善用財(cái)務(wù)系統(tǒng) 中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)“不差錢”

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企業(yè)為了資金的安全，每隔半個(gè)月或者一個(gè)月，就會(huì)對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行盤點(diǎn)。若發(fā)現(xiàn)庫(kù)存有短缺或者盈余，就需要在財(cái)務(wù)管理軟件中進(jìn)行相關(guān)的帳務(wù)實(shí)處理。然而，在現(xiàn)實(shí)情況中，明明系統(tǒng)中有現(xiàn)成的庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)作業(yè)。但是，出于種種原因，很多企業(yè)就是不愿意利用它。

一、 是否需要啟動(dòng)庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)作業(yè)？

筆者有一家客戶是從事酒店行業(yè)。由于現(xiàn)金收支比較大，所以酒店管理部門會(huì)不定時(shí)地對(duì)財(cái)務(wù)部門的庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行盤點(diǎn)。不過，即使他們及時(shí)發(fā)現(xiàn)了庫(kù)存現(xiàn)金的不足，也不進(jìn)行入賬處理。這就給了相關(guān)責(zé)任人一個(gè)鉆空子的機(jī)會(huì)。如他們酒店中有優(yōu)惠券和體驗(yàn)券，這些券證一般在出納手中管理。同時(shí)，出于種種原因，并不是所有客戶都會(huì)領(lǐng)取。當(dāng)出納發(fā)現(xiàn)自己的庫(kù)存現(xiàn)金短缺時(shí)，可以隱瞞不報(bào)，只需拿未領(lǐng)取的券證充帳，積累一段時(shí)間后，即可達(dá)到賬實(shí)相符的目的。

可見，不做定期入賬，就避開了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的監(jiān)管。漏洞在不知不覺中發(fā)生，又在不知不覺中被隱藏了。

所以，當(dāng)這家客戶反映這個(gè)問題時(shí)，筆者就明確提出，要杜絕這個(gè)弊病，除了要加強(qiáng)管理，另外就是需要嚴(yán)格按照庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)流程，在財(cái)務(wù)管理軟件中體現(xiàn)出來。因?yàn)橐坏┤胭~，系統(tǒng)中單據(jù)就無法進(jìn)行更改了。

二、 發(fā)揮財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)威力

上面的流程圖，是筆者一家客戶的庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)流程。從以上的流程中，可以看出庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)主要涉及四個(gè)步驟?？雌饋聿⒉皇呛軓?fù)雜，但是如果把這個(gè)管理事務(wù)跟財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)結(jié)合起來，那么仍然有許多值得商榷的地方。在這里，筆者對(duì)此進(jìn)行一一分析，希望能夠幫助大家提高企業(yè)對(duì)庫(kù)存盤點(diǎn)作業(yè)的控制能力。

1.要對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)原因進(jìn)行分類

從流程圖可以看到，在系統(tǒng)中很重視查明庫(kù)存現(xiàn)金帳實(shí)不符的原因。因?yàn)橄到y(tǒng)是本著預(yù)防為主的原則?？墒?，在實(shí)際管理中，往往與此相違背。不少中小企業(yè)只重視結(jié)果，而忽視了過程。他們只要求責(zé)任人進(jìn)行相關(guān)的賠償，只要企業(yè)沒有損失即可。結(jié)果，這種莫名其妙的現(xiàn)金短缺或者盈余仍然會(huì)時(shí)常發(fā)生。而且，由于不能夠采取針對(duì)性的預(yù)防措施，這種情況會(huì)一直持續(xù)下去。

通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，可以對(duì)這個(gè)流程進(jìn)行強(qiáng)制控制。如：發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺后，可以先通過待處理財(cái)產(chǎn)損益科目來記錄，然后再去追查原因。注意，在最后一步做帳中，有一個(gè)“原因”字段?？梢酝ㄟ^系統(tǒng)初始化設(shè)置，讓這個(gè)字段成為必填字段。通過這個(gè)流程控制，可以讓企業(yè)庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)作業(yè)更加的科學(xué)。只要把這個(gè)“原因”輸入（也可以把預(yù)先可能存在的原因通過列表的形式讓用戶進(jìn)行選擇），系統(tǒng)就能夠提供相關(guān)的報(bào)表，幫助管理員來查看歷次現(xiàn)金盤點(diǎn)錯(cuò)誤的原因。同時(shí)，也可以通過查看某個(gè)“原因”是否重復(fù)出現(xiàn)來判斷一些預(yù)防措施是否有效等等。

