(guān)、甚至有害的事。

“時(shí)刻銘記項(xiàng)目目標(biāo)”是項(xiàng)目管理很重要的一個(gè)思維，項(xiàng)目所有的活動(dòng)都圍繞這個(gè)展開。可是隨著項(xiàng)目的逐步開展，尤其是復(fù)雜項(xiàng)目：人多、事多、周期長(zhǎng)，很多項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)逐漸因?yàn)閭€(gè)人喜好而忘記了項(xiàng)目的大目標(biāo)，比較典型的有：技術(shù)出身的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)沉迷于技術(shù)細(xì)節(jié)，大量時(shí)間花在學(xué)習(xí)新技術(shù)或者一頭悶在解決技術(shù)難題上;脾氣火爆的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)因?yàn)楹芏嗖恢诞?dāng)?shù)氖虑榇蟀l(fā)脾氣，把團(tuán)隊(duì)搞得烏煙瘴氣;小心眼、愛面子的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)因?yàn)槟硞€(gè)組員無意的頂撞而懷恨在心，從此總給其穿小鞋，搞得團(tuán)隊(duì)拉幫結(jié)派，毫不團(tuán)結(jié);還有更糟糕的，比如愛玩游戲的，愛喝小酒的等等。所有這些，無論原因是自身不成熟，還是管理經(jīng)驗(yàn)、管理能力不足，結(jié)果都一樣，那就是項(xiàng)目出問題，甚至失敗。

項(xiàng)目經(jīng)理最重要的一項(xiàng)任務(wù)就是“跟蹤與控制”，時(shí)刻把握項(xiàng)目方向，保證項(xiàng)目計(jì)劃得以順利執(zhí)行，偏差控制在可控風(fēng)險(xiǎn)范圍內(nèi)。但項(xiàng)目總是有太多意外因素，尤其是周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，人們常用“夜長(zhǎng)夢(mèng)多”來形容風(fēng)險(xiǎn)會(huì)隨時(shí)間的延長(zhǎng)而增加，所以項(xiàng)目經(jīng)理一定時(shí)刻都要保持頭腦清醒，對(duì)項(xiàng)目無益的事情不做，對(duì)項(xiàng)目有風(fēng)險(xiǎn)的事情更不能做。

任何項(xiàng)目在開展過程中都會(huì)不斷面對(duì)“機(jī)會(huì)”和“誘惑”，項(xiàng)目經(jīng)理一定要能明確項(xiàng)目大目標(biāo)，才能清晰地識(shí)別哪些是使項(xiàng)目成功的“機(jī)會(huì)”，哪些是會(huì)給項(xiàng)目帶來風(fēng)險(xiǎn)的“誘惑”，才會(huì)少走彎路，早日成功。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟，項(xiàng)目管理問題。

“人是需要不斷被提醒的”，這由人性決定。智慧的人能夠不斷的反省從而自我提醒，愚笨的人會(huì)被挫折、外界的“警示”不斷提醒，這就形成了“成功”與“失敗”的差異。

錯(cuò)誤四：計(jì)劃不能變

怎樣才能保證項(xiàng)目成功?“計(jì)劃，計(jì)劃，再計(jì)劃”，這是項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐!所以，做項(xiàng)目管理的一般都知道如何編制項(xiàng)目計(jì)劃，并且很多人能熟練的使用Project工具，知道“80小時(shí)”或者“40小時(shí)”法則、WBS和關(guān)鍵路徑的概念。每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)記住“計(jì)劃一旦形成，就嚴(yán)格按照計(jì)劃去執(zhí)行，而不受某個(gè)人、某件事的影響”這個(gè)原則，也明白“這樣做不僅能夠減少大量資源的浪費(fèi)，產(chǎn)品的質(zhì)量也能得到保障。”所以，很多項(xiàng)目經(jīng)理排斥，甚至拒絕改變計(jì)劃。堅(jiān)持原則，這貌似沒什么錯(cuò)，但真的這樣么?

要弄清楚一件事是否有必要做，首先就得弄清楚兩個(gè)問題：一、這件事為什么要做?二、做了有什么好處?

