淺談云crm應用后的財務管理效果

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 云CRM的應用提升了企業(yè)的管理水平，江蘇石油作為云crm應用單位之一，在云crm的應用過程中取得了良好的效果。本文主要講述了江蘇石油公司在云crm應用中產生的財務管理效果。主要包括會計職能的轉變，財務管理水平的提高，信用管理的加強，資金風險的降低，降本增效功能的強化等方面。

    云crm即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。由于云CRM系統(tǒng)可以使公司采購、銷售、財務等各環(huán)節(jié)無縫連接起來，實現(xiàn)資源的集中配置和數據的集中共享，避免在各部門產生“信息孤島”，全面監(jiān)控企業(yè)的財務狀況。財務部門作為企業(yè)對內、外披露會計信息的部門，有責任和義務為各方提供真實、準確、有效的會計信息。隨著信息使用者對信息質量要求的進一步提高，財務部門也要求提供質量越來越高、越來越精細的財務信息。云crm應用以后，強大的集成、聯(lián)查、計劃對比、獲得能力分析等功能大大改善了財務數據質量，挖掘了財務在管理中的職能?，F(xiàn)代化管理技術對財務管理的效果可以從以下六個方面得到體現(xiàn)。

一、促進了會計職能的轉變和財務管理水平的提高

    實行云crm后，進銷存數據由采購(MM)和銷售(SD)模塊集成而來，采購定單、銷售定單、銷售發(fā)票等日常管理業(yè)務所產生的數據，由業(yè)務人員一次錄入、導人，各相關部門即實現(xiàn)資源共享，財務憑證自動產生，消除了業(yè)務、油庫、財務等部門賬面數不一致的現(xiàn)象。財務人員逐步由核算型向管理型、由事后被動反映向實時監(jiān)督和過程控制轉變。借助于云crm系統(tǒng)每天都可以查詢到本單位的財務狀況和獲利情況，信息穿透可隨即查詢，為財務人員參與經營、參與管理、適時監(jiān)控提供了信息支持。傳統(tǒng)的會計核算與監(jiān)督主要是事后的核算與監(jiān)督。隨著管理要求的提高，會計的核算與監(jiān)督職能已經拓展到事中與事前領域。會計監(jiān)督與會計核算是緊密聯(lián)系的，對經濟活動進行會計核算的過程，同時也是實行會計監(jiān)督的過程。

    云crm項目實施之后，相關的基礎數據會計數據輸入總賬系統(tǒng)，大量的數據計算、分類、歸集、存儲、分析等工作，都可以由計算機自動完成，提高了會計工作效率，使會計信息的提供更加及時，滿足了現(xiàn)代企業(yè)市場經濟預測、決策的需要；由于運用了云crm系統(tǒng)，財務人員也能從繁雜的記賬、算賬、報賬的工作中解放出來，其職能也從核算、監(jiān)督為主轉變?yōu)轭A測、決策服務為主，使財務人員在經濟管理、提高企業(yè)經濟效益中發(fā)揮更大的作用，提升了財務管理水平。

二、強化信用管理，降低資金風險

    在云crm系統(tǒng)中，凡是信用客戶，都需要經過審批。通過對企業(yè)客戶的調查了解，報經信用審核小組審批通過后，授予客戶一定的信用額度，在系統(tǒng)中按實際要求維護該客戶的授信額度。如果該客戶超出給定的信用額度，只有在客戶交納貨款后方能繼續(xù)進行業(yè)務，銷售業(yè)務的發(fā)生就可以控制在預定信用額度之內。超出信用額度的，必須經過嚴格的審批程序，通過條線部門負責人審批解凍后方能開展業(yè)務，嚴格區(qū)分了職責的權限，合理地推動了內控的建設；同時，對超信用額度銷售發(fā)生的業(yè)務也明確了貨款回籠的責任，有利于貨款的監(jiān)控、回籠，降低了企業(yè)資金風險。啟用信用管理功能后，信用客戶賒銷受到信用額度的限制，只有在資金回籠的前提下才可以繼續(xù)開展新的賒銷業(yè)務，有效地減少了應收款金額。

    通過云crm系統(tǒng)的集成功能，財務每天可實時查詢當天的采購計劃、經營銷售情況，結合系統(tǒng)提供的“跨公司代碼記賬”等功能，對資金實際上劃和回籠情況及時監(jiān)控。我們能實時地了解每一個客戶當前的賬目情況、歷史信譽記錄，有效地減少了漏洞，減少了人為沉淀資金的隨意性，大大加強了對公司資金回籠的監(jiān)控力度，提高了資金周轉效率。

    實行電子對賬功能之前，都是等每月末從銀行拿到銀行對賬單，再錄人系統(tǒng)，和我們企業(yè)記賬單進行核對，時間上滯后，也不利于資金的及時監(jiān)控。云crm實行電子對賬后，實時查詢到資金的到賬情況，可根據每日的銀行進賬單，與系統(tǒng)中的記賬單進行核對，保證了資金的實時監(jiān)控，降低了資金風險，實現(xiàn)了財務的有效管理。

