中小型企業(yè)選型清單：如何選購一套erp系統(tǒng)

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您也許會(huì)認(rèn)為企業(yè)資源規(guī)劃（）系統(tǒng)只適用于大型企業(yè)，但那已不再是正確的觀念。如今的erp系統(tǒng)建立于現(xiàn)代技術(shù)之上，可便捷地為滿足小型企業(yè)的需求量身定制。沒有傳統(tǒng)的高價(jià)標(biāo)簽，還能通過集成的和自動(dòng)化的方式節(jié)省大量的時(shí)間和金錢。然而，在為其業(yè)務(wù)評(píng)估和甄選最佳系統(tǒng)時(shí)，以下五項(xiàng)尤為重要。

1.對(duì)于中小型企業(yè)，何時(shí)選購erp系統(tǒng)最佳？

大多數(shù)中小型企業(yè)使用著如筆、紙和Microsoft Excel等傳統(tǒng)的方法來記錄業(yè)務(wù)信息、為顧客開具發(fā)票、對(duì)商品進(jìn)行發(fā)貨和處理帳目。這是一種最便宜的、最快捷的著手工方式，但是這些傳統(tǒng)的流程在不久后就會(huì)難以繼續(xù)維持，事實(shí)上還會(huì)浪費(fèi)企業(yè)的時(shí)間和資源。

當(dāng)中小型企業(yè)舊的會(huì)計(jì)和報(bào)表流程變得繁瑣和費(fèi)時(shí)，并感覺到業(yè)務(wù)增長(zhǎng)已經(jīng)受限時(shí)，可以考慮購買一套erp系統(tǒng)。
“當(dāng)您感到您已經(jīng)不能再控制住現(xiàn)有的系統(tǒng)或方法時(shí)，您應(yīng)該考慮購買一套erp系統(tǒng)。”區(qū)域總監(jiān)，中國和韓國Matt Taylor建議道，“對(duì)中小型企業(yè)來說，這是一個(gè)停止浪費(fèi)在手工作業(yè)流程上的時(shí)間并節(jié)省費(fèi)用的恰當(dāng)時(shí)機(jī)，又能很容易地實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。”

2.明確您的需求

什么erp系統(tǒng)功能可以幫助改善您的業(yè)務(wù)？提前明確您公司的需求是一個(gè)的好主意，并在您聯(lián)系潛在的供應(yīng)商前將它們?cè)敿?xì)地記錄下。這樣供應(yīng)商就能很容易地了解到系統(tǒng)該如何使用，需要覆蓋到多少未來的使用者，他們需要向您展示什么樣的功能和您的可用預(yù)算。 “大多數(shù)中小型企業(yè)打算購買他們的第一套erp系統(tǒng)來改善開票流程，也許還能得到一個(gè)更好的庫存狀況明細(xì)。”Matt說道，“在替換第一套或第二套系統(tǒng)時(shí)，不管怎樣，大多數(shù)組織都知道他們對(duì)具體細(xì)節(jié)的需求，因此他們明白需要何種功能。”

一套好的erp系統(tǒng)應(yīng)具有靈活性并能與公司共同成長(zhǎng)。但不要選購那些您尚不需要的支持功能。選擇一套靈活的系統(tǒng)去購買并實(shí)施您所需要的附加模塊將會(huì)更有意義。

3.聆聽經(jīng)驗(yàn)

雖然您現(xiàn)在可以上網(wǎng)查找到關(guān)于不同erp系統(tǒng)供應(yīng)商的許多信息，但您同樣也應(yīng)該花一些時(shí)間從您的朋友、同事、工作伙伴和其他商業(yè)合作伙伴那兒聽取一些經(jīng)驗(yàn)和建議。即使他們的組織業(yè)務(wù)需求可能與您的截然不同，但他們提供給您的關(guān)于供應(yīng)商的客戶服務(wù)水平的意見是非常有價(jià)值的。

“所有的供應(yīng)商都可以使系統(tǒng)順利運(yùn)行，但涉及到客戶服務(wù)，就是另外一件事情了。。尤其是中小型企業(yè)在實(shí)施第一套erp系統(tǒng)后具有很高的期望和一些典型的問題，這就要求供應(yīng)商去證明他們?cè)陂_始選型時(shí)所做出的承諾。”Matt說道。

如果您不知道各種erp系統(tǒng)之間的差異，那聘請(qǐng)一位外部顧問將對(duì)您非常有幫助。在選擇顧問時(shí)，必須確保您選擇的是具有良好信譽(yù)的公司或個(gè)人，并應(yīng)安排簽署一份能概述您期望的合同；否則您的公司不能用充分的收益來證明所花費(fèi)的成本。

4.供應(yīng)商值得信賴嗎？

中小型企業(yè)在尋找一套新的系統(tǒng)時(shí)無需總為erp系統(tǒng)供應(yīng)商提心吊膽，但是他們應(yīng)該徹底地評(píng)估一下供應(yīng)商向他們展示了些什么。Matt建議購買者能獲得一份銷售演示文稿的副本，并認(rèn)真記錄在談判期間所有商定和承諾的事項(xiàng)。
他評(píng)論道，“大型的供應(yīng)商，他們通常都會(huì)事先以書面形式記錄。小型的供應(yīng)商，更應(yīng)該以書面形式記錄。國際廠商會(huì)按照一套總的規(guī)則來履行自己的承諾。專業(yè)的廠商還會(huì)幫助客戶考慮哪些功能是他們真正所需要的和哪些會(huì)對(duì)總成本產(chǎn)生影響。”

5.為研究和甄選預(yù)留足夠的時(shí)間

尋找一套合適的erp系統(tǒng)不是一兩天能完成的事情，所以在研究和甄選過程中預(yù)留一段充足的時(shí)間是非常重要的。如果您不考慮太多的競(jìng)爭(zhēng)廠商，您應(yīng)該在一個(gè)月的時(shí)間內(nèi)找出適合您的各種選擇。事先設(shè)定一個(gè)實(shí)際可行的對(duì)策將會(huì)非常有用，還可用于實(shí)施該系統(tǒng)的準(zhǔn)備工作。
Matt總結(jié)道，“同樣，這對(duì)您在購買和實(shí)施后學(xué)習(xí)如何是很有幫助的。一旦員工學(xué)會(huì)如何正確地操作系統(tǒng)后，一套精心挑選的系統(tǒng)將開始為您獲取它的投資回報(bào)。”