那我們首先問一下編制計(jì)劃的目的是什么?我們知道計(jì)劃是項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐，計(jì)劃是保證項(xiàng)目成功的一種手段和方法，做這件事只有一個(gè)目的，那就是為了“保證項(xiàng)目成功”，但前提是，這份計(jì)劃是“周密的、可行的”。嚴(yán)格執(zhí)行一份周密可行的項(xiàng)目計(jì)劃才能保證項(xiàng)目成功。很多項(xiàng)目經(jīng)理記住了上面的“嚴(yán)格執(zhí)行”原則，但忘記了這個(gè)大前提。

第二個(gè)問題，計(jì)劃有什么好處?項(xiàng)目管理的計(jì)劃方法，把項(xiàng)目活動(dòng)、持續(xù)時(shí)間、所需資源有機(jī)地結(jié)合在一起，并且有嚴(yán)格的先后次序、里程碑和關(guān)鍵路徑，可以清晰地提醒項(xiàng)目所有成員在什么時(shí)間，做什么事情，保證每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)都得以執(zhí)行;通過對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行跟蹤，項(xiàng)目經(jīng)理可以清晰地了解項(xiàng)目進(jìn)展情況和偏差情況，評(píng)估并及時(shí)有效的控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，從而保證項(xiàng)目的成功。

明白了這兩點(diǎn)，我們?cè)賮砜碔T項(xiàng)目。對(duì)多數(shù)IT項(xiàng)目，尤其是軟件實(shí)施項(xiàng)目，啟動(dòng)時(shí)都存在范圍不夠明晰，需求不確定的情況。只有到軟件Demo產(chǎn)生，才可能需求清晰，范圍確定，這些情況就決定了IT項(xiàng)目計(jì)劃需要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行修正。如何壓縮范圍確定的時(shí)間，早日制定出周密可行的計(jì)劃，是軟件項(xiàng)目的一個(gè)重要課題。

制定一份周密可行的計(jì)劃是項(xiàng)目經(jīng)理優(yōu)秀能力的體現(xiàn)，尤其是WBS的制定，對(duì)復(fù)雜項(xiàng)目有很大難度。在談2008奧運(yùn)項(xiàng)目的管理體會(huì)時(shí)，項(xiàng)目專家曹蕾就提到奧運(yùn)會(huì)項(xiàng)目最難的一點(diǎn)就是WBS的制定(參見PMU網(wǎng)站對(duì)2008奧運(yùn)項(xiàng)目的訪談)。要保證項(xiàng)目的成功，就要保證項(xiàng)目的每個(gè)活動(dòng)都能得以順利執(zhí)行。所以，在項(xiàng)目情況發(fā)生變化，在原有的計(jì)劃基礎(chǔ)上有需求變更時(shí)，就要把新的任務(wù)補(bǔ)充到計(jì)劃中，修正計(jì)劃，確保WBS的完整，確保計(jì)劃周密可行，之后的工作才是嚴(yán)格執(zhí)行。

順便提一句，有些項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)走另外一個(gè)極端：因?yàn)樾枨蟛淮_定，所以不制定項(xiàng)目計(jì)劃。這同樣是對(duì)計(jì)劃的錯(cuò)誤理解。即使計(jì)劃不夠周密，但它可以提醒我們項(xiàng)目的大目標(biāo)是什么，保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所采取的行動(dòng)不偏離大方向。任何一項(xiàng)大的項(xiàng)目，都可以拆分成很多小項(xiàng)目，WBS的“漸進(jìn)明細(xì)”，也是項(xiàng)目必須完成的任務(wù)之一，所有任務(wù)的持續(xù)時(shí)間都是要估算的，即使不夠準(zhǔn)確，至少可以作為經(jīng)驗(yàn)累積，為今后的準(zhǔn)確估算做了準(zhǔn)備。因此，項(xiàng)目的任何階段都一定要有計(jì)劃。

