IT預(yù)算減肥進(jìn)行時(shí)(二)

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IT預(yù)算超支如何避免

賽迪顧問(wèn)信息化咨詢中心高級(jí)咨詢顧問(wèn) 呂慶領(lǐng) 博士

我們把IT預(yù)算超支歸因于預(yù)算過(guò)低或者項(xiàng)目執(zhí)行不力，但從本質(zhì)上，它說(shuō)明企業(yè)的管理能力不足。

在該案例中，信息化主管劉杰在上任后進(jìn)行的第一個(gè)信息化項(xiàng)目中也遇到了這樣的難題，預(yù)算頻頻超支，項(xiàng)目周期難以控制，自己發(fā)愁，領(lǐng)導(dǎo)也不滿意，IT超支成了工作中的夢(mèng)魘。

那么，IT項(xiàng)目為什么容易超出預(yù)算呢，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中應(yīng)該如何控制預(yù)算和避免超支呢？結(jié)合這個(gè)案例，談?wù)剛€(gè)人的看法。

IT預(yù)算為什么會(huì)超支

IT項(xiàng)目建設(shè)難度大，風(fēng)險(xiǎn)高，周期難于控制。對(duì)于企業(yè)人員來(lái)說(shuō)，IT項(xiàng)目中會(huì)存在很多信息不對(duì)稱的情況，存在不好把握的動(dòng)態(tài)因素，因此項(xiàng)目建設(shè)前，項(xiàng)目預(yù)算可能不準(zhǔn)確，執(zhí)行過(guò)程中額外的支出比較多。

直觀看，導(dǎo)致IT項(xiàng)目預(yù)算超支主要是因?yàn)閮蓚€(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)做好，一個(gè)是項(xiàng)目的預(yù)算可能過(guò)低，另一個(gè)是項(xiàng)目執(zhí)行不力，額外支出過(guò)多。這兩個(gè)方面的問(wèn)題，案例中的企業(yè)都是存在的：

1、項(xiàng)目預(yù)算考慮不周全

可以看出，案例中的信息化建設(shè)項(xiàng)目管理水平很低，沒(méi)有一個(gè)清晰的項(xiàng)目邊界定義，沒(méi)有詳細(xì)地項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃，沒(méi)有合理的領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行組織，盡管領(lǐng)導(dǎo)大筆一揮，一下給出幾百萬(wàn)的預(yù)算，但是哪些方面需要錢，需要多少，考慮得不夠清楚和明確。

IT項(xiàng)目中的支出會(huì)是多方面的，至少應(yīng)該從軟件費(fèi)用、硬件費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用和管理費(fèi)用去考慮。要全面考慮這些方面的支出，對(duì)于案例中剛剛開(kāi)始進(jìn)行信息化建設(shè)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，幾百萬(wàn)的預(yù)算并不一定是足夠的了。

2、項(xiàng)目執(zhí)行不力

信息化項(xiàng)目管理難度比較大，項(xiàng)目周期控制不力往往司空見(jiàn)慣，而項(xiàng)目執(zhí)行不力會(huì)導(dǎo)致支出增加。

在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，如果采購(gòu)的談判和議價(jià)能力不強(qiáng)，招標(biāo)組織不力，當(dāng)然會(huì)直接導(dǎo)致成本加大。項(xiàng)目周期過(guò)長(zhǎng)，也會(huì)增加管理費(fèi)用和成本，直接體現(xiàn)在差旅、會(huì)議、培訓(xùn)等方面的支出。顯然，最重要的，項(xiàng)目周期過(guò)長(zhǎng)直接增大了人力成本。盡管，在很多企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算中，很少把人力成本直接列入項(xiàng)目，但是對(duì)于評(píng)價(jià)一個(gè)IT項(xiàng)目的投資回報(bào)來(lái)說(shuō)，人力成本占了很重要的一方面。

