中小型企業(yè)選型清單：如何選購一套erp系統(tǒng)

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您也許會認為企業(yè)資源規(guī)劃（）系統(tǒng)只適用于大型企業(yè)，但那已不再是正確的觀念。如今的erp系統(tǒng)建立于現代技術之上，可便捷地為滿足小型企業(yè)的需求量身定制。沒有傳統(tǒng)的高價標簽，還能通過集成的和自動化的方式節(jié)省大量的時間和金錢。然而，在為其業(yè)務評估和甄選最佳系統(tǒng)時，以下五項尤為重要。

1.對于中小型企業(yè)，何時選購erp系統(tǒng)最佳？

大多數中小型企業(yè)使用著如筆、紙和Microsoft Excel等傳統(tǒng)的方法來記錄業(yè)務信息、為顧客開具發(fā)票、對商品進行發(fā)貨和處理帳目。這是一種最便宜的、最快捷的著手工方式，但是這些傳統(tǒng)的流程在不久后就會難以繼續(xù)維持，事實上還會浪費企業(yè)的時間和資源。

當中小型企業(yè)舊的會計和報表流程變得繁瑣和費時，并感覺到業(yè)務增長已經受限時，可以考慮購買一套erp系統(tǒng)。
“當您感到您已經不能再控制住現有的系統(tǒng)或方法時，您應該考慮購買一套erp系統(tǒng)。”區(qū)域總監(jiān)，中國和韓國Matt Taylor建議道，“對中小型企業(yè)來說，這是一個停止浪費在手工作業(yè)流程上的時間并節(jié)省費用的恰當時機，又能很容易地實現自動化。”

2.明確您的需求

什么erp系統(tǒng)功能可以幫助改善您的業(yè)務？提前明確您公司的需求是一個的好主意，并在您聯系潛在的供應商前將它們詳細地記錄下。這樣供應商就能很容易地了解到系統(tǒng)該如何使用，需要覆蓋到多少未來的使用者，他們需要向您展示什么樣的功能和您的可用預算。 “大多數中小型企業(yè)打算購買他們的第一套erp系統(tǒng)來改善開票流程，也許還能得到一個更好的庫存狀況明細。”Matt說道，“在替換第一套或第二套系統(tǒng)時，不管怎樣，大多數組織都知道他們對具體細節(jié)的需求，因此他們明白需要何種功能。”

一套好的erp系統(tǒng)應具有靈活性并能與公司共同成長。但不要選購那些您尚不需要的支持功能。選擇一套靈活的系統(tǒng)去購買并實施您所需要的附加模塊將會更有意義。

3.聆聽經驗

雖然您現在可以上網查找到關于不同erp系統(tǒng)供應商的許多信息，但您同樣也應該花一些時間從您的朋友、同事、工作伙伴和其他商業(yè)合作伙伴那兒聽取一些經驗和建議。即使他們的組織業(yè)務需求可能與您的截然不同，但他們提供給您的關于供應商的客戶服務水平的意見是非常有價值的。

“所有的供應商都可以使系統(tǒng)順利運行，但涉及到客戶服務，就是另外一件事情了。。尤其是中小型企業(yè)在實施第一套erp系統(tǒng)后具有很高的期望和一些典型的問題，這就要求供應商去證明他們在開始選型時所做出的承諾。”Matt說道。

如果您不知道各種erp系統(tǒng)之間的差異，那聘請一位外部顧問將對您非常有幫助。在選擇顧問時，必須確保您選擇的是具有良好信譽的公司或個人，并應安排簽署一份能概述您期望的合同；否則您的公司不能用充分的收益來證明所花費的成本。

4.供應商值得信賴嗎？

中小型企業(yè)在尋找一套新的系統(tǒng)時無需總為erp系統(tǒng)供應商提心吊膽，但是他們應該徹底地評估一下供應商向他們展示了些什么。Matt建議購買者能獲得一份銷售演示文稿的副本，并認真記錄在談判期間所有商定和承諾的事項。
他評論道，“大型的供應商，他們通常都會事先以書面形式記錄。小型的供應商，更應該以書面形式記錄。國際廠商會按照一套總的規(guī)則來履行自己的承諾。專業(yè)的廠商還會幫助客戶考慮哪些功能是他們真正所需要的和哪些會對總成本產生影響。”

5.為研究和甄選預留足夠的時間

尋找一套合適的erp系統(tǒng)不是一兩天能完成的事情，所以在研究和甄選過程中預留一段充足的時間是非常重要的。如果您不考慮太多的競爭廠商，您應該在一個月的時間內找出適合您的各種選擇。事先設定一個實際可行的對策將會非常有用，還可用于實施該系統(tǒng)的準備工作。
Matt總結道，“同樣，這對您在購買和實施后學習如何是很有幫助的。一旦員工學會如何正確地操作系統(tǒng)后，一套精心挑選的系統(tǒng)將開始為您獲取它的投資回報。”