錯(cuò)誤五：項(xiàng)目一定要盈利

“項(xiàng)目一定要盈利”，這句話被無數(shù)IT項(xiàng)目經(jīng)理奉為真理，也就注定了要?jiǎng)?chuàng)造很多悲劇!為了達(dá)到這個(gè)目的，很多IT項(xiàng)目經(jīng)理甚至都在悉心研究厚黑學(xué)，學(xué)習(xí)用什么辦法把小弟搞得熱情高漲，比“民工”累，從而用最低的成本創(chuàng)造最大的利潤(rùn)。

項(xiàng)目管理作為“戰(zhàn)術(shù)”層次的管理手段，一定要服務(wù)于“戰(zhàn)略”層次的大方向。商場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，有勝利就會(huì)有失敗。為了戰(zhàn)略勝利，很多戰(zhàn)役要“誘敵深入”，必須打敗仗。敗仗不要緊，關(guān)鍵要弄清楚敗到什么層次，損失到何種地步，明確本次戰(zhàn)役的真實(shí)目標(biāo)，再去打這場(chǎng)戰(zhàn)役，就會(huì)做到駕輕就熟，從而不至于到最后形成“不僅損兵折將，還未能誘敵深入”的局面。

開拓市場(chǎng)、占領(lǐng)市場(chǎng)、站穩(wěn)市場(chǎng)、挖掘市場(chǎng)，這是每個(gè)公司發(fā)展必不可少的步驟。很多項(xiàng)目，對(duì)公司來說都是為了占領(lǐng)市場(chǎng)，甚至“虎口奪食”。這樣的項(xiàng)目，公司從戰(zhàn)略層面首先要求的絕對(duì)不是盈利，而是如何能把市場(chǎng)占領(lǐng)，繼而站穩(wěn)，項(xiàng)目經(jīng)理必須明白這個(gè)戰(zhàn)略意圖。

“平衡”是項(xiàng)目管理最為重要的一個(gè)思想，從過去的做好“質(zhì)量、時(shí)間、成本”項(xiàng)目三要素的平衡，到現(xiàn)在“滿足相關(guān)干系人的需求”，所有的最佳實(shí)踐和理論研究成果，都絕不會(huì)提倡走極端，“殺機(jī)取卵”!利潤(rùn)只是項(xiàng)目的一個(gè)目標(biāo)，并且一定要明白有“短期利潤(rùn)”和“長(zhǎng)期利潤(rùn)”之分，過分單一追求利潤(rùn)的項(xiàng)目注定要失敗，過分追求利潤(rùn)的公司也不會(huì)長(zhǎng)久。

該花的錢不能省，不該花的錢一分也不要花，項(xiàng)目經(jīng)理把成本控制在合理的“預(yù)算”范圍內(nèi)，就是成本控制的成功。萬(wàn)萬(wàn)不可為了把一個(gè)注定要“賠錢”的項(xiàng)目做得盈利而想盡辦法、絞盡腦汁壓縮成本，從而讓組員加班加點(diǎn)，玩命干活，到最后，項(xiàng)目干完了，人也走光了，還極有可能因?yàn)橼s工導(dǎo)致項(xiàng)目質(zhì)量不合格，客戶不滿意，那就真的“賠了夫人又折兵”!

項(xiàng)目組要能保持激情高效，不能懶散拖沓，項(xiàng)目經(jīng)理一定要把握好這個(gè)度，絕不能走極端。平衡是一門藝術(shù)，也是展示項(xiàng)目經(jīng)理能力水平的一個(gè)重要標(biāo)尺!

錯(cuò)誤六：記住了“科學(xué)”，忘記了“有效”

學(xué)以致用，就怕亂用。無論是產(chǎn)品、技術(shù)還是管理方法，都存在為了更“先進(jìn)”、更“科學(xué)”而罔顧現(xiàn)實(shí)，盲目亂用的現(xiàn)象，結(jié)果“先進(jìn)”和“科學(xué)”的技術(shù)、工具不僅未提高生產(chǎn)效率，卻成了累贅，這樣的情況到處都是，在IT項(xiàng)目中也為數(shù)不少。