故企業(yè)采取以預(yù)防為主的策略，那么分析其中原因就顯得尤其的重要。財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，可以把這個(gè)步驟流程化與標(biāo)準(zhǔn)化，從而規(guī)范員工的操作行為。

2.流程的優(yōu)化設(shè)置

作為中小企業(yè)的IT負(fù)責(zé)人，在維護(hù)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的時(shí)候，需要對(duì)相關(guān)的會(huì)計(jì)科目有一定的了解。至少在系統(tǒng)中處理某個(gè)作業(yè)的時(shí)候，要能夠判斷會(huì)計(jì)科目是否設(shè)置準(zhǔn)確。要能夠查看財(cái)務(wù)管理軟件的配套說明書，然后按照其提示了解帳務(wù)處理的過程。只有如此，IT負(fù)責(zé)人才能夠判斷帳務(wù)處理是否準(zhǔn)確，并進(jìn)行相關(guān)的流程配置。

如就拿這個(gè)庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)流程來說吧。發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或者盈余后，系統(tǒng)中主要有四個(gè)處理步驟。先做哪一步，后做哪一步，作為IT項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理軟件中往往會(huì)集成工作流管理進(jìn)程。通過這個(gè)進(jìn)程，IT負(fù)責(zé)人就可以管理整個(gè)作業(yè)的流程。

這個(gè)流程怎么走，往往會(huì)在配套的說明書中有寫。但是，以上這個(gè)流程是否適合用戶企業(yè)自身的實(shí)際情況，則是一個(gè)未知數(shù)。IT負(fù)責(zé)人需要在軟件優(yōu)化的過程中，跟財(cái)務(wù)人員進(jìn)行協(xié)商。然后再在系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整。

有些中小企業(yè)，為了簡(jiǎn)化程序，往往會(huì)把中間的待處理財(cái)產(chǎn)損益步驟簡(jiǎn)化掉。也就是說，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺時(shí)，先不入賬。等到問題原因查明后，再進(jìn)行帳務(wù)處理。這從最后的結(jié)果來說，也是可行的。實(shí)際工作中，也有不少人在這么做。但是，從流程的完整性上來說，則是不允許的。因?yàn)槿羰∪チ舜幚碡?cái)產(chǎn)損益步驟的話，很多工作將無法追蹤。如管理者盤點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)庫(kù)存現(xiàn)金帳實(shí)不對(duì)，沒有在系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)的帳務(wù)處理。那么在日后追蹤時(shí)，怎么知道財(cái)務(wù)部門已經(jīng)查明了原因并進(jìn)行帳務(wù)調(diào)整了呢？所以說，待處理財(cái)產(chǎn)損益這個(gè)中間步驟，主要是用來進(jìn)行事后的追蹤。若財(cái)務(wù)部門在實(shí)際業(yè)務(wù)中，沒有這個(gè)中間過程的話，作為IT負(fù)責(zé)人，則要跟財(cái)務(wù)總監(jiān)等領(lǐng)導(dǎo)建議，把這個(gè)步驟加上去。從而可以實(shí)現(xiàn)對(duì)作業(yè)的追蹤。在系統(tǒng)中，可以通過查詢待處理財(cái)產(chǎn)損益科目來實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)業(yè)務(wù)的追蹤。

另外，還可以通過科目本身的限制條件來督促相關(guān)業(yè)務(wù)的處理。如待處理財(cái)產(chǎn)損益科目規(guī)定，在“期末”不能夠有余額。在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，為了體現(xiàn)與相關(guān)法規(guī)的一致性，也做了這方面的限制：當(dāng)待處理財(cái)產(chǎn)損益這個(gè)科目有余額時(shí)，將不能夠進(jìn)行月末結(jié)賬處理。這個(gè)限制，就可以督促相關(guān)責(zé)任人及時(shí)查清庫(kù)存現(xiàn)金不準(zhǔn)的原因并進(jìn)行帳務(wù)處理。而月底結(jié)賬往往是財(cái)務(wù)經(jīng)理所做的。所以，這就無形中對(duì)出納等相關(guān)責(zé)任人員有一個(gè)監(jiān)督作用。通過后一個(gè)環(huán)節(jié)督促前一個(gè)環(huán)節(jié)的作業(yè)，這也是財(cái)務(wù)管理軟件中常用的一種管理策略。

總之，現(xiàn)金庫(kù)存盤點(diǎn)是企業(yè)不可缺少的一個(gè)作業(yè)。作為企業(yè)的IT負(fù)責(zé)人，要了解這個(gè)流程的關(guān)鍵點(diǎn)，并要配合企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行系統(tǒng)管理與流程的優(yōu)化。（IT專家網(wǎng)）