三、監(jiān)控進銷經營情況和各項費用開支，強化財務對降本增效的分析職能

    由于云crm系統(tǒng)提供的手段，使得企業(yè)能夠在歷史數據的基礎上，準確地做好各條線、各部門、各費用科目的預算工作。并且能夠做到按月分解和及時調整，讓每一科目的費用都能夠實時報告到他應該承擔責任的部門負責人，并且可以和它的預算指標進行比較，及時提出預警或禁止信息。真正做到事前、事中、事后“三位—體”，進一步深化了預算管理，確保實現(xiàn)財務目標，使各項預算指標始終處于受控狀態(tài)。同時業(yè)務部門可以在月中任何一天獲得截至當時的收入、毛利、凈利的經營信息，可及時了解經營情況，做出判斷和決策。而財務的分析又及時地為業(yè)務管理提供了參謀的作用，使公司經營各環(huán)節(jié)資源的利用效率得到提高，對各級數據的控制能力加強。通過對財務活動的全過程動態(tài)監(jiān)督，有效降低財務管理成本，提高企業(yè)抗風險能力，避免發(fā)展中潛在的各種問題和風險，如資金風險、財務政策風險等。在財務管理活動中，財務預測是制定和調整財務計劃的重要工作環(huán)節(jié)，它主要完成銷售預測、成本預測和資金需要量等預測，云crm的財務分析系統(tǒng)可以提供預算的自動編制、預算與實際比較分析等全面預算管理，云crm決策支持系統(tǒng)還可根據歷史數據進行推算，自動計算出預測值，并可以對預測值進行手工調整，進行更為精確的預測。

四、對投資項目進行全過程管理，實現(xiàn)全面項目成本核算和財務信息的實時反映

    通過實施云crm的PMPS模塊以來，主要核心業(yè)務在云crm系統(tǒng)上運行，及時反映企業(yè)財務狀況、投資計劃和實際完成比。有效支撐了財務項目成本核算體系的扁平化，從而實現(xiàn)了全面項目成本核算和財務信息的實時反映。

    在年度總投資規(guī)模的控制方面，通過建立年度投資程序結構并為其賦予預算，所有的投資項目必須掛接到所對應的年度投資程序結構，本年所發(fā)生的項目成本不可超過為其賦予的總預算，有效地對年度總投資規(guī)模進行了控制；單個項目預算的控制方面。根據項目類別的不同為每個投資項目創(chuàng)建不同的wBs結構，依據該結構依次向下對WBS各層下達預算，控制項目各組成部分的實際發(fā)生情況，從而控制了該項目的總預算不超；投資項目過程管理方面，根據項目類型創(chuàng)建服務定單和采購定單，通過不同級別的管理者對定單進行審批、進度確認等可反映出該項目的執(zhí)行進度，尤其是項目的付款，必須得在確認定單后才可進行，有效地控制了項目款項的支付，杜絕超進度付款的情況發(fā)生；清理在建項目方面，即時反映了在建工程項目的情況，使之得到有效的及時清理，及時轉固定資產。

五、加強了資產管理力度，為規(guī)范資產管理操作流程、落實資產清查和資產實物管理提供了保障

    云crm管理系統(tǒng)的應用，財務部門可實時查詢公司任何單項資產的使用年限、折舊提取、處置狀況、剩余凈值等情況，加強了對資產精細化管理和監(jiān)控的力度，扭轉了對資產管理無法及時掌握第一手真實資料的局面，解決了信息不對稱和監(jiān)督乏力、滯后的問題。資產會計模塊業(yè)務處理功能主要涉及固定資產(在建工程)主數據的創(chuàng)建和維護、資產采購、折舊、重估、報廢和其他的調整業(yè)務，以及相關的月結、年結等操作流程。云crm系統(tǒng)強大的資產主數據的設置，為完善資產實物臺賬、保證資產賬實相符、對資產處置報廢后建立賬銷案存、臺賬檔案等后續(xù)管理提供了詳細的數據基礎。云crm將固定資產管理系統(tǒng)與固定資產核算系統(tǒng)無縫集成一體，達到了物流信息與資金流信息的集成，使得各項經營業(yè)務的財務信息能夠及時準確地得到反饋。實時處理固定資產管理信息，不僅減少了財務人員的工作量，大大減少了人為的錯誤和遺漏，還能對固定資產資金的來龍去脈進行掌握、追蹤。固定資產管理人員在創(chuàng)建固定資產主數據時，選擇不同的資產分類，云crm系統(tǒng)通過后臺配置的科目定位碼將不同的資產定義到相應的原值、累計折舊和折舊費用等總帳科目。會計人員通過對明細資產編號的購置、報廢、計提折舊、轉移等操作就能實行總帳科目的及時更新，真正實現(xiàn)了固定資產管理系統(tǒng)與總帳的自動集成。

六、通過數據的及時傳遞．為企業(yè)決策提供及時的依據

    原有的業(yè)務模式下業(yè)務數據由于需要層層上報、匯總在時間上相對滯后很多，當針對某一業(yè)務事件的數據被整理完成并做出分析時往往是“時過境遷”了。

    通過云crm系統(tǒng)時時在線的特性，數據分析人員同步從數據庫中抽取相關數據進行分析，可以第一時間對市場做出反映。例如，在云crm中通過MMBE可以查詢出公司所有庫存商品的當前庫存與時間同步，針對庫存情況對市場供應做出方案，在2007年至2008年市場資源極度短缺的情況下，確保供應為首要任務，怎么樣在低庫存的情況下第一時間掌握庫存動態(tài)，做出及時、準確、具有針對性的方案成為業(yè)務工作的核心內容。

    以前業(yè)務、財務、數質量管理部門數據是政出多門，各自上報，經常出現(xiàn)口徑不一、信息封閉現(xiàn)象。實施云crm系統(tǒng)后，實行了統(tǒng)一的信息標準，提供了集成的信息共享與使用平臺。有效地打破了單一的、封閉的業(yè)務模式，在共同的平臺上各負其責、各取所需，經營能夠通過對企業(yè)各個環(huán)節(jié)的實時監(jiān)控，當出現(xiàn)危機時能夠快速反映給決策者，避免因信息不流暢而出現(xiàn)的決策失誤，把企業(yè)面臨的風險降至最低。決策者能全方位、深層次地了解到業(yè)務經營的各個環(huán)節(jié)，為業(yè)務經營的指導和調控提供了有力的保證。