國(guó)內(nèi)大量失敗的ERP項(xiàng)目就是這類錯(cuò)誤的典型。有人把ERP項(xiàng)目歸結(jié)為“一把手”工程，意思是只有領(lǐng)導(dǎo)重視并推動(dòng)才能成功。領(lǐng)導(dǎo)支持是項(xiàng)目成功很重要的一個(gè)條件，但絕不是有領(lǐng)導(dǎo)支持就一定能夠成功。有些項(xiàng)目就是領(lǐng)導(dǎo)決策失誤盲目上的，從開始就注定項(xiàng)目要失敗。一個(gè)信息化項(xiàng)目的實(shí)施，對(duì)很多企業(yè)來說就是一場(chǎng)大的改革，對(duì)所有員工從思維、技能到工作習(xí)慣等多方面都需要進(jìn)行調(diào)整。如果企業(yè)的員工素質(zhì)不能跟上，縱然有各種各樣的培訓(xùn)，但不顧員工基礎(chǔ)和“學(xué)習(xí)曲線”，用戶不能真正掌握全新的系統(tǒng)，結(jié)果就只能增加用戶負(fù)擔(dān)，而產(chǎn)生不了期望的效果。

很多IT項(xiàng)目經(jīng)理在學(xué)習(xí)了一些新的技術(shù)后，總想立刻在項(xiàng)目中實(shí)踐，而不去仔細(xì)分析這些技術(shù)在這個(gè)項(xiàng)目中是否需要，是否適合。IT技術(shù)日新月異，不斷有新的理論被提出來，被翻譯引進(jìn)到國(guó)內(nèi)。有些項(xiàng)目經(jīng)理在一知半解，對(duì)這些技術(shù)還不是很熟悉的情況下，就敢向人吹噓他所“掌握”技術(shù)的“科學(xué)性”、“先進(jìn)性”，進(jìn)而強(qiáng)制要求在項(xiàng)目中實(shí)踐。這可能是甲方的項(xiàng)目經(jīng)理，也可能是乙方的項(xiàng)目經(jīng)理。因?yàn)榧夹g(shù)選擇錯(cuò)誤導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的例子在國(guó)內(nèi)過去有，現(xiàn)在也還有!絕對(duì)不可準(zhǔn)備不足，大范圍引入全新的技術(shù)，待到項(xiàng)目時(shí)間過去一半了，才發(fā)現(xiàn)選擇的技術(shù)不適用，那時(shí)候一切都晚了。掌握任何新東西都有“學(xué)習(xí)曲線”，項(xiàng)目的時(shí)間限制是項(xiàng)目經(jīng)理必須時(shí)刻牢記的要素，把握不好就會(huì)給項(xiàng)目帶來極大風(fēng)險(xiǎn)。

涉及到具體的IT項(xiàng)目管理，PMBOK的知識(shí)體系可謂博大，還有一些其他新的項(xiàng)目管理工具，不能說不先進(jìn)，但是哪些知識(shí)、工具、方法適合本項(xiàng)目，需要項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)實(shí)情，認(rèn)真分析后進(jìn)行篩選使用。

“科學(xué)”、“先進(jìn)”、“好用”等等修飾頭銜這些都不是要選擇的首要理由，“需要”、“適用”和“有效”才是首要考慮的事情。很多IT項(xiàng)目經(jīng)理因?yàn)槟贻p，“初生牛犢不怕虎”，膽量大，勇氣足，敢于在實(shí)踐中引入新的工具、方法。敢于嘗試不是壞事，但試驗(yàn)的風(fēng)險(xiǎn)一定要控制好。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說，所有的決策都要圍繞項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行。項(xiàng)目經(jīng)理的首要任務(wù)是保證項(xiàng)目成功，如果同時(shí)能引入新的技術(shù)、工具，增加組員的知識(shí)技能，提升項(xiàng)目組工作效率，提高產(chǎn)品的質(zhì)量和可靠性，絕對(duì)是“錦上添花”，但絕對(duì)不能為了“錦上添花”而導(dǎo)致項(xiàng)目失控甚至失敗，“撿了芝麻，丟了西瓜”!