直觀地看，我們把IT預(yù)算超支歸因于預(yù)算過(guò)低或者項(xiàng)目執(zhí)行不力，但從本質(zhì)上，它說(shuō)明企業(yè)的管理能力不足。IT預(yù)算超支必然背后隱藏著企業(yè)預(yù)算管理、信息化組織、信息化建設(shè)項(xiàng)目管理中的諸多問(wèn)題，這些可以說(shuō)是深層次的原因。

如何控制IT預(yù)算超支

針對(duì)IT預(yù)算超支的可能原因，該如何控制IT預(yù)算，避免項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的費(fèi)用超支呢？在建立合理的信息化管理體制、模式和組織體系，健全和規(guī)范信息化管理的機(jī)制與程序基礎(chǔ)上，對(duì)IT預(yù)算控制要重點(diǎn)要考慮以下方面：

◆ 合理進(jìn)行IT規(guī)劃

企業(yè)的信息化建設(shè)要有符合企業(yè)發(fā)展的IT總體規(guī)劃。在規(guī)劃中，明確界定各IT項(xiàng)目，給出各項(xiàng)目詳細(xì)的IT預(yù)算，制定實(shí)施計(jì)劃，使企業(yè)清楚掌握信息化建設(shè)所應(yīng)投入的各項(xiàng)費(fèi)用以及時(shí)間表。

◆ 建立嚴(yán)格IT預(yù)算控制體系

在加強(qiáng)企業(yè)全面預(yù)算管理的基礎(chǔ)上，要理順管理關(guān)系，建立嚴(yán)格的IT預(yù)算控制體系，規(guī)范IT預(yù)算管理流程，在信息化建設(shè)過(guò)程中嚴(yán)格遵守經(jīng)過(guò)科學(xué)規(guī)劃的項(xiàng)目預(yù)算，避免額外支出。

◆ 集中管理

對(duì)于大型的集團(tuán)化企業(yè)，要加強(qiáng)IT的集中管理。一方面，通過(guò)合理的規(guī)劃，避免不必要的重復(fù)建設(shè)，減少不必要的資金浪費(fèi)；另一方面，通過(guò)集中管理，可以統(tǒng)一進(jìn)行軟硬件以及服務(wù)的采購(gòu)，便于降低采購(gòu)成本。

◆ 標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化使得企業(yè)內(nèi)的IT軟硬件盡可能的達(dá)到統(tǒng)一，這樣向達(dá)成伙伴關(guān)系軟硬件的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，標(biāo)準(zhǔn)化的方式加大了采購(gòu)量，便于采購(gòu)談判，利于降低成本；同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備，便于維護(hù)，會(huì)較大程度地減少維護(hù)成本。

◆ 加強(qiáng)項(xiàng)目管理

項(xiàng)目預(yù)算和資金管理是項(xiàng)目管理的重要方面。為了避免IT項(xiàng)目預(yù)算超支，降低項(xiàng)目成本，要加強(qiáng)IT項(xiàng)目管理能力，控制項(xiàng)目支出，控制項(xiàng)目周期，降低項(xiàng)目成本。

案例中，劉杰作為信息化主管，第一次管理這樣的信息化項(xiàng)目，難免會(huì)出現(xiàn)類似的問(wèn)題，對(duì)于其所在的企業(yè)來(lái)說(shuō)，處在信息化建設(shè)的初始階段，還需要強(qiáng)化IT管理，建立相應(yīng)的體制和機(jī)制，避免IT項(xiàng)目上的“投資黑洞”。

明確原因，避免超支

北大縱橫咨詢管理公司顧問(wèn) 劉竹青

要想有效避免預(yù)算超支，必須準(zhǔn)確找到預(yù)算超支產(chǎn)生的原因，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)有效的預(yù)算控制。

預(yù)算控制不僅是企業(yè)順利實(shí)施信息化的重要管理內(nèi)容，也是企業(yè)管理的重要組成部分，對(duì)信息化的預(yù)算控制在某種程度上也體現(xiàn)了企業(yè)的管理水平。要想有效避免預(yù)算超支，必須準(zhǔn)確找到預(yù)算超支產(chǎn)生的原因，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)有效的預(yù)算控制。

在企業(yè)信息化過(guò)程中，產(chǎn)生預(yù)算超支的原因主要有以下四個(gè)方面：

明明白白控制IT預(yù)算

西安中萃可口可樂(lè)飲料有限公司資訊經(jīng)理 王明遠(yuǎn)

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，在開(kāi)始考慮實(shí)施信息化之前，就要了解應(yīng)用這一系統(tǒng)所需要的全部成本。

信息化系統(tǒng)實(shí)施的復(fù)雜性決定了它昂貴的價(jià)格。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，在開(kāi)始考慮實(shí)施信息化之前，就要了解應(yīng)用這一系統(tǒng)所需要的全部成本。

劉杰碰到的問(wèn)題，表面上看是IT項(xiàng)目預(yù)算超支的問(wèn)題，其實(shí)不然。從側(cè)面反映出國(guó)內(nèi)目前大部分的中小企業(yè)對(duì)“什么是信息化項(xiàng)目”這一問(wèn)題理解得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。如果把企業(yè)信息化項(xiàng)目當(dāng)成安裝一套自動(dòng)化生產(chǎn)線的工程項(xiàng)目來(lái)對(duì)待，認(rèn)為只要找到高質(zhì)量的供應(yīng)商、有一批專業(yè)的技術(shù)人員，再用Project軟件畫出幾張漂亮的干特圖就可以搞定了，那是注定要失敗的！

做完預(yù)算計(jì)劃后，再想想漏掉了什么

企業(yè)信息化項(xiàng)目與普通的工程項(xiàng)目有很大不同，其中一個(gè)原因就是其中含有很多隱性成本，而很多項(xiàng)目在制定預(yù)算計(jì)劃時(shí)，CIO們?yōu)榱巳〉美习逯С?，總是傾向于做一個(gè)偏緊的預(yù)算，有意無(wú)意之間漏掉一些隱性成本，而項(xiàng)目一旦展開(kāi)，各項(xiàng)預(yù)算外支出紛至沓來(lái)，造成預(yù)算嚴(yán)重超支。

因此CIO不要“虧待”自己，做完預(yù)算計(jì)劃后，再想想“我漏掉了什么？”比如，培訓(xùn)費(fèi)用是不是低估了？一般來(lái)說(shuō)稍有IT項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的人都不會(huì)完全忽視培訓(xùn)費(fèi)用,但往往會(huì)低估培訓(xùn)費(fèi)用。培訓(xùn)費(fèi)用之所以高是因?yàn)槌藢W(xué)習(xí)軟件界面外,幾乎每個(gè)員工都必須學(xué)一套全新的流程，同時(shí)要求管理上同時(shí)配合做許多改變，這種改變所需的費(fèi)用必須包含在培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算之內(nèi)。

再比如，從原有系統(tǒng)向新的erp系統(tǒng)遷移時(shí)，歷史數(shù)據(jù)和手工數(shù)據(jù)的導(dǎo)入及錄入，包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、顧客和供應(yīng)商記錄等等,這些都應(yīng)考慮在項(xiàng)目預(yù)算中。如果低估甚至忽略了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成本，其結(jié)果很可能導(dǎo)致預(yù)算超支。

另外，項(xiàng)目實(shí)施小組的持續(xù)運(yùn)作的成本不容忽視。一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為信息化項(xiàng)目一旦實(shí)施完畢，小組就應(yīng)當(dāng)解散，其成員應(yīng)各歸其位，大家可以開(kāi)香檳慶祝了。但是信息化項(xiàng)目不能這樣，由于在軟件安裝完成后還有很多的工作要做，企業(yè)不應(yīng)該急于將其項(xiàng)目組成員派回到原來(lái)的工作崗位。不幸的是，企業(yè)的信息部門很少考慮到軟件安裝后大量工作的安排，在啟動(dòng)項(xiàng)目時(shí)能將這些成本納入項(xiàng)目預(yù)算的就更少了。

把預(yù)算切割成更細(xì)、更獨(dú)立的項(xiàng)目來(lái)管理

當(dāng)保證所有的預(yù)算都想到后，最好還是把預(yù)算分門別類，加以細(xì)分。把預(yù)算切割為更細(xì)且各自獨(dú)立的項(xiàng)目之后，除容易掌控之外，也能一眼看到問(wèn)題，好過(guò)一古腦把所有花費(fèi)全部塞在預(yù)算表里。

將預(yù)算細(xì)分后，再把預(yù)算一一填入細(xì)分的成本帳目欄，實(shí)際的花費(fèi)一目了然。有多種建立成本賬目的方法，其中一種是單純地將不同類別的費(fèi)用分開(kāi)，納入不同的成本帳目里，照這種方式，你可能會(huì)有內(nèi)部支持人力成本帳、外部咨詢?nèi)肆Τ杀編ぁ⒂布?、軟件帳、培?xùn)帳、差旅帳等。另外一個(gè)制定成本帳的方式是根據(jù)小組（如項(xiàng)目階段）所需的總預(yù)算加以編列。舉例而言，可以依據(jù)分析階段、培訓(xùn)階段、實(shí)施階段等，推出不同的預(yù)算賬本。

通過(guò)這些方法，即可以使項(xiàng)目能夠目標(biāo)明確，更重要的是項(xiàng)目費(fèi)用的控制難度可以降低。這有助于制定相應(yīng)的管理機(jī)制去面對(duì)不確定因素導(dǎo)致的額外費(fèi)用。如果你用這樣的預(yù)算控制表格去和CFO溝通，他一定會(huì)從只關(guān)注數(shù)字轉(zhuǎn)而關(guān)注你的實(shí)施過(guò)程，進(jìn)而支持并配合整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行。

對(duì)非關(guān)鍵性的業(yè)務(wù)需求敢說(shuō)“不”

在做需求分析開(kāi)始階段，大部分用戶對(duì)自己的需求或者說(shuō)軟件系統(tǒng)可以幫助自己做什么不是很清楚。隨著項(xiàng)目實(shí)施，用戶對(duì)軟件系統(tǒng)的現(xiàn)有功能逐漸熟悉，就會(huì)產(chǎn)生很多需求，其中相當(dāng)大一部分是非關(guān)鍵性需求，而要解決這些非關(guān)鍵性需求卻需要投入大量資源和時(shí)間。

因此在信息化建設(shè)初期一定要把握兩點(diǎn)，1.從簡(jiǎn)單做起、從關(guān)鍵需求做起。對(duì)一些次要的需求加以過(guò)濾，或分步實(shí)現(xiàn)，不要一上來(lái)就給項(xiàng)目設(shè)置過(guò)多目標(biāo)，項(xiàng)目范圍無(wú)限擴(kuò)大，造成項(xiàng)目延期，最終偏離目標(biāo)。2.當(dāng)?shù)拇_有一些關(guān)鍵性的需求提出，但在預(yù)算階段沒(méi)有考慮到時(shí)，應(yīng)該按照一套標(biāo)準(zhǔn)的流程重新提交預(yù)算申請(qǐng)，交由管理層審批。

采用這種方法，一方面可由管理層確認(rèn)此需求是否真的為關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求，過(guò)濾非關(guān)鍵需求。另一方面，也使預(yù)算的追加更加“合法化”，而不總是由CIO一個(gè)人來(lái)“背黑鍋”。

項(xiàng)目實(shí)施前應(yīng)成立領(lǐng)導(dǎo)小組

企業(yè)自身需求的不明確容易造成IT預(yù)算超支。

由于職能式管理在目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)中還起主導(dǎo)作用，這就容易導(dǎo)致信息管理部門和業(yè)務(wù)部門之間信息溝通不暢，業(yè)務(wù)部門不清楚軟件究竟能為他們做些什么，信息管理部門也并不真正了解業(yè)務(wù)部門的實(shí)際需要，但是信息化的項(xiàng)目規(guī)劃往往是由信息管理部門制定，這就使得預(yù)算過(guò)程中很多重要的功能需求被遺漏，可一旦信息化開(kāi)始實(shí)施，為了保證項(xiàng)目的最終成功，重要的功能必須彌補(bǔ)，預(yù)算超支就是不可避免的結(jié)局了。

因此，企業(yè)要在項(xiàng)目實(shí)施前成立包括高層管理者、業(yè)務(wù)部門、信息部門等關(guān)鍵部門人員在內(nèi)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，必要時(shí)還應(yīng)該聘請(qǐng)專業(yè)咨詢公司，對(duì)企業(yè)的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深入分析，甚至合理優(yōu)化，明確企業(yè)信息化的需求。同時(shí)，對(duì)各部門參與人員進(jìn)行信息化知識(shí)培訓(xùn)，使大家對(duì)未來(lái)信息化的系統(tǒng)功能和預(yù)期可能達(dá)到的效果形成共識(shí)。在此基礎(chǔ)上，再根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定合理的預(yù)算方案，這樣就能大大降低日后預(yù)算超支的可能性。

謹(jǐn)慎選擇供應(yīng)商

信息系統(tǒng)供應(yīng)商選擇不合理也會(huì)造成IT預(yù)算的超支。

由于目前國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上信息系統(tǒng)供應(yīng)商很多，雖然各種ERP軟件或其他專業(yè)軟件的設(shè)計(jì)思想基本是一致的，但具體到每個(gè)品牌，情況就千差萬(wàn)別了，不同供應(yīng)商產(chǎn)品的行業(yè)要求和行業(yè)經(jīng)驗(yàn)也不相同，因此對(duì)于相同功能的具體要求也不一致。例如，側(cè)重于機(jī)器制造行業(yè)的軟件如果被運(yùn)用到化工行業(yè)，其離散式的生產(chǎn)制造功能將根本不能發(fā)揮作用，從而需要二次開(kāi)發(fā)，這就會(huì)造成大量的額外開(kāi)支。另外，很多軟件本身功能不完善、集成性和擴(kuò)展性不佳，這也為企業(yè)實(shí)施過(guò)程中的預(yù)算超支埋下了隱患。

買得永遠(yuǎn)不如賣的精

信息系統(tǒng)報(bào)價(jià)方式的選擇也很重要，如果選擇不合理會(huì)造成IT預(yù)算的超支。

很多信息系統(tǒng)供應(yīng)商會(huì)分模塊、分功能、分服務(wù)分別報(bào)價(jià)，這樣，看似企業(yè)自主選擇的余地很大，實(shí)際上，“買得永遠(yuǎn)不如賣的精”，企業(yè)初次實(shí)施信息化，很多細(xì)節(jié)會(huì)考慮不周，分項(xiàng)報(bào)價(jià)的結(jié)果必然是不斷增加模塊、功能和服務(wù)，導(dǎo)致預(yù)算的大量超支。因此，企業(yè)應(yīng)該要求系統(tǒng)供應(yīng)商整體承包，這樣不僅可以降低整體預(yù)算，而且對(duì)于一些沒(méi)有考慮到的細(xì)節(jié)，也可以在實(shí)施過(guò)程中通過(guò)整體承包方案予以補(bǔ)充、完善，而不需要增加額外的支出。

計(jì)劃周全，減少突發(fā)費(fèi)用

信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程是最重要的，如果在實(shí)施中控制不力則會(huì)造成IT預(yù)算的超支。

在信息化的實(shí)施階段，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的控制顯得尤為重要，否則很容易由于臨時(shí)發(fā)生的各種情況而造成資金和時(shí)間上的完全失控。因此，必須在項(xiàng)目開(kāi)始前與軟件供應(yīng)商共同制定嚴(yán)格的實(shí)施計(jì)劃，按照項(xiàng)目管理的思想，找到并關(guān)注項(xiàng)目的關(guān)鍵路線，在人員和設(shè)備允許的情況下，盡量采用多任務(wù)并行的方法安排時(shí)間和工作，盡可能保證項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施，只有這樣，才能減少各種突發(fā)費(fèi)用，有效控制預(yù)算支出。

來(lái)源：賽迪網(